לקראת אירוע | ערן שורצמן, יעל תוכנה, ארגונים מתעלמים מתהליכים עסקיים מבוססי אקסל, תהליכים מרכזיים ורגישים כגון תכנון תקציב ותמחיר

"תהליכים מבוססי אקסל (Excel) נוטים להיות מסוכנים, ותכולתם עלולה להשתנות מעת לעת. ריבוי גרסאות ומעורבות רבה של המשתמש, שצריך לייבא נתונים, להקליד ולבצע פעולות נוספות באקסל, מוגדרים כתהליכים מסוכנים מאוד בגלל הנטייה לטעויות אנוש. היעדר הסטנדרטיזציה במבנה הדו"חות או במקורות הנתונים גורם לריבוי של איי-מידע. התוצאה היא שגורמים שונים בארגון, שכל אחד מהם ניזון ממקור מידע שונה ומגיליונות אקסל המגיעים ממקורות שונים, מבינים ומפיצים את אותם נתונים באופן שונה זה מזה", כך אמר ערן שורצמן, מנהל תחום BI ופיננסי בחברת יעל תוכנה.

שורצמן אמר את הדברים ב-ISUG 2013 – כנס משתמשים שערכה באחרונה חברת סאפ (SAP) ללקוחותיה, בהפקת אנשים ומחשבים. הוא הציג בהקשר זה את הפתרון Excel Automation של Global Software, שיעל תוכנה מייצגת אותו בארץ, ואמר ש-"המעבר אליו מאפשר לשנות את התמונה ולהקטין, במידה משמעותית, את הסיכונים הכרוכים בתהליכים מייגעים וארוכים, שחוזרים על עצמם בסוף כל תקופה פיננסית. דו"חות סטטוטוריים נוצרים אוטומטית, ללא מגע יד אדם. גם הפצתם לכל הגורמים הרלוונטיים תהיה כזו, כמו גם החלפת פרמטר חברה או מרכז רווח לפני השליחה לאחראי התחום מטעם הארגון".

כמו כן חסרה המעטפת שתייצר תהליך מובנה (WorkFlow) של איסוף מידע, בדיקת שלמות וסטנדרטיזציה בעת הרכבת התקציב הארגוני אגפי, או תכנון של תחזיות מכירה, הכנסות ותמחיר מוצרים ושירותים.

"תהליכים מורכבים יותר, האוספים מידע מכמה מקורות, בהם אגפי הכספים ומשאבי אנוש, ומבצעים חישובים ופעולות עיבוד נוספים באקסל, יהפכו לאוטומטיים ללא צורך 'להמציא את הגלגל מחדש' בכל פעם", הוסיף שורצמן. "למשתמשים תהיה אפשרות לבצע תחקור מטה על הנתונים המסוכמים, עד לרמת התנועה המפורטת בספר העזר או במערכת המקור".

לדבריו, "אחד האתגרים שחברות מתמודדות איתם בתחום הטכנולוגי הוא הצורך להשלים את ההשקעה בטכנולוגיות שמשמשות לסגירת דו"חות כספיים תקופתיים. אתגר זה מודגש עוד יותר כשמשתמשים באופן מאסיבי באקסל לצורך הכנת דו"חות וניתוחים, ולמטרות דיווח בתוך הארגון ומחוצה לו".

שורצמן ציין, כי "אנשי כספים בארץ ובעולם משתמשים באופן עקבי באקסל בעת תהליכי סגירת תקופה. במסגרת פעילות זו יש לבצע תהליכים הכוללים ניואנסים שמשתנים מפעם לפעם. בשל אופי הפעילות, יש צורך בשימוש מתמשך בכלי האקסל ובגיליונות אלקטרוניים אחרים. האקסל, שהינו כלי נוח, גמיש ומוכר מאוד לאנשי הכספים, מאפשר לבצע סימולציות להעמסות בכספים, כמו גם לתחקור של יתרות בין-חברתיות".

לדבריו, "Global Software הוא פתרון מלא לאוטומציה של תהליכים עסקיים מבוססי אקסל, תהליכי סגירת תקופה, הפקת דו"חות כספיים וביאורים לדו"חות, והפצתם". פתרון Enterprise Budgeting מוסיף את הבניית התהליך ואכיפת סטנדרטיזציה בעת הרכבת התקציב הארגוני. תוך מתן גמישות עסקית נרחבת ע"י בניית ממשק משתמש מוכר, אקסל.

"הפתרון של יעל", הסביר שורצמן, "הוא למעשה תוסף לאקסל שמחבר אותו באופן מקוון למערכת הסאפ. המשתמש מנצל את הידע והמיומנות שלו באקסל ליצירת תבניות או דו"חות המבוססים על נתוני אמת ממערכת הסאפ. שמירה על מבנה הדו"ח או גיליון האקסל מאפשרת אוטומציה של חישובים נוספים, כגון השוואה בין שנות כספים, שיטות להעמסת הוצאות שהמשתמש יבחר לאחר שינויים בפרמטרים של האקסל ורענון מיידי של כל הדו"חות והחישובים על בסיס תנועות נוספות שהוזרמו במערכת הסאפ. כל זאת ללא צורך בהרצת תהליכים בסאפ, בתיווך מצד אנשי ה-IT או בבקשה שיספקו מידע נוסף ומעודכן".