כך ה-IT מסייע לעיר ללא הפסקה בזמן המלחמה

"המלחמה תפסה אותנו, כמו את כל המדינה, בבוקר שבת, ה-7 באוקטובר, עם האזעקות הראשונות. מהר מאוד הבנו שיש פה משהו חריג, יש כאן אירוע, ומיד הזעקנו לחמ"ל העירוני צוות ייעודי של האגף, שגר בתל אביב, כדי שייתן מענה ראשוני לתפעולו", כך אמר איציק בן דוד, מנהל אגף הטכנולוגיות ומערכות המידע של עיריית תל אביב-יפו, שמסכם יותר מ-50 ימים שבהם סייע האגף לעיר ללא הפסקה בזמן המלחמה.

תל אביב היא, במידה רבה, ברומטר של כל המדינה – בשגרה ובחירום. היא העיר השנייה בגודלה בישראל, ובירת התרבות, הכלכלה ועוד היבטים בה. גם ההיי-טק. העיר עברה לא מעט מצבי חירום, כולל ירי טילים (במלחמת המפרץ הראשונה, במערכות הקודמות ברצועת עזה ועוד), אבל לא בהיקפים כמו במלחמה הנוכחית. מעבר לזה, היא קלטה אלפי מפונים, שלא לומר עשרות אלפי, מהדרום ומהצפון, וגם להם העירייה צריכה לתת מענה במגוון תחומים – ומערכות המידע והמחשוב הם מרכיב מרכזי בכך.

"השעות הראשונות באותה השבת היו הלם", אמר בן דוד, "אבל מהר מאוד עברנו למוד של חירום. המעבר היה מהיר מאוד בין היתר כי אנחנו מתרגלים את זה כל הזמן".

"מערכות הליבה שלנו יודעות לעבור משגרה לחירום, כולל מערכות ה-CRM שמשרתות את המוקד העירוני. אלה מערכות שעובדות בשוטף ויודעות להתאים את עצמן למצבי חירום, כולל אפשרות להרחבת כוח האדם למאות אנשים, בהם כאלה שעובדים מרחוק", המשיך.

איציק בן דוד, מנהל אגף הטכנולוגיות ומערכות המידע של עיריית תל אביב-יפו. צילום: Oferxl

"המשימה הראשונה שלנו, בשעות הראשונות של המלחמה, הייתה לחבר את כל המערכות בחמ"ל העירוני הראשי ולהכניס אותן לפעולה", ציין בן דוד. "החמ"ל הזה שולט על כל מה שקורה בעיר בכל מקום ובכל רגע".

"בשלבים הבאים", הוסיף, "אגף הטכנולוגיות ומערכות המידע עבד בצמוד עם הנהלת העיר ונענה לאתגרים שונים שהעירייה הציבה, תוך כדי ההתפתחויות. בין היתר, קיבלנו דרישה להקים דשבורד ייעודי לניהול החמ"ל המרכזי, על מנת לסייע למקבלי ההחלטות לנהל טוב יותר את העיר – והקמנו אותו".

במשך ימי הלחימה, אגף המחשוב נתן את המענה הטכנולוגי להקמת חמ"לים נוספים לאגפי העירייה השונים, על ידי פיתוח דשבורדים ייעודיים. "בין היתר, סייענו לעירייה להקים חמ"ל לטיפול בקשישים שגרים בתל אביב-יפו וחמ"ל גיבוי לחמ"ל הראשי", אמר בן דוד. חמ"ל נוסף, מעניין בפני עצמו, הוא חמ"ל ייעודי לתושבי קריית שמונה, שרוב תושביה פונו בעקבות המלחמה בצפון, בין היתר לתל אביב. גם כאן, האגף בראשות בן דוד העניק את המענה הטכנולוגי והדיגיטלי, כדי לשרת את תושבי קריית שמונה המפונים לעיר על הצד הטוב ביותר.

חמ"ל קריית שמונה – בתל אביב. צילום: אבי נתיב

עוד פעולה שהאגף טיפל בה היא הקמת מערכת מבוססת מאנדיי ליצירת קשר בין החמ"לים האזרחיים לבין העירייה ובינם לבין עצמם. "הבקשות מופיעות במערכות ונענות על ידי גורמים רלוונטיים בעירייה או על ידי חמ"לים אזרחיים אחרים", הסביר בן דוד.

העברת דאטה סנטר תחת אש

המלחמה תפסה את עיריית תל אביב-יפו בשלב מתקדם מאוד של הקמת דאטה סנטר מרכזי לעירייה, שיחליף את זה הנוכחי. הדאטה סנטר החדש ממוקם בבניין חדש בתל אביב, שעדיין נמצא בבנייה ושהעירייה שכרה בו שטח ייעודי ומאובטח.

המועד המקורי לחנוכת מרכז הנתונים החדש היה הרבעון הראשון של 2024, אבל המלחמה שינתה את התוכניות גם כאן, כפי שמספר אודי טרבולסקי, ה-CTO של העירייה: "הקמת הדאטה סנטר היא חלק מתוכנית מקיפה וסדורה שהכנו במשך זמן רב. כאשר המלחמה פרצה כבר היינו מוכנים עם ארונות והציודים שצריכים לעבור. הכנו את כל התשתיות וברגע שניתן יהיה לעבור סופית לדאטה סנטר החדש – נשלים את כל החיבורים ונעשה זאת".

לדבריו, "עם פרוץ המלחמה מצאנו את עצמנו בסיטואציה שבה אנחנו צריכים לתת מענה להמשכיות העסקית הרציפה – הן לתשתיות החומרה שלנו והן לגיבויים. לאחר סבב בדיקות קצר למציאת אתרי אירוח, הוחלט ללכת על פתרון שאפתני ויצירתי: להעביר למבנה החדש את התשתיות הפיזיות ואת התוכנות, כדי לייצר גיבוי 'חם', מיידי. זאת, על אף שבניית הבניין טרם הסתיימה. ביקשנו מהחברה הקבלנית להקצות לנו חדר, הבאנו לשם את הציוד שיש לנו ונשמיש אותו".

אודי טרבולסקי, ה-CTO של עיריית תל אביב-יפו. צילום: פרטי

"זה היה אחד המבצעים היותר מאתגרים שהאגף ביצע בזמן המלחמה", הוסיף טרבולסקי. "הוא בוצע תחת ירי טילים. בתוך שבוע סיימנו את המשימה מבחינת תקשורת, מזגנים, ציוד כיבוי, מצלמות, בקרת כניסה ועוד. איתרנו חברת הובלה שסייעה לנו להעביר את הכול במהירות ושינינו טופולוגיה תוך כדי תנועה".

ואמנם, בסיור קצר במקום ניתן לראות שורות ארוכות של שרתים, שסופקו על ידי הספקים, שגם הם התגייסו למאמץ, ובכך הבטיחו את המשכיות התפקודית של עיריית תל אביב-יפו עד למעבר הכולל למבנה.

עיר חכמה בזמן חירום

ההיערכות למלחמה העמידה למבחן גם את אחד מפרויקטי הדגל של עיריית תל אביב-יפו – דיגיתל, שהיא פלטפורמה לקשר של התושבים עם העירייה – ולהפך (וכן מידע על אירועים בסביבת המשתמש והנחות גדולות לאירועי תרבות בעיר – מה שהיה פחות רלוונטי בזמן המלחמה, לפחות עד לשבוע שעבר). בן דוד סיפר: "כבר מהיום הראשון העיריה דרשה מאתנו להפיץ פושים יומיים עם סיכום של אותו היום בתל אביב-יפו, בהקשר של המלחמה. בנוסף, התושבים פונים לעירייה דרך דיגיתל ומקבלים מידע מגוון – היכן המקלט הקרוב וכדומה. כמו כן, העירייה מפעילה קבוצות ווטסאפ אזוריות, ששם ניתן מידע ממוקד יותר".

לדבריו, "דיגיתל הוא אחד האמצעים שדרכם התושב יכול לתקשר איתנו. אמצעי נוסף הוא מוקד 106, שתוגבר. הוא מבוסס על תשתית גמישה, שמאפשרת להרחיב את מספר העובדים במאות, לפי הצורך".

מדידה וניתוח של הנתונים

הדס מאיר היא מנהלת מרכז הפיתוח והדיגיטל של העירייה, שאחראי, בין היתר, על פיתוח כלי מדידה וניתוח של הנתונים. אלה מופיעים בדשבורד חירום שהוקם בעקבות המלחמה.

היא אמרה כי "הדשבורד מנתח ומפלח את כל הפניות למוקד 106, שבאופן טבעי התמודד עם כמות של פניות גדולה בהרבה מימי שגרה". לדברי מאיר, "כלי הניתוח שלנו אפשרו למקבלי החלטות לזהות מגמות או נושאים מסוימים שיש לתת להם מענה, למשל בכל מה שקשור לתחושת הביטחון של התושבים".

מבנה ארגוני חדש

בן דוד נכנס לתפקידו לפני שלוש שנים, במקום ליאורה שכטר, שעברה לשירותי בריאות כללית. זמן קצר לפני פרוץ המלחמה הוא ואנשיו סיימו לממש תוכנית רחבה לשינוי ארגוני של האגף, שמונה 550 עובדים, ו-"להתאים אותו לעשור הבא", כפי שבן דוד אומר. "קיבלנו את ההחלטה כי הבנו שגוף כמו שלנו לא יכול לשבת באזורי הנוחות שלו, ועלינו להביט קדימה ולהתאים את המבנה למציאות, שמשתנה כל הזמן", ציין.