איך אפשר לייעל את תקציבי ה-IT ומאיפה ניתן לקצץ?

צמצום והתייעלות בתקציבי ה-IT הם אתגר קבוע בסדר היום של המנמ"ר, על אחת כמה וכמה בתקופה בעייתית כמו זו הנוכחית. בכל דיון תקציב, המנמ"ר חייב להוכיח להנהלה שהפעילות של האגף שלו היא בצד ההכנסות של הארגון הרבה יותר מאשר בזה של ההוצאות.

הנהלות הארגונים אמנם כבר מפנימות שהטרנספורמציה הדיגיטלית היא מנוע עיקרי לצמיחה, ויש לה עלויות. למרות זאת, המנכ"לים, סמנכ"לי הכספים ויתר חברי ההנהלה מצפים שה-IT ימשיך לקדם את הטרנספורמציה במסגרת התקציב הקיימת שלו. זאת משימה קשה ומורכבת, וכדי לעמוד בה, על המנמ"ר להיות בעל הבנה וידע בליבה העסקית של הארגון.

המנמ"רים לא יודו בזה, אבל גם אצלם יש לא מעט שומנים, שאפשר לקצץ מהם או אף לוותר עליהם לחלוטין – אפילו כשהצרכים גדלים, מה שקורה על פי רוב. תקופות של האטה בפעילות, מכל סיבה שהיא, כולל משברים כמו עכשיו, הן הזדמנות טובה לעשות סדר בפרויקטים, לבדוק הוצאות ולחפש עוד דרכים להתייעל.

צריכים לקצץ בתקציב ה-IT? לפניכם כמה עצות ממומחים

אתר CIO פנה לכמה מנהלי IT ומנכ"לים, ושמע מהם כמה עצות איך לייעל את תקציב ה-IT. הנה הן לפניכן, בתמצית:

העצה הראשונה היא בדיקה של עלויות הענן. ידוע שפלטפורמה זו היא בעלת הרבה מאוד יתרונות, אבל היא גם מקור לשריפת מזומנים, אם היא לא מנוהלת נכון. מחקרים לא מעטים שנעשו בשנים האחרונות הוכיחו שארגונים מוציאים על הענן 40% יותר ממה שהם צריכים, ואת זה ניתן לקצץ.

גם העצה השנייה נוגעת לענן, וקוראת לחינוך המשתמשים, על ידי הגבלת הגישה שלהם להפעלת יישומים בענן, שכל אחד מהם כרוך בעלות. צריך להסביר את זה למשתמשים, שברבים מהמקרים כלל לא מודעים לכך. ספקי הענן לא יטרחו ליידע אותם, ולא בטוח שזה תפקידם.

רענון ואחסון

אזור אחר שבו המנמ"ר יכול להתייעל הוא תיק הפרויקטים. נכון שהמנמ"ר מכין תוכנית עבודה לפי תיעדוף, אבל רצוי לו מאוד לבחון את כלל הפרויקטים שנמצאים על שולחנו, לבדוק האם יש שינוי בסדרי העדיפויות של הארגון, שינוי בהיתכנות של החזר ההשקעה (ה-ROI) ועוד. פרויקטים שתוכננו לפני כמה שנים משתנים לעיתים במורד הדרך, ולא צריך לפחד לוותר עליהם או להפסיק אותם, רגע לפני שיהפכו לפיל לבן.

נושא קריטי נוסף הוא האחסון. כאן, השאיפה צריכה להיות: לשלם רק עבור מה שנדרש. לשם כך, על המנמ"ר לדעת לבחור את ספק השירותים הנכון, לדעת לנהל משא ומתן ולא פחות חשוב, לבדוק מדי פעם את העלויות ולראות אם אפשר לצמצם אותן.

צמצום עלויות והתייעלות צריכים להיות מהלכים שכל מנמ"ר יוזם – הן בימי שגרה והן בתקופות משבר. איפה אפשר להתייעל? זה גלוי לעין, ומה שצריך הוא לעצור לפעמים ולראות

עצה אחרת שנתנו בעלי הניסיון היא להגיע למצב של אופטימיזציה מקסימלית באיזון בין ההוצאות על כלים טכנולוגיים לבין צפי השימוש והצריכה שלהם על ידי הלקוחות. לפעמים, סכום כסף נמוך לכאורה, שתמורתו מטמיעים מערכת מסוימת, יתגלה כיקר ביותר – או, יותר נכון, כהוצאה מיותרת, מאחר שרוב המשתמשים לא נוגעים בו.

האם מיקור-חוץ באמת נחוץ?

עוד טיפ של המומחים קשור לקשר ולחוזים של המנמ"ר וצוותו עם ספקי מיקור-חוץ, קבלני משנה וספקי שירותים מצד שלישי. זהו בדרך כלל האזור שיש בו הכי הרבה חוסר יעילות. השירותים ניתנים באופן שוטף, בדרך כלל לא כל כך שמים על זה את הדגש והכסף משולם בסוף החודש. אחד המומחים הגדיר יפה את מערכת היחסים שבין המנמ"ר לספק: "צריך להתייחס לקבלנים ולספקים כמו אל ביטוח רכב אחת לשנה – לבחון מחדש את הכול, או לחפש חלופה". גם הספקים כבר מבינים את זה, ולא פעם הם מציעים ללקוחות בעצמם תוכניות התייעלות, כדי לא לאבד אותם.

נושא כוח האדם הוא נקודה כאובה. התחרות על הטאלנטים הולכת וגוברת, ולא פעם מנמ"רים הולכים על המסלול של שכירת כוח אדם על בסיס מיקור-חוץ, אבל לא טורחים לבדוק את הכדאיות הכלכלית של המהלך לאורך זמן. או אז, הם מגיעים למצב שבו הם מגלים שעלות ההעסקה של עובד בארגון דרך קבלן חיצוני גבוהה בעשרות אחוזים מאשר גיוס איש מקצוע מומחה על ידי הארגון עצמו. הדברים משתנים ממקצוע למקצוע וגם תלויי תקופה, ובכל מקרה, חייבים להיות עם היד על הדופק.

ועוד דבר בנוגע למיקור-החוץ: לא פעם, מנמ"רים מגלים שגישה ישירה לאותם משאבים שספק מיקור-החוץ נשען עליהם מוזילה בהרבה את עלות העבודה – דבר הגיוני, כי נחסכות כאן העלויות של צד נוסף. לעתים, מנהלי מערכות המידע מגלים שאותם משאבים נמצאים בתוך הארגון שלהם עצמו, מה שלא רק מוריד מהסעיף התקציבי, אלא גם מקל על ההפעלה שלהם והשימוש בהם.

המסקנה היא להתאמץ למצוא זמן פנוי לבדיקה, חקר וקבלת מסקנות, גם אם הן לא תמיד פופולריות וגם אם לא תמיד כל הגורמים הרלוונטיים בארגון יאהבו אותן.

השורה התחתונה: צמצום עלויות והתייעלות צריכים להיות מהלכים שכל מנמ"ר יוזם – הן בימי שגרה והן בתקופות משבר. איפה אפשר להתייעל? זה גלוי לעין, ומה שצריך הוא לעצור לפעמים ולראות.