לקראת אירוע | כנס Software AG / יצחק חלדי, מנהל ושותף בחברת הייעוץ סקר: "באמצעות מתודולוגיה מתאימה ניתן לשפר באופן משמעותי את ביצועי הארגון"
ב-2 באפריל ייערך במרכז הכנסים והקונגרסים אווניו (Airport City) כנס לקוחות של Software AG, במסגרתו יוצגו סיפורי הצלחה של לקוחות אשר הטמיעו את פתרונותיה כדי להשיג מובילות עסקית ומצוינות תפעולית.
חברת סקר, שחגגה לאחרונה 50 שנה להיווסדה, הינה מחברות הייעוץ המובילות בישראל ביישום שינויים אסטרטגיים, תוך שיפור מערכות תומכות. תחומי המומחיות העיקריים של החברה הם מערכות מידע, שיפור ביצועים עסקיים, ניהול ושיפור תהליכים עסקיים ופיתוח ארגוני. לחברת "סקר" קיימים Best Practices המכילים תהליכים ממגזרים שונים, מאפשרים דיאלוג איכותי בשפת התהליכים ומלווים את הארגון בכל מחזור חיי הפרויקט. סקר מיישמת מתודולוגיה זו תוך שימוש בכלי המוביל בעולם לניתוח והנדסת תהליכים, ARIS, מבית היוצר של Software AG.
יצחק חלדי, מנהל ושותף בחברת סקר, לנוכח המצוקה התקציבית הקיימת כיום בארגונים רבים, כיצד יכולים ארגונים לשפר את ביצועיהם?
"שיפור ביצועים באופן עקבי לא קורה ביום אחד. החלטה ניהולית נקודתית, חשובה ונכונה ככל שתהיה, איננה מספיקה כדי להטמיע בארגון נורמות ושיטות עבודה נכונות. אנו בחברת סקר מסייעים לארגונים לשפר את ביצועיהם העסקיים באמצעות עבודה שיטתית במספר תחומי פעילות: צמצום תקציבים והתאמה ארגונית נדרשת, צמצום ושיפור הסכמי רכש, ארגון ושיטות, טכניקת lean במישור הארגוני ובמישור התהליכי, בדיקות תרומה ותמחיר וכן שיפור תהליכי שרשרת אספקה ומלאי. הניסיון שלנו מלמד שבאמצעות מתודולוגיה מתאימה ניתן לשפר באופן משמעותי את ביצועי הארגון" .
אילו צעדים ארגון צריך לנקוט כדי לצמצם את ההוצאות שלו?
"ארגונים נוטים להגדיר יעדי התייעלות דרך צמצום תקציבים בהתייחס לשנים קודמות. בפרויקטים שבהם אנו מעורבים, צוות יועצי חברת סקר מנתח את פוטנציאל הצמצום עם ובשיתוף המנהלים האחראים, בעזרת גישה ייחודית שפיתחנו, אשר שמה דגש על עקרונות מתחום ה-lean, תוך כדי פגיעה מינימאלית בתפקוד ובשירות. במסגרת זאת, לעתים אנו מאמצים טכניקות של יציאה מתקציב אפס כדי לאושש את הנחות היסוד העומדות בבסיס ההוצאות ו/או התקציב. נדרש גם לתת תשומת לב מיוחדת להוצאות הרכש ולבצע ניתוח כולל של צרכים ובחינת נחיצות ההשקעה ו/או ההוצאה, כמויות, עיתוי, מפרטים, טכניקות רכישה ומו"מ, במטרה לייעל את הוצאות הרכישה. אנשי חברת סקר מתמחים בניטור, מדידה ובקרה (KPI)".
האם יש מאפיינים מתודולוגיים שונים מארגון לארגון כשרוצים לצמצם הוצאות?
"שיטת היישום משתנה, יש להתאים את שיטת היישום לארגון בהתאם ללחץ כלכלי, השפעת מיזוגים ורכישות, השפעות רגולטוריות, השפעות תקנים מחייבים ובנוסף להתחשב בסיבות תלויות ארגון / סביבה עסקית. אנו נוהגים להשתמש ב-benchmark לארגונים דומים וכן ב-benchmark מקצועי בנושא ספקים / מחירים / מפרטים וכדומה, כדי לבצע השוואה מול מתחרים בארץ ומול ארגונים דומים בחו"ל".
כיצד משפיע תחום ארגון ושיטות על שיפור הביצועים?
" ארגונים יעילים ואפקטיביים הנם אלה אשר בונים ומפתחים את האיזון בין התהליכים והארגון התומך. בפרויקטים שבהם אנו מתבקשים לסייע לארגונים לשפר את ביצועיהם, צוות יועצי סקר עוסק ביצירת התאמה בין תהליכי העבודה, מבנה ארגוני, הגדרת סמכות ואחריות, דרישות תפקיד, תקני עבודה, כלי תכנון ובקרה ונהלים המפרטים את שגרות העבודה. דגש מיוחד במסגרת שיפור ביצועים ניתן לשיפור תהליכי שרשרת אספקה ומלאי – נדרש למצוא את האיזון האופטימאלי לאורך כל השרשרת, משלב התכנון דרך sourcing נכון, מדיניות עיתוד מותאמת, ניהול משלוחים ורמות מלאי מותאמות".
האם יש לך טיפ למנהלים שרוצים לשפר את ביצועי הארגון שלהם?
"הנכס היקר ביותר בכל ארגון הוא בסיס הידע התהליכי והאלמנטים העוטפים אותו: מערכות מידע, ישויות ארגוניות, סיכונים תפעוליים ועוד. קיימת חשיבות רבה ליכולת השליטה של המנהלים ולניהול אפקטיבי של נכס זה. ארגונים נדרשים לרכז את הידע הארגוני תהליכי במקום מרכזי אחד שישמש את כלל הצרכים ולא "להמציא את הגלגל" כל פעם מחדש, כדי להימנע מעלויות כספיות רבות ומתסכול של משתמשים שונים בארגון. הפלטפורמה שבה אנו משתמשים בחברת סקר, ARIS, פותחה כדי לתת מענה לסוגיות הללו והתבססה לאורך הרבה שנים כמובילה בעולם בתחום (על ידי חברות מחקר כגון Gartner ו Forrester). פלטפורמת הכלים של ARIS מאפשרת לארגונים יצירת שקיפות של הידע התהליכי באמצעות יכולת מידול (Modeling) של הידע הארגוני, תוך שימוש בתרשימים ייעודיים ומתודולוגיה מנחה לביצוע המידול".
לסיום, הצג לנו מספר דוגמאות מניסיונך לשיפורי ביצועים בארגונים.
"בארגון פיננסי מסוים, החליט המנכ"ל להשתמש במיפוי שבוצע, כדי לאתר תכני אקסל האמורים להיות במערכת מרכזית ולא בכלי מחשובי אישי. כתוצאה מכך, תוכנית העבודה של המנמ"ר כללה בעדיפות ראשונה היפטרות מאקסלים בנושאים חשובים ורגישים והעברת תכניהם למערכות המרכזיות, מה שמאפשר שליטה מרכזית במידע על כל המשתמע מכך.
בארגון פיננסי אחר, יצרנו ממשק בין מודל ה-ARIS לקובץ הנהלים, מה שאפשר צמצום ניכר בהוצאות על הכנת הנהלים ומה שיותר חשוב, גם עדכונם נעשה בצורה אוטומטית כולל הפצתם לגורמים הרלוונטיים.
ארגון פיננסי שלישי השתמש במיפוי התהליכים, הגורמים המבצעים והסיכונים, לצורך הפצת דרישות ועדכונים מגורמים רגולטוריים בשיטה כמעט אוטומטית ועם מנגנון מעקב לביצוע השינויים הנדרשים.
בארגון נוסף, השתמשנו ב-ARIS כדי להצביע על הזדמנויות לשיפור תהליכים ע"י הצגת בעיות שונות כמו חוסר סדר ואחידות בזרימת התהליך, עודף הידיים המטפלות שעובר נשוא העבודה (כאשר כל החלפת יד הינה ממשק בעל סיכון מסוים).
בארגון לוגיסטי ביצענו סימולציה לתהליכים עסקיים מרכזיים שהצביעה על צווארי בקבוק בתהליכים ושיפרה את אופן ניצול המשאבים (משאבי כוח אדם ושטחי אחסון).
לבסוף, בארגון מסוים השתמשנו באריס כדי להגדיר את צרכי מערכת המידע החדשה בראייה תהליכית, מה שאפשר להנהלת הארגון להבין טוב יותר את משמעות השינויים עד להגדרה מחודשת של תחומי סמכות ואחריות. כתוצאה מכך, הייתה "אמת" אחת בבסיס נתונים משותף כל בעלי העניין בפרויקט: אנשי הביזנס, אנשי ה-IT, ספק התוכנה והאינטגרציה, אנשי ה-QC, אנשי ההדרכה ומתכנני ההרשאות, השתמשו במידע זה. בעקבות זאת, הוקטנה ההשקעה הנדרשת, הייתה עמידה בלו"ז המתוכנן והכי חשוב, היו מעט מאד אי הבנות בין כל בעלי העניין".
