"תחום ה-output management בישראל הוא תחום מפותח יחסית, אך מתאפיין בהתעוררות מסוימת בשנה האחרונה"

מהי מערכת Output Management (ניהול פלטים ארגוניים) וכיצד עוזרת לארגונים לייעל תהליכים בארגון?
אחד מהתחומים שתופסים עניין רב בקרב לקוחותינו הוא חיפוש אחרי פתרונות לניהול עולם הפלטים הארגוני, הן מול הלקוחות החיצוניים והן לשימוש פנים ארגוני. הגישה המתקדמת היום היא לארוז את המידע בכל צורה שרוצים, כשהפלט עצמו איננו מהווה מגבלה כלשהי. ארגונים רבים מתמודדים בשנים האחרונות, בהיקף עלויות ה-Output הארגוני אשר רק עולות כל הזמן ולאור ריבוי המשימות אין בנמצא משאבים, סדרי עדיפות, כלים ויכולות להביא להורדת עלויות אלו באופן משמעותי מבלי להשקיע משאבים גדולים בתהליך.

מערכת ניהול פלטים ארגונית זוהי למעשה פלטפורמה תהליכית העוסקת בארגון, עיצוב, ניהול והפצה של נתונים שנוצרו על ידי יישומים ואפליקציות ארגוניות כמו מערכות בנקאיות מידע, מערכות מידע ביטוח, ERP, מערכות CRM קמעונאיות ועוד רבים אחרים. הפוטנציאל הארגוני מגיע מניסיון הפחתת העלות של הדפסה מסורתית על ידי שימוש בערוצי פלט דיגיטליים כמו דואר אלקטרוני, מובייל, באתר. מערכת ניהול פלט ארגוני מטרתה לייעל ולשפר את תהליך הדפוס המשרדי, השירות ללקוח והעצמת חווית הלקוח.

בעידן בו הכל הופך לדיגיטלי, האם יש ביקוש גדול יותר של ארגונים להצטרף למהפכה זו?
תחום ה-output management בישראל הינו תחום מפותח יחסית בשוק המקומי, אך מתאפיין בהתעוררות מסוימת בשנה האחרונה. מגמה זו צפויה להמשיך במהלך השנה הקרובה ובשנים הקרובות במיוחד בעידן בו הכל דיגיטלי. אחת הסיבות המרכזיות למגמת ההתעוררות היא עלייה במודעות ארגונים ציבוריים- מסחריים בישראל לאג'נדה הירוקה ששוטפת את העולם ומשפיעה מאוד על התנהגות המגזר העסקי. למרות פער גדול בין ישראל למדינות מפותחות אחרות באימוץ תפיסות ניהוליות בהתחשב באילוצים סביבתיים, ניתן להבחין בשינוי בגישה בקרב חלק מהמנהלים כלפי הנושא הירוק וסקרנות רבה לגבי אפשרויות לחסוך, בין השאר, בהוצאות הנייר. עם זאת, הגורם המשמעותי לשימוש וביקוש בכלי output management בישראל הינו התועלת הכלכלית והחיסכון הניכר בהוצאות על נייר והאופרציה הקשורה לניהולו.

אנו צופים כי בשנה הקרובה ימשיך לגבור הביקוש למוצרים שיאפשרו גישה ישירה לצרכן. אחוז החדירה של צפייה בדוחות\חשבונות דרך האינטרנט או בנייד צפוי לגדול גם הוא. רגולציות שונות המחייבות שמירת עותקים ואירכוב של מסמכים פועלות גם הן לדיגיטציה של תהליך ניהול הפלטים.

מהו האתגר המרכזי איתו מתמודדת מערכת בתחום ה-OUTPUT MANAGEMENT? אילו כוחות בארגון דוחפים בדרך כלל ליישום מערכת כזו?

אין ספק שנושא ניהול הפלטים הארגוניים הופך להיות תחום הדורש חשיבה רוחבית וכלל ארגונית. כוחות הדוחפים את הנושא בארגון הם מחלקת השיווק, התפעול, שירות הלקוחות וכמובן IT. ממצב שבו ניתן למצוא בארגון ממוצע חמש מערכות ארגוניות המטפלות בטפסים ובהפצת מסמכים, שואפים בחלק מהארגונים לבצע איחוד שירותים ולצמצם את מספר הכלים למינימום האפשרי. האתגרים שדוחפים את הארגון להתמודד עם מערכת לניהול פלטים:

• חיסכון אמיתי ברמת ארגון ללא פגיעה ברמת שירותים ושביעות רצון המשתמשים והביטוי ברמת הוצאות ארגוניות
• ניהול הדפסות הינו תחום שנופל אצל יחידת מערכות מידע – סדר עדיפות שלהם לנושא נמוך, התחזוקה גבוהה, התפעול מסובך
• הגברת רמת מודעות לאיכות הסביבה – מגמה עולמית של ארגונים למען הקהילה והרצון להיות "ארגון ירוק"