לקראת אירוע | המשכיות עסקית – סיפורו של פרויקט בדרך לרציפות תפקודית

מאת: רן שלום, מנמ"ר עיריית פתח תקוה

הנהלות ארגונים רוצות להשקיע בפרויקטים שמוסיפים ערך לארגון, ולא פחות חשוב – לקבל נראות של ההשקעה. כאשר אנו יוזמים פרויקט להמשכיות עסקית, אנו צריכים לשכנע את ההנהלה בערך הפרויקט וגם להוכיח שיש לו נראות. אולם, בפרויקט של המשכיות עסקית אנו מנהלים סיכונים ומשקיעים בהקטנת הסיכונים של הארגון. סיכונים אינו דבר מוחשי ומכאן שורש הבעיה.

יתר על כן, נקודת הפתיחה של המנמ"רים נחותה. ההנהלה משוכנעת שאם יש גיבויים – הכל תקין. כשההנהלה מתחילה לדבר עם המנמ"ר בשפה שלו, זה מעיד שהסיכויים פחתו להשגת התמיכה והמשאבים לפרויקט. לכן המנמ"ר חייב להחזיר את הדיון על הערך העסקי שהארגון יכול לקבל כתוצאה מההשקעה בהמשכיות עסקית ולדבר בשפה העסקית. לשם כך, נגדיר שני מדדים שיעזרו לנו בניהול הדיון מול ההנהלה. הראשון – זמן התאוששות, והשני – פרק הזמן שמוסכם לעיבוד מידע. שני המדדים האלה הם בהחלט מדדים שהנהלה מבינה טוב מאד והדיון יהפוך להיות עסקי גרידא.

מה שתיארתי התחיל בצורה דומה בעיריית פתח תקוה. על ידי ניהול השינוי, קיבלתי אישור להתחיל בתהליך החשוב.
כדי להשיג את המשאבים לטובת הפרויקט נעזרתי במספר אלמנטים:

1. הצגת הפערים בין רצון ההנהלה לבין המצב בפועל ומה המשמעות העסקית.
2. תחקירים על אירועים עם השפעה עסקית קטנה וחשיפתם להנהלה – כולל ניתוח משמעות עסקית לאירוע והקשרם לפרויקט המשכיות עסקית.
3. נימוקים עסקיים. לדוגמה: מיקוד עסקי בשירות לתושב במקום תשומות לניהול חדר מחשב, כדאיות כלכלית להחזיק חדר מחשב על פי כללי אצבע מקובלים, פינוי שטח רצפה לטובת מיקום אחר לאור חוסר משווע בשטח רצפה בבניין העירייה, וכו'.
4. שימוש באירוע הטיל שנפל בראשון לציון כדוגמא מוחשית לסיכונים המונחים לפתחנו.
5. סיורים באתרי אירוח לחוות שרתים.
6. העברת המסר כי המחויבות והאחריות מוטלת על ההנהלה לביצוע פרויקט כזה.

לאחר שהשגתי הסכמה עקרונית לתקצוב עם לוחות זמנים מגובים בפרוטוקול ישיבה של ישיבת הנהלה, לא יכולתי לדעת שכעבור חודש ישתנו סדרי העדיפויות עם כניסתו של ראש העיר חדש. הערכה שלי הייתה שגויה, בדיעבד. ראש העיר החדש שינה את סדרי העדיפויות.

החלטתי שאני חייב להגיע לראש העיר ישירות ולשכנע אותו בנחיצות הפרויקט – כאמור, מחויבות כל ההנהלה היא תנאי הכרחי. התחלתי באיסוף מודיעין: מהם סדרי העדיפויות שלו? האם הם קשורים לפרויקט שלי? עם מי צריך להיפגש כדי להשיג את המידע? איך רותמים ראש עיר בשנת בחירות לפרויקט ללא אפקט נראות לתושבים?

לאחר שגיבשתי את אופן הפניה אל ראש העיר החדש, הצלחתי לשכנע אותו גם בנחיצות הפרויקט. אולם, כעבור זמן קצר קיבלתי מהצוות המקצועי, שאמון על תקציבי הפיתוח, תשובה שאני לא אוכל לקבל תקציב בחודשים הקרובים. זאת מאחר שיש צרכים חשובים יותר, העולים על תקציבי הפיתוח הידועים באותו הזמן. אמנם הפרויקט טרם תוקצב רשמית, אך הפרויקט תרם לקבלת משאבים לתכנון מקום מרכזי אחוד לניהול העירייה בשעת חירום הכולל חמ"ל, מוקד עירוני, אירוח חוות שרתים, וכו'.

לסיכום: כדי לרתום את ההנהלה לפרויקט מסוג זה, יש לקיים דיון עסקי על ערכים עסקיים, לנהל את השינוי, להיות דרוך לכל דבר בלתי צפוי ולהתמיד לאורך כל הדרך.

"לא החזק ביותר, או האינטיליגנטי ביותר, הוא ששורד, אלא זה המגיב בדרך הטובה ביותר לשינוי" (צ'ארלס דארווין).