1,000 פרויקטים בקליק: המשל"ט של משרד הבינוי והשיכון – זוכה IT AWARDS

משרד הבינוי והשיכון מנהל ומבצע תקציב העומד על כשבעה מיליארד שקלים לשנה, ומוביל למעלה מ-1,000 פרויקטים בזמן נתון. היקף פעילות שכזה מחייב היערכות לפעולות של תכנון, מעקב ובקרה אחר כל הפרויקטים שמנהל המשרד ואחר התקציב המיועד לכך.

לפיכך, לבקשת שר הבינוי והשיכון ומנכ"ל המשרד. הוחלט על הקמת מרכז שליטה (משל"ט) שמטרתו לייעל תהליכים, לחסוך זמן ומשאבים יקרים, להגביר את היעילות של ניהול הפרויקטים ולשפר את התיאום בין הגורמים השונים, כדי לקצר תהליכי בנייה, כך שיותר ויותר דירות יגיעו לשוק מהר יותר.

המשל"ט הוקם בעזרת אורנביט מקבוצת אורנטק שזכתה במכרז להפעלתו, והוא מתבסס על כלים ועל פתרונות מתקדמים לניהול פרויקטים. הוא מציג בזמן אמת מידע רלוונטי ומהימן על פרויקטי הבנייה שבאחריות משרד הבינוי והשיכון, לפי אבני הדרך אשר מופו בתחילת התהליך.

בתוך זמן קצר הצליח המשל"ט לשנות את דרך החשיבה של המשרד ואת אופן ניהול תהליכי הבנייה בישראל. כיום משמש המשל"ט פלטפורמה ליישום תפיסה ניהולית מקצועית ושירותית המשמשת ציר מרכזי ביכולתו של המשרד לעמוד ביעדיו ולהבטיח לאזרחי המדינה, מכל המגזרים ובכל רחבי הארץ, יותר דירות, בפחות זמן ובפחות כסף.

במשל"ט מתנהלות פעולות של מעקב ובקרה אחר פרויקטים של בנייה חדשה, אחר תכניות העבודה של המשרד ואחר יישום החלטות ממשלתיות ופנים-משרדיות.

עפרה פרנקל, מנהלת אגף בכיר מערכות מידע, אמרה כי "השימוש בטכנולוגיות מתקדמות שחלקן מבוססות על פתרונות ענן, איפשר הקמת מהירה של מערכת תומכת תהליכים ניהוליים ברמות השונות. המערכת יצרה שינוי ארגוני, ביססה שפה אחידה ומאפשרת ניהול אפקטיבי תוך התבססות על מידע מתוך המערכות".

לדברי נתנאל לפידות, מנהל אגף בכיר תכנון אסטרטגי ומדיניות, "תהליך הקמת המשל"ט היה מורכב והיווה אתגר עסקי וטכנולוגי. שנתיים אחרי ניתן לומר כי המשרד מנהל את הפרויקטים באופן יזום ולא רק מגיב. מערך המשל"ט מבצע כיום מעקב ובקרה אחר כלל תהליכי העבודה, החוזים וההחלטות. תהליכי עבודה אלו הגדילו את תפוקת המשרד ויעילות עבודתו בהיקף ניכר.

מערך המשל"ט מורכבת משלוש זרועות עיקריות:

• PMO's שטח – על ידי הצבת נציגים במחוזות.
• פעילות מטה להבטחת תיווך התוצרים על בסיס שוטף, שחרור חסמים והצפת פערים מול המטה.
• כלים טכנולוגיים תומכים לניהול תהליכי הבקרה, המעקב והדיווח.

המשל"ט פועל במודל שירות אשר מורכב ממנהל ומתשעה חברי צוות מקבוצת אורנטק.

בבניית הפתרון שולבו כלים טכנולוגיים שונים:

• Microsoft Project Online: המערכת משמשת לניהול תכניות העבודה ("גאנט אתר") של כלל אתרי הבנייה החדשה במרחב הכפרי והעירוני.
• Action Base: בעזרת המערכת עוקב המשל"ט אחר יישום החלטות ממשלה, אחר החלטות שר ואחר החלטות מנכ"ל. המערכת מאפשרת לכל בעל תפקיד שהוטלה עליו משימה מטעם השר או מטעם המנכ"ל לדווח על קצב התקדמות ביצוע המשימה ולעדכן על השלמתה.
• QlikView: מערכת BI, שהוקמה על בסיס תוכנת QlikView, מספקת תמונת מצב מלאה, אמינה ועדכנית של סטטוס הפרויקטים, וחשוב מזה – מאתרת חסמים וצווארי בקבוק. המערכת מאפשרת  ליצור שפה אחת ו-"אמת אחת" בין כל המערכות.