מה אפשר ללמוד מהפקת הלקחים בפרשת האסירים בשירות בתי הסוהר?

הראיון עם יקי זנו, מנמ"ר שירות בתי הסוהר, על החזון של בית סוהר חכם זכה כצפוי לתגובות מעורבות.

לצד הערות ציניות, שקשורות במחדל בריחת האסירים מכלא גלבוע, היו גם הערות שאומרות כי הכשל הוא רב-מערכתי, כזה שדורש ביצוע שינויים, הטמעת תהליכים חדשים שמתאימים למציאות, כדי למנוע מקרים דומים בעתיד. זה היה הנושא שזנו דיבר עליו בתשובה לשאלות בראיון שערכנו איתו.

אין ספק שכלא גלבוע הוא סימפטום לצורך הדחוף בריענון ושינוי השירות מהקצה לקצה, כפי שתכנית התר"ש מדברת עליה. משברים מתרחשים בכל ארגון, והם באים לידי ביטוי בצורות שונות. לא תמיד הם נחשפים לציבור, וברור שמשבר כדוגמת בריחת אסירים הוא תקלה ברמה לאומית, אבל המאפיינים שלה זהים לארגונים אחרים. להלן כמה מאפיינים.

תת גונדר יקי זנו, ראש חטיבת הטכנולוגיה של שירות בתי הסוהר. צילום: דוברות שב"ס

שלב ראשון: בדק בית פנימי

התכנית הרב-שנתית שהוכנה על ידי הנציבה קטי פרי, מייד עם כניסתה לתפקיד, לפני שמונה חודשים, ותכנית התר"ש הטכנולוגי שהוכנה על ידי זנו מאז שנכנס לתפקידו לפני חמישה חודשים, הן תוצאה של תהליך בדק בית משמעותי שנערך לכל רוחב הארגון. קוראים לזה מיפוי צרכים, בפועל נעשתה סריקה קפדנית ברמת רזולוציות של אופי שרתים, סוגי מערכות ועוד, והתוצאה הייתה המלצות על שיפורים ושינויים.

בדיעבד, לאור המחדל בגלבוע, לא מפתיע לשמוע את דבריו של זנו, שהנציבה קראה את הטיוטה הראשונה של התכנית ובעקבותיה ערכה שינויים ארגוניים מרחיקי לכת כל השירות, שינויים שהם חלק מהתכנית שצריכה להיות מאושרת.

אם ניקח את זה חזרה לארגונים אחרים, מיפוי צרכים ובדיקת רענון הם מהלך שכל ארגון חייב לעשות, ובפועל למרבה הצער בפעמים רבות ארגון נדרש לכך רק בעקבות משבר או כניסה של הנהלה חדשה לתפקיד.

שלב שני: הטרנספורמציה הדיגיטלית

הרה-ארגון הוא תמצית הטרנספורמציה הדיגיטלית עליה מדברים כל כך הרבה בשנים אחרונות, אבל מעט מדי מבצעים אותה. הכל מתחיל בהנהלה שלא תמיד מפרשת נכון את המושג טרנספורמציה דיגיטלית, ולעיתים מייצרת לעצמה מציאות מדומה ומתרגמת פעולות בסיסיות של קניית מערכות מחשב כחלק מהטרנספורמציה. כל מומחי התקשוב והטכנולוגיה יגידו שבתהליך הכולל של הטרנספורמציה הטכנולוגיה היא החלק היותר קל. החלק המורכב הוא ההון האנושי, וכמובן המשאבים הכספיים.

רב גונדר קטי פרי, נציבת שירות בתי הסוהר. צילום: מארק ניימן, לע"מ צילום: מארק ניימן, לע"מ

במקרה של שירות בתי הסוהר, שני המרכיבים האלו היו מוקפאים במשך יותר משלוש שנים. הסיבה, היעדר תקציב מדינה. כעת, עם אישור התקציב, הנהלת הארגון הוסיפה 100 מיליון שקל לכל נושא התקשוב והדיגיטל, והנציבה אישרה להוסיף 100 אנשים לחטיבת הטכנולוגיה. זוהי אמירה חשובה בפני עצמה, שלא קורית בדרך כלל בארגונים רבים אחרים.

כמובן שכסף זה לא הכל, ובמסגרת התכנית הכללית, יש השקעה רבה בשינוי התרבות בארגון – הכנסת כוח אדם חדש וצעיר שחשוף לעולם הדיגיטלי, ולמעשה דורש את זה מההנהלה. בשב"ס ישקיעו מאמצים רבים בהטמעת התכנית ולצורך כך אף נשכרו שירותי ייעוץ של חברה גדולה ומוכרת בשוק, שכבר החלה לעבוד.

בין יתר המשימות בתכנית נמצאת העצמת המעמד, המקצוע והתפקיד של הסוהרים. אין זה סוד שהם נחשבים לשקופים מבין עובדי מערכת הביטחון והמשטרה. שנים של הזנחה והיעדר תקציבים דרדרו את מעמד הסוהר, הרחיקו רבים וטובים מלהגיע לשירות, גם ה"לקוחות" של הארגון, אינם הומוגנים, באים מרקעים שונים ומגיעים לשם מסיבות שונות.

אוטומציה של תהליכים בסיסיים, שכל אסיר חווה ביומיום, משפרת את התחושה האישית ומרככת את ההתנגדות והתסכול הפנימי שיש אצל חלק מהאסירים באופן טבעי. על פי התכנית, אסיר יוכל לבצע תהליכים כמו בקשת חופשה, אם מגיע לו, בקשה לביקורי משפחות, וכל בקשה אחרת, באמצעות מסופים שיועמדו ברחבי הכלא שבו הוא נמצא. זה נשמע אולי קצת הזוי, אבל המשמעות היא התייעלות, חיסכון בניירת וגם בקרה טובה יותר על תהליך ההזדהות

שלב שלישי: התשתיות הטכנולוגיות

התפקיד המרכזי של ה-IT בכל תכנית הבראה הוא לספק את התשתיות והכלים המתאימים, שיאפשרו להנהלה לממש את חזון הארגון. התר"ש הטכנולוגית שיקי זנו עומד בראשה, מטפלת בהמשך מימוש הפרויקט של החלפת מערכות הליבה של הארגון. זהו עוד תסריט של כשל חמור מאוד, שעלה לשב"ס הרבה מאוד כסף ואז זכה לביקורת חריפה מצד מבקר המדינה ב-2013. מאז למעשה הפרויקט לא נמשך, אבל שאבו ממנו כמה פרויקטי משנה. כעת, מתכוונים להמשיך למנף את יתר הרכיבים בצורה שמתאימה למציאות של היום. וזו עוד מסקנה שמתאימה לארגונים אחרים: גם אם יש פרויקט שנכשל, וזה קורה לא מעט, והוא מופסק, צריך למצוא את הדרכים לחדש אותו, תוך הפקת לקחים. הנהלה שלא עושה זאת רק מזמינה את התקלות והכשלים הבאים. במקרה של שב"ס – זה מה שקרה. בפועל השב"ס מצוי כעת בעיצומם של שורה של מכרזים, שעונים לאתגרים שונים, שבהם מעורבים ספקים וחברות IT. החברות האלו כבר עשו דברים דומים בלא מעט ארגונים.

בשורה התחתונה: משבר כלא גלבוע בשירות בתי הסוהר מלמד שיש להפריד בין משבר, כשל ארגוני או תקלה חמורה לבין הפקת הלקחים, מימושם ללא שום טיוח, ומעקב מתמיד, כדי שכשל כזה לא ישוב.