וואן סיטי הטמיעה מערכת רישום וגבייה ברשת החינוך של בני עקיבא

וואן סיטי הקימה והטמיעה באחרונה מערכת מערכת רישום וגבייה במוסדות החינוך של רשת החינוך של בני עקיבא. הרשת כולל בתי ספר תיכוניים, אולפנות וישיבות הסדר, שבהם לומדים 20 אלף תלמידים. המערכת פותחה על ידי וואן סיטי ומותאמת לצורכי הרשת. ההיקף הכספי הכולל של הפרויקט, לרבות תחזוקת המערכת, הוא מיליוני שקלים, למשך חמש שנים.

רשת החינוך של בני עקיבא היא אחת מרשתות החינוך הוותיקות בישראל, שהוקמה לפני 80 שנים. הקמת מערכת הגבייה החדשה נולדה מצורך לאחד את כל תהליכי הרישום והגבייה הבית ספריים, שהיו מפוצלים ומבוזרים, ללא יכולת ניהול מרכזית. המערכת מלווה את התלמיד מהיום שבו הוא מתקבל ללימודים ועד לסיומם, ומטפלת בכל הצדדים המנהליים, שקשורים ברישום, גבייה, פעילויות בית ספריות ועוד.

מערכת שמאפשרת לעדכן תשלומי הורים

אחד הרכיבים המרכזיים של המערכת עוסק בתשלומי ההורים. מערך זה כולל הרבה מאוד תהליכים מורכבים, הבנויים מנהלים שמשרד החינוך מכתיב, תקנות וחישובים שונים. מעתה, כל הפעולות הללו תהיינה אוטומטיות ודיגיטליות לחלוטין, ושקופות למשתמש. לצורך כך יוקם אזור אישי להורים, שנותן מענה לתשלומים מקוונים ומספק שקיפות מידע על מצב החיובים שהם צריכים לשלם לרשת. כל החיובים נעשים באופן אוטומטי, וניתן לבצע בהם שינויים – תוספות או זיכויים.

מערכת הגבייה והניהול הבית ספרית עלתה לאוויר סמוך לפתיחת שנת הלימודים החדשה, וכבר מופעלת ב-40 מוסדות של רשת החינוך של בני עקיבא. מערכת הרישום תופעל החל משנת הלימודים הבאה (תשפ"ה), מאחר שהרישום למוסדות החינוך הושלם לפני שהיא עלתה לאוויר.

"המערכת קידמה את יכולות השו"ב של מוסדות החינוך שברשת"

"המערכת החדשנית קידמה את יכולות השליטה והבקרה של עשרות מוסדות החינוך של הרשת", אמר הלל רוט, סמנכ"ל וראש מינהל כלכלה ותקצוב ברשת בני עקיבא. "זאת, בנוסף להסדרה ובקרה ברמת הרשת על פעילות המוסדות, ובמקביל מתן עצמאות ושליטה של המוסדות על מצבם הפיננסי בכל זמן נתון".

הלל רוט, סמנכ"ל וראש מינהל כלכלה ותקצוב ברשת בני עקיבא. צילום: יח"צ

לדבריו, "הגענו למערכת שבחרנו לאחר החלטה לחפש פתרון חוצה לכל צורכי הרשת ולהעלות מערכת בלוח זמנים קצר. שאפנו לייצר סטנדרטיזציה בכל מה שקשור לגבייה ולרישום, תוך הענקת עצמאות מלאה ושקופה לכל מוסד חינוכי, כאשר להנהלת הרשת יש אפשרות לקבל תמונת מצב עדכנית בכל רגע נתון".

מרשת החינוך של בני עקיבא נמסר כי "הטמעת המערכת החדשנית קידמה את יכולות השליטה והבקרה של עשרות מוסדות החינוך של הרשת". היא חייבה בנוסף ארגון מחדש של נהלי העבודה – תהליך מורכב בפני עצמו, בעיקר בגלל השונות הטבעית שקיימת בין המוסדות, שחלקם הם בתי ספר בלבד והאחרים הם פנימיות.

הפרויקט לווה על ידי היועץ אילן אלתר, מנכ"ל אלתרנט. לדבריו, "מדובר באחד הפרויקטים המורכבים שבוצעו ברשת מוסדות חינוך שפרושה בכל הארץ". הוא ציין כי ליווי הפרויקט החל משלב מיפוי המצב הקיים, המשיך בהגדרת הצרכים, אפיון המערכת, פרסום המכרז ובחירת הספק המועדף, והסתיים בהטמעת הפתרון באופן מלא בו זמנית בעשרות מוסדות חינוך.

"ההטמעה חייבה גם הסבה של כמה מערכות מידע למערכת מידע אחת מרכזית, כולל ממשקים למשרד החינוך, ולמערכות הנהלת החשבונות וה-ERP, בלוחות זמנים קצרים ביותר – מה שהיווה אתגר אמיתי", אמר אלתר.

לדברי שלי כהן, מנכ"ל וואן סיטי, "הפתרון, שהותאם לצרכים הייחודיים של רשת החינוך של בני עקיבא, מהווה ממשק ניהול אחוד, שמאפשר לרשת לקבל תמונת אמת בזמן אמת של רמת הגבייה בכל מוסד – בכל אחד מעשרות הסעיפים התקציביים, המוגדרים לכל אחד מהם".