על תחרויות, סיבולת וניהול פרויקטים

באחת מתחרויות הטריאתלון האחרונות בהן השתתפתי, כבר בשלב השחייה, הרגשתי כאב חד בגב כף היד. חשבתי שחטפתי מכה מאחד השחיינים האחרים שלפעמים שוחים בצורה מאוד אגרסיבית. כשיצאתי מהמים ראיתי שהיד נפוחה מאוד ובאמצע הנפיחות היה קוץ שחור. הבנתי שנדקרתי מקיפוד ים. זה גם כאב מאוד, וגם דימם כששלפתי את הקוץ. כל זה קורה בתוך התחרות. אני ממשיכה לרוץ לכיוון האופניים וחושבת מה לעשות? אולי זה מסוכן? אולי לעצור? הגעתי לאופניים, היד בקושי מתפקדת ואני לא מצליחה לחבר את בקבוק המים לאופניים, אבל מצליחה לתפוס את הכידון ויוצאת לדרך. בינתיים גם שעון הדופק שהשאלתי מחבר (ולא ניסיתי לפני – טעות!!!) התחיל להשתולל ולצפצף ללא הפסקה ולא הצלחתי להשתיק אותו. ככה אני מתחילה את הרכיבה עם היד… והשעון… והיד… והשעון… ואני לגמרי באאוט. ואז – אני תופסת את עצמי ואומרת לעצמי – זהו! את בתחרות! כל השאר כרגע לא רלוונטי. עכשיו פוקוס על הרכיבה וזהו. ומאותו רגע חזרתי לנהל את התחרות שלי.

גם פרויקטים עסקיים נוטים להתברבר ולהסתבך ויש מקרים שיש כל כך הרבה בעיות ומוקשים בדרך, שהדרך הולכת לאיבוד. בשנים האחרונות אני מקדישה חלק גדול משעות הפנאי שלי לאימונים ותחרויות בענף הטריאתלון. מתוך השעות הארוכות של האימונים והתחרויות בהן השתתפתי צצו להן כמה תובנות שהתחברו לי לעולם ההיי-טק ופרוייקטי ה-IT. למדתי ששני העולמות, שלכאורה אין קשר ביניהם, חולקים כמה קווי יסוד משותפים, שאצלי באופן אישי גם מפרים אחד את השני.

פוקוס ושליטה – למשל, במקרה שבו "נדקרים על ידי קיפוד ים בעבודה" חשוב להגדיר נתיב קריטי ועל מה שמים את הפוקוס, כאשר את כל השאר, בעייתי ככל שיהיה, שמים רגע בצד. אני רואה את זה בפרויקטים שמתברברים וגם בארגונים שרוצים לעשות שינוי במערכות הקיימות (מודרניזציה, מעבר למודלים של שירות למשל), שהולכים לאיבוד ברצון לשנות הכל ומיד. חשוב להתפקס ולקחת שליטה בחזרה על הפרויקט שלכם כדי להישאר ממוקדים.

ניהול פרויקטים. אילוסטרציה: BigStock

הכנה ותכנון מדוקדק

בתחילת 2020 השתתפתי בתחרות הישראמן באילת לחצי המרחק. תחרות כזו מחייבת הכנה מדוקדקת וממושמעת של הגוף, הראש והציוד הנדרש. ככל שמגיעים לקו הזינוק מוכנים יותר, הסיכוי לסיים את התחרות ובצורה מוצלחת, טובים יותר. כל זאת, כמובן, תחת מגבלות התקציב והזמן להיערכות. גם התכנון של התחרות חשוב מעין כמוהו: צריך לשמור על הקצב הנכון, לזכור חלוקת תזונה (איפה, כמה ומתי), מים, החלפה מהירה בשטחי ההחלפה ושינון המסלול בראש.

באופן דומה, אחד המרכיבים החשובים להצלחת פרויקט IT כלשהו, הוא הכנה ותכנון נכונים. הקצאת המשאבים המתאימים מבחינת תקציב, כח אדם, זמן. הכשרת/גיוס כח האדם הנכון, עם הכישורים המתאימים, בחירת הכלים והטכנולוגיות המתאימים למשימה, תכנון שלבי הפרויקט ועוד.

גמישות מחשבתית וניהול משברים

תחרות סיבולת מסוג איש.ת ברזל מחייבת יכולות של ניהול משברים. בתחרות כל כך ארוכה ומורכבת, למרות כל התכנונים והאימונים, המשברים כבר יגיעו.

וכשמגיע משבר, והגוף אומלל או שמשהו השתבש בתכנית, זה הזמן של הראש להפעיל את מנגנוני הסיוע, להעריך מחדש את התכנית, ולבחור את המשפטים הנכונים להגיד לעצמך.

היכולת הזו להמציא כוחות מבפנים הולכת ומתפתחת יחד עם השרירים והגוף. היא שימושית בתחרות וגם בחיים. קושי מאתגר אותנו, שם אותנו במקומות חדשים ומאפשר לנו ללמוד משהו, על עצמנו, על העולם. ההתגברות על הקושי מביאה איתה גם תחושה של מסוגלות, שמשרתת אותי גם במקומות אחרים בחיים: "את החלק הקשה עברנו – נשאר לנו רק הבלתי אפשרי", צעק לי המאמן שלי באחת הרכיבות הארוכות.

גם בפרויקטים מתמשכים ומתוכננים כהלכה יופיעו בלת"מים שיצריכו גמישות מחשבתית והיערכות מחודשת. מעבר לפרקטיקה ולניסיון הנדרשים כדי להתגבר על מכשולים בלתי צפויים והפתעות בדרך, נדרשת גם היכולת לדעת לרתום את האנשים, לעודד ולחזק את הצוות.

חלוקת האתגר הגדול למנות קטנות

תחרות ארוכה, אימון ארוך, מגה פרויקט, עלולים להיות מאוד מבלבלים, והמחשבה על הפרויקט הגדול ועל קו הסיום עלולה לבלבל, לייאש לפעמים ולהסיט אותנו מהתכנית והקצב שתכננו. חלוקת האימון או התחרות להרבה מטרות קטנות והתרכזות רק במטרה הקרובה, מסייעת להישאר בגבולות התכנית, להרגיש שאנחנו מתקדמים ולא לקבל רפיון ידיים ורגליים מהמחשבה על מה שעוד נשאר. החוכמה היא לשמור את התמונה הגדולה מאחורה בראש, ולעבוד על המטרה הקרובה כאילו אין מחר.

הדרך להצלחה עוברת בגישה האג'ילית

גם בפרויקטים גדולים, הדרך להצלחה עוברת בגישה האג'ילית, שבין השאר מפרקת את הפרויקט הגדול להרבה "חתיכות קטנות" ומטפלת בהן בזמנים קצרים (שאפילו מכונים "ספרינטים"), כאשר ההצלחה הכוללת במימוש הפרויקט היא סך החיבור של ההצלחות בכל אחת מ"חתיכות הפרויקט".

ניהול משאבים

תזונה היא מרכיב חשוב ובלתי נפרד מתחרות למרחקים ארוכים, תחרות חצי איש ברזל, כמו גם תחרות טריאתלון. לכן, לכל שלב (לפני, במהלך ואחרי) יש חשיבות רבה. לא משנה הכושר או היכולת של הספורטאי, אם הוא מגיע לא מוכן מבחינת התזונה, ולא מנהל מרכיב זה באופן נכון ושקול, יכולה להיות לכך השפעה גורלית על מהלך התחרות.

"חשוב מאוד – ברגע שקובעים תכנית תזונה למהלך התחרות, לא סוטים ממנה ולא משנה איך מרגישים. גם אם בתחילת התחרות לא מרגישים רעבים, אוכלים!!! גם אם לא מרגישים צמאים, מקפידים לשתות כל חמש דקות!!!", כתב מאמן הקבוצה שלי בדף ההוראות לקראת אחת התחרויות.

ה"תזונה" של הפרויקט שלנו היא התקציב, ואחד השלבים הראשונים של ניהול פרויקט הוא לתכנן תקציב שיהיה מצד אחד ריאלי, ומצד שני שניתן יהיה ליישם באמצעותו את הפרויקט מתחילתו ועד סופו. ניהול נכון יאפשר לנצל את המשאבים העומדים לרשות הפרויקט בצורה הטובה ביותר, תוך תכנון נכון, הצמדות עד כמה שניתן לתכנית, ומציאת פתרונות בזמן אמת, על פי המשאבים הזמינים.

האופטימיות חיונית. בתחרות הראשונה שלי התחלתי חדורת מוטיבציה ורצון להתנפל על הפודיום. בשחייה חשבתי שהתברברתי קצת. היה לי רגע של ייאוש מוחלט וחשבתי שהכל אבוד ואולי כדאי להפסיק כבר בשלב הזה. מצד שני – ידעתי שהמשפחה שלי מחכה בקו הסיום. לא היה מצב לאכזב אותם ולא לסיים את התחרות. בסופו של דבר לא רק שסיימתי – גם עמדתי על הפודיום. היו אופטימיים!

הכותבת היא ארכיטקטית פתרונות בכירה בצוות CTO במטריקס