קומפוזדוק חושפת: פלטפורמה להפקת טפסים דיגיטליים

קומפוזדוק, המתמחה בפיתוח פתרונות תוכנה לניהול מסמכים עסקיים ומונגשים, חושפת היום (ג') את הפלטפורמה שלה לניהול טפסים דיגיטליים.

המערכת כוללת תמיכה מובנית וגנרית בהפקה ובניהול של טפסים דיגיטליים אינטראקטיביים ורספונסיביים עם מידע משתנה אישי, שאותם הלקוח רשאי למלא, כולל הוספת חתימה, צירוף מסמכים ותקשורת עם הארגון באונליין. כלומר, קליטת המידע מהלקוח מתבצעת למערכות עסקיות ותפעול בזמן אמיתי ובאופן דיגיטלי זורם ואוטומטי.

גבי מזרחי, מייסד ומנכ"ל קומפוזדוק, אמר כי "התמיכה בתהליכים עסקיים מבוססי אינטראקציה עם לקוח פנימי וחיצוני לארגון פותחה על ידי קומפוזדוק בעזרת הטכנולוגיה המיוחדת, המבוססת על Interactive & Responsive HTML 5. בסיוע המנוע לניהול תהליכים, שמזה עשור מפותח כתשתית לכל הפתרונות של קומפוזדוק, המערכת מנהלת תהליך שלם ומובנה לטיפול במחזור החיים של טופס דיגיטלי".

התהליך מורכב מ-3 שלבים:

שלב א': הפקת הטופס הדיגיטלי – בשלב זה, המערכת מאפשרת, בעזרת כלים גרפיים, להוסיף ולהגדיר לתבנית של מסמך מעוצב רכיבים אינטראקטיביים, כולל שדות מידע פתוחים לעריכה ולקליטת מידע. התבנית מותאמת באפן אוטומטי לכל המדיות, כולל מסכי מחשב, טלפונים חכמים וטאבלטים. בכל מקרה, המיישם יכול להתערב בעיצוב האוטומטי, ולשנות ולהתאים אותו למדיה הספציפית כרצונו.

שלב ב': הזנת מידע לטופס וקליטתו במערכת – לקוח קצה יכול לקבל קישור לטופס ב-SMS, במייל ו\או בפורטל האישי, ולמלא את המידע המתבקש באותם מקומות בטופס שהוגדרו לו לעריכה. כאשר הלקוח מסיים למלא את הטופס, הוא יכול, לדוגמה, בלחיצת כפתור המופיע במסמך, להפיק את הגרסה הסופית של הטופס או לשמור אותו פתוח לעריכה נוספת בהמשך. בשני המקרים, המסמך יכול להכיל את המידע שהוזן. בכל הזמן לאורך שלב ב', המערכת עוקבת אחר המסמך ויודעת מה המידע שהוזן לתוכו ואיזו פעולה הלקוח בחר לעשות. ברגע שהלקוח החליט להפיק את התוצר הסופי, המערכת עוברת לשלב ג' ואחרון.

שלב ג': הפקה והפצה של מסמך בגרסה סופית – שלב זה הוא השלב האחרון בו המערכת מנהלת את התהליך. בשלב זה, בלחיצת כפתור, שיכול להופיע במסמך הלקוח, הוא יכול להפיק ולהפיץ גרסה סופית של המסמך, המופיעה בדרך כלל בפורמט PDF.

בשלב זה, מערכת הקומפוזדוק יודעת איזה ערוץ הפצה נבחר בכדי להפיץ את התוצר הסופי. כמובן שניתן לשמור את התוצר הסופי במערכת הקבצים (ארכיון) הארגונית. כמו כן, ניתן להעביר למערכות תפעוליות ועסקיות בזמן אמת נתונים שהלקוח הזין לטופס הדיגיטלי.

מאחר שלמערכת הקומפוזדוק תמיכה מובנית ביישום ובביצוע תַּהֲלִיכִי – Workflow של עבודות, כל תהליכי היישום, כולל העיצוב, ההפקה וההפצה של מסמכים "רגילים", וגם התהליכים הקשורים במסמכים אינטראקטיביים, מנוהלים על ידי אותה התשתית והכלים שקומפוזדוק מספקת.

בין החברות שכבר עושות שימוש בפלטפורמה ניתן למנות את חברות הביטוח הראל, איילון ו-AIG, כמו גם סוכנות הביטוח של פועלים משכנתאות.

עמית גבע, סמנכ"ל מערכות המידע באיילון חברה לביטוח. צילום: יח"צ

עמית גבע, סמנכ"ל מערכות המידע באיילון חברה לביטוח, ציין כי "איילון בחרה בפלטפורמה של קומפוזדוק ב-2017, כחלק מפרויקט לשדרוג מערך המכתבים של החברה. הטמענו את הפתרון של קומפוזדוק בזמן שיא של כשמונה חודשים והסבנו את מכלול מערך המכתבים שלנו לפלטפורמה מתקדמת, דיגיטלית ותומכת בהוראות הנגישות לבעלי מוגבלויות".

"איילון משקיעה משאבים רבים במעבר לעולם הדיגיטלי, לצורך שיפור השירות לסוכני החברה וללקוחותיה. הפתרונות של קומפוזדוק מהווים נדבך משמעותי במימוש האסטרטגיה הדיגיטלית של החברה, ומאפשרים פיתוח תוצרים בזמן קצר מאוד ובכלי עבודה פשוטים ונוחים לתחזוקה", הוסיף.

אלדד עומר, מנהל מחלקת תשתיות מחשוב באיילון חברה לביטוח. צילום: ניב קנטור

אלדד עומר, מנהל מחלקת תשתיות מחשוב באיילון, אמר ש-"פיתוח של עולם הטפסים ומעבר לטפסים אינטראקטיביים ומותאמים למובייל תוך כדי פיתוח, לצד השקת שירותים באופן מהיר ואיכותי, הם בהחלט אתגרים שהמערכת של קומפוזדוק עומדת בהם בהצלחה רבה. המערכת מעניקה גם לנו וגם ללקוחותינו מענה לביצוע תהליכים מורכבים, תוך תמיכה במובייל, כמו גם קלות וגמישות יישומית. זמן התגובה לצרכי תמיכה והתאמות קצר ומהיר. אציין שבחרנו במוצר של קומפוזדוק לאחר בחינה של לא מעט מוצרים. המערכת שלה הייתה המתאימה ביותר".