שי שרגל, RBS Projects: " ניהול ידע וניהול פרויקטים חייבים ללכת ביחד"

"תקשורת נכונה בין בעלי עניין בפרויקט היא פקטור להצלחה, ולכן ניהול ידע וניהול פרויקטים חייבים ללכת ביחד. זה אולי נשמע טריוויאלי אבל למרות שכולם מבינים את זה, רק מעטים מבצעים זאת", אמר שי שרגל, מייסד, בעלים ומנכ"ל של RBS Projects.

שרגל,לשעבר נשיא העמותה לניהול פרויקטים בישראל (PMI), דיבר במפגש פורום הידע KMi של אנשים ומחשבים שהוקדש לקשר בין ניהול ידע וניהול פרויקטים.

הוא הוסיף כי "מדובר בקשר הדוק בין השניים. אין פרויקטים בלי ידע ואין ידע בלי פרויקטים והקשר הולך ומתהדק. לא מכבר פרסם כתב העת של הארגון האמריקאי למנהלי פרויקטים, מחקר בו רואיינו בכירים מ-400 החברות הגדולות ברשימת פורצ'ן. המנהלים נשאלו על הסיבות לכשלון מרבית הפרויקטים, והתברר כי הסיבה המרכזית להצלחה או כשלון של פרויקטים מבוססת על כשרונו של מנהל הפרויקט".

עוד אמר שרגל: "הפרויקטים הם האופן שבו אסטרטגיית הארגון ממומשת. תכנון נכון הוא המקור להצלחה בפרויקטים, וכלל חייבים לתכנן משום שהסביבה העסקית דורשת היום לעשות יותר עם פחות משאבים; העבודה הופכת גלובלית; ולפיכך קיים צורך להיות יצירתי. בסביבה כזו, תקשורת נכונה בין בעלי עניין בפרויקט היא הפקטור להצלחה. המנהלים, אגב, מבינים זאת: 9 מתוך 10 מנכ"לים הבינו שתקשורת היא גורם הצלחה קריטי בפרויקטים אבל רק אחד מתוך ארבעה טוען שרמת התקשורת בארגון שלו יעילה. המסקנה היא כי צריך ליצור שפה משותפת שתאפשר את הצלחת הפרויקטים".

"ארגונים לא כל כך מנהלים ידע בפרויקטים"
ד"ר מוריה לוי, מנכ"לית ROM Knowledgeware ומנהלת הפורום, דיברה על הציפיות הגבוהות מכך שלכל פרוייקט יתלווה רכיב של ניהול ידע: "כשהתחלנו עם תחום ניהול הידע לפני 15 שנה, חשבנו שזה יהיה חלק מכל פרויקט. שמענו שהדבר הכי חשוב זה התקשורת, ובטח שיהיה ניהול ידע בפרויקט. הסיבה לציפיות הגבוהות נובעת מכך שניהול הידע בפרויקט אינו מסובך, ועם זאת תועלתו ברורה".

"ישנן שתי תפיסות לניהול ידע בפרויקט: התפיסה האחת היא ניהול הידע בתוך הפרויקט, היתרון העיקרי של יישום תפיסה זו הוא תפעולי-שוטף. התפיסה השניה היא ניהול ידע חוצה פרויקטים, והיתרון העיקרי שלו הוא השימוש מחדש (Re-use). על כל ארגון לשקול את היתרונות והחסרונות ולבחור את המסלול המתאים לו תוך הבנה שלכל בחירה יש מחיר, ולא קל תמיד לבצע גם וגם. ואולי בינתיים בגלל המחיר, ארגונים לא כל כך מנהלים ידע בפרויקטים. אבל, עם התפתחות של מתודולוגיות ועם שיפור הטכנולוגיות אולי גם לזה נגיע, ואפילו לא רחוק היום".

"אנחנו זקוקים לכלים לשיתוף הידע"
דובר נוסף בכנס היה רועי גל, מנהל פרויקטים ומנתח מערכות ב-IT ב-ורינט (Verint) המשמש גם כמוביל פעילות ה-SHAREPOINT במחלקת ה-IT של החברה. "ורינט התפתחה והיא מעסיקה כיום 4,000 עובדים רב תרבותיים במשרדים במדינות רבות ואיזורי זמן שונים. הגענו למסקנה כי אנו זקוקים לכלים שיאפשרו לשתף את הידע שלנו ולנהל את התהליכים בצורה טובה יותר והצורך עלה בצורה כואבת מכל הגורמים העסקיים בחברה. קשה היה לאנשים בחברה לשתף אחרים במה שהם עושים, ואפילו למצוא אחד את השני", הוא סיפר.

"במסגרת יוזמת ניהול הידע אנחנו רוצים לעזור לאנשים בחברה למצוא אחד את השני ולחבר אותם לפרויקטים, מסמכים ותהליכים. הקמנו צוות ניהול ידע שחברים בו עובדים מכל רחבי העולם, מיפינו את כל מקורות המידע ב-ורינט, הכנסנו את רשימת ההוצאות של הפרויקט ועוד.

"אחת ממטרות הפרויקט היא להסיט את תעבורת הקבצים מצרופות בוורד למערכת השרפוינט כדי למנוע ריבוי גרסאות. המערכת מאפשרת שקיפות לכל אנשי הצוות ולכל הלקוחות הפנימיים בארגון, כעת אנחנו בשלב של קבלת משובים מהמשתמשים בשלב הפיילוט והטמעתם", סיכם גל.