עסק קטן או בינוני – צריך מערכת מידע לניהול הארגון? מדריך למתחילים

כתבה: מיכל שטל דיסקין.

יש לך עסק עם יותר מ-10 עובדים? פעם הכול התנהל נהדר, הצלחת, גדלת… מה השתנה? ועוד כמה שאלות: הדור הממשיך נכנס לעסק וצריך לקחת את המושכות? התחרות גדלה וצריך להתייעל? דברים נופלים בין הכיסאות ויש טעויות? ייתכן שהגיע הזמן להחליף מערכות מחשוב, כי הן כבר לא מספיקות. מאיפה מתחילים? ליקטתי כאן שאלות ותשובות למתמחשב המתחיל.

CRM ,ERP ומה ההבדל ביניהם?
מערכת CRM (ר"ת Customer Relationship Management) היא מערכת לניהול קשרי לקוחות, שמנהלת את הלידים, הלקוחות, המכירות ותהליכים.

מערכת ERP (ר"ת Enterprise Resource Management) היא מערכת שמנהלת את כל המשאבים הארגוניים, הלידים, הלקוחות, הספקים, המכירות, הרכש, המלאי, השירות והנהלת החשבונות. חלק נכללים במוצר הבסיס ואת חלקם ניתן לרכוש כמודולים נוספים.

ה-ERP כולל בתוכו גם את ה-CRM. איך יודעים מה צריך? בדרך כלל, ארגון שיש לו מלאי בעל ערך צריך מערכת ERP.

ERP זה לא גדול מדי בשבילי? הארגון הרי צריך לנצל רק אחוז קטן מהמערכת.

מערכת ERP מקיפה נושאים רבים, ומאפשרת גמישות והתאמה לארגונים שונים. אחד הדברים החשובים להצלחת פרויקט הוא להתמקד בעיקר הפעילות הארגונית, לטפל בשכיח ולא ביוצא הדופן.

חשוב להבין שהמערכת מגיעה עם אוסף יכולות ועם תהליכים רבים מאוד. האתגר הוא לעשות פרויקט קטן וקצר ולהתחיל לעבוד. את ההרחבות ניתן לעשות בהמשך.

יש המון תוכנות בשוק. ממה להתחיל?
ניתן לחלק את המערכות לשתי קטגוריות עיקריות:

תוכנות של ספק יחיד – במקרים אלה, חברת התוכנה היא גם זו שמבצעת את היישום, ונותנת את שירותי התמיכה והפיתוח. היתרונות בכך הם שיש כתובת אחת לכל, ושלעתים המערכת ייעודית לתחום ולכן, היישום יותר מהיר. החסרונות הם שאין גמישות בהחלפת הספק, ושלעתים כוח הפיתוח והתמיכה של הספק מוגבל.

תוכנות עם ריבוי ספקים מיישמים – במקרה זה, חברת התוכנה עובדת בשיתוף פעולה עם חברות אחרות, המתמחות ביישום תמיכה ותכנות. היתרונות בכך הם שיש ריבוי ספקים, בדרך כלל כוח הפיתוח של הספק גדול מזה של ספק יחיד של תוכנה, התוכנה גמישה יותר ומכילה פתרונות לנושאים עתידיים, ולעתים קיימים גם פתרונות ייעודיים שפיתחו הספקים השונים, כגון אפליקציות ופורטלים. החסרונות הם שלעתים, הפרויקט ההתחלתי יקר יותר יחסית לפתרון ורטיקלי המיועד לתחום הספציפי.

כמה יעלה הפרויקט?
רצוי לתכנן את עלות הפרויקט לפני תחילתו. להערכת מחיר הפרויקט יש לכתוב אפיון על, להגדרת תכולתו. לקבל הצעות מחיר מספקים, ואז לסכם את כל העלויות הכרוכות בפרויקט – רישוי התוכנה, עלות היישום, עלות החומרה ועלות התשתיות. רצוי להוסיף כ-10%-20% לעלויות נוספות ובלתי צפויות.

מדוע נדרש לכתוב אפיון?
כתיבת אפיון היא הגדרת התכולה הכלולה בפרויקט. ניתן לכתוב אפיון על בלבד, בתהליך מקוצר ובדרך כלל מספק לצורך הערכת עלויות. מומלץ שאת כתיבת האפיון יבצע גוף מקצועי שאינו תלוי בספק התוכנה.

הגדרת תכולת הפרויקט, חשיבה על היעדים ועל אסטרטגיה העסקית – מה עיקר הפעילות? בהגדרת תכולת הפרויקט, רצוי לחשוב על מחשוב וייעול המצב הקיים, אך יחד עם זאת יש גם לחשוב קדימה, להתייחס לאסטרטגיה ארגונית, חשיבה על יעדים, פתיחת סניפים, יציאה לחו"ל, התממשקות למערכות של ספקים ולקוחות, אפליקציות, יכולות BI ועוד.

האם כדאי להשוות בין האלטרנטיבות?
באיתור מערכת ERP, לא כדאי אלא חשוב להשוות בין אלטרנטיבות, ולא לרכוש את המערכת הראשונה שרואים. לצורך ההשוואה רצוי לראות איך המערכות פועלות, לנתח מהם היתרונות והחסרונות, וכן לקחת בחשבון את המחיר והסיכון של כל אחת מהמערכות.

האם אפשר לעשות את זה לבד?
בחירה של מערכת לניהול הארגון היא דבר שקורה אחת ל-5-10 שנים ומומלץ לבצע אותה בצורה מקצועית – על ידי יועץ חיצוני, שיש לו ניסיון והיכרות עם מערכות ERP שונות. רצוי שיהיה זה יועץ אובייקטיבי, ולא כזה שמיישם מערכת מסוימת.

מה קורה אחרי שהמערכת מתחילה לעבוד?
השאיפה היא ליצור מצב שהארגון הוא עצמאי, ומסוגל לבצע בעצמו את התחזוקה השוטפת ושינויים קטנים. ארגונים שממשיכים להתייעל, כעבור מספר חודשים ירצו להוסיף מודולים ונושאים נוספים, ולכך תידרש עזרת הספק.

הכותבת היא מייסדת Boutique Solutions, המתמחה בייעוץ מערכות מידע והתייעלות לעסקים קטנים ובינוניים.

ליצירת קשר לחצו כאן.

לאתר החברה לחצו כאן.