ארז קוטנר, הפניקס: "המפתח להצלחת פרויקט – ניהול בעלי העניין"

כתב: הילל יוסף

"אחד המפתחות להצלחה בעת ניהול ומימוש פרויקט, הוא ניהול בעלי העניין שבפרויקט. כלומר, לא רק ההנהלה – אלא גם הלקוחות, השותפים בתוך הפרויקט ממחלקות אחרות בארגון, קבלני משנה, מחלקות הרכש והכספים – כל אלה הם בעלי עניין". כך אמר ארז קוטנר, מנהל יחידת Delivery, פרויקטים וארכיטקטורה, באגף מערכות מידע, הפניקס.

קוטנר התראיין לקראת הכנס השנתי, ה-20 במספר, של PMI, העמותה לניהול פרויקטים בישראל. הכנס, בהפקת אנשים ומחשבים, ייערך במלון דייוויד אינטרקונטיננטל בתל אביב, ביום ד', ה-8 ליוני. קוטנר הוא חבר הנהלת PMI, סגן נשיא וחבר ועדת שיפוט לפרויקט השנה (POY) ובעל ניסיון של שני עשורים בניהול פרויקטים.

PMI

לדבריו, "בעלי עניין נוספים הם גם רגולטורים, רשויות מקומיות, חקלאים, ארגונים 'ירוקים' ועוד – לכולם נדרש לתת מענה פרטני מתאים, וכמו מנצח על תזמורת, לתזמר את כולם לנגן ביחד את היצירה שאנו רוצים לבצע ".

למנוע קצרים בתקשורת

"PMBOK, המתודולוגיה לניהול פרויקטים של PMI", אמר קוטנר, "מעניקה למנהל הפרויקט כלים טובים לנתח, לתכנן, לבצע ולעמוד ביעדי הפרויקט: שביעות רצון לקוח, איכות ,לו"ז ,תכולה ותקציב".

"מימד שני בניהול הפרויקט, הוא ניהול הסיכונים", אמר קוטנר. "מנהל פרויקט נדרש למפות אילוצים, תלויות וסיכונים הצפויים במהלך הפרויקט ,לבסס עקרונות עבודה מובילים, ולהתחשב בכל המרכיבים האלה לא רק בשלב התכנון, אלא לאורך כל זמן הביצוע ויישום הפרויקט. חובה לעדכן את תוכנית ניהול הסיכונים בכל שלבי הפרויקט ,ולטפל בכל סיכון ,אילוץ ותלות בזמן הנכון ,על מנת לסיים את הפרויקט בהצלחה, במציאות הקיימת בשטח. מדובר בכלים רלוונטיים לכל מנהל הפרויקט, ואין זה משנה האם זה פרויקט IT, תשתיות לאומיות, או חלל ולוויינים".

לדבריו, " בדרך כלל תכנון פרויקט מניח שהמציאות שתהיה בזמן הביצוע, וודאית וידועה מראש. בפועל, אנו יודעים שכל תכנון הוא בסיס לשינויים. לכן ברגע שאתה רואה את התמונה הנכונה של האילוצים, התלויות, אי-הוודאות והסיכונים, קל יותר לנהל את הפרויקט ולהישאר ממוקד בביצוע מוצלח של הפרויקט".

היבט חשוב נוסף בניהול הפרויקט, ציין קוטנר, "הוא ניהול התקשורת בפרויקט. פעמים רבות, הניהול הנכון של תקשורת במהלך חיי הפרויקט מונע 'קצרים בתקשורת', מצמצם חיכוכים על רקע 'אגו', מפחית רעשי רקע ומסייע לרתימת כל בעלי העניין בפרויקט לצעוד במסלול להצלחה".

שורה משמעותית בקורות החיים

"תוכנית תקשורת מטפלת במספר תחומים: פורומים לישיבות העבודה: הנדסה, ביצוע, אינטגרציה, סקרי תכנון, סטאטוס שבועי, וועדת היגוי. ערוצי התקשרות: באילו כלים מתבצעת התקשורת – מייל ,טלפון, קבוצות ווטסאפ ועוד. פריטים למסירה בכל שלב: מהו אופן מסירת תוצרים ומהו הקריטריון לאישורם. לדוגמה ,מתי צריכים למסור מסמך, ותוך כמה ימים חייבים להגיב/לאשר/לתת הערות לתיקון מרגע מסירת מסמך לאישור. לא פחות חשוב, לבצע תיאום ציפיות בין הגופים השונים, מי מדווח למי, באיזה פורום ידון כל נושא , מהו הפורום לאסקלציות ולקבלת החלטות , ומהו המנגנון ליישוב קונפליקטים".

הקריטריונים לבחירת פרויקט השנה, אמר קוטנר, "הם שביעות רצון הלקוח, שימוש במתודולוגיה של ניהול פרויקטים, PMBOK". פרויקט השנה (POY), הסביר, מתנהל זה מעל עשור ב-PMI. "מטרתו המרכזית היא לתת במה למנהלי פרויקטים מצטיינים, ולארגונים מובילים בתחום הפרויקטים, לקבל הוקרה ויוקרה בשוק הישראלי".

הוא אמר כי "חילקנו את התחרות לארבע קטגוריות שונות, על מנת לאפשר חשיפה של פרויקטים ממגזרים שונים בתחומים שונים: פרויקטי תשתית, פרויקטים מהמגזר הביטחוני, פרויקטי IT ופרויקטים של תרומה לקהילה וחינוך".

"ניסיון העבר מלמד", סיכם קוטנר, "כי ארגון הזוכה בפרויקט השנה, מאפשר לזוכים בו הכרה רבה בשוק – כארגון מוביל. מנהל הפרויקט הזוכה מקבל שורה משמעותית בקורות החיים וצפוי לקידום".