דברים מתעכבים בארגון? כך תוכלו לקדם תוכניות ופרויקטים טוב יותר

קיימות שתי סיבות שמעכבות ארגונים גדולים בהוצאה לפועל של תוכניות עבודה או פרויקטים: הראשונה טמונה במורכבות הארגון, מבנים ארגוניים מסועפים, יחידות ומחלקות רבות – דבר המייצר ביורוקרטיה רבה ותהליכים סבוכים, שמקשים על בניית תוכנית עבודה סדורה. הסיבה השנייה המעכבת את הארגונים הגדולים מתקשרת לכמות הפרויקטים שיש להם והקושי בלתעדף אותם. הקושי נמצא בעיקר בחיבור הפרויקטים לאסטרטגיה של החברה ובתעדוף הפרויקטים בהתאם אליה. קושי זה מאריך את זמני העבודה בכל הפרויקטים ופוגע, בסופו של דבר, בתפוקה הכוללת של הארגון.

האם קיימת דרך לסייע לארגונים הגדולים להוציא לפועל תוכניות עבודה ופרויקטים בזמן קצר יותר? בהחלט כן! תחום ה-PPM, הלוא הוא Project portfolio management (ניהול פורטפוליו פרויקטים), בא לסייע בפתרון בעיה זו. התחום טומן בתוכו את המתודולוגיה והכלים לניהול תקין ונכון של כלל הפעילות המתנהלת בארגון. ניהול פורטפוליו מסייע בעיקר לארגוני אנטרפרייז, שמנהלים מספר רב של פרויקטים, והוא בא עם מחוברות מוחלטת לחזון ולאסטרטגיית החברה. ה-PPM מחבר הלכה למעשה את כל דרגי הניהול בארגון – החל ממנהלי הפרויקטים, דרך מנהלי הביניים ועד להנהלה הבכירה ולדירקטוריון – ליצירת תהליך קוהרנטי ושפה משותפת בניהול ההשקעות הארגוניות.

מערכת CA PPM

אחת ממערכות ה-PPM המובילות בתחום הינה מערכת מבוססת Clarity מבית CA, שנרכשה על ידי ברודקום. מערכת CA PPM היא פלטפורמה מרכזית לניהול פורטפוליו פרויקטים ארגוני. המערכת מאפשרת ראיה כוללת, ניהול רוחבי וחוצה ארגוני של פרויקטים, וכן בחינת השפעות של שינויים במשימות ובמשאבים, תוך שימוש במתודולוגיות אג'יליות ומתן תמונת מצב אמיתית ושקופה על הנעשה בפרויקט ובפורטפוליו הפרויקטים. הגרסאות האחרונות של המערכת מאפשרות ניהול פרויקטים בשיטות שונות: בשיטה האג'ילית, בשיטה המסורתית ובשילוב של שניהם. כמו כן, היא מאפשרת קיצור של 70% בזמני התגובה, דו"חות ודשבורדים בזמן אמת, וכל זאת תוך הלימה ושילוב המתודולוגיה הארגונית בהתאמה לצרכי ורמת הארגון.

בנוסף, CA PPM מאגדת מידע נרחב, הכולל את כל השלבים בבניית תוכנית עבודה או פרויקט – החל מהדרישה הבודדת וכלה בפרויקט עצמו (משימות, סיכונים, סוגיות, בחינת KPI’s ברמות השונות, ניהול תקציב ברמת CPEX, OPEX ועוד…). תוכנית הפרויקטים ותכלול של כלל הפעילות בפורטפוליו המנוהלים – כולם במערכת. התנעת המהלך לא דורשת זמן רב והפקת המידע מתוך המערכת נעשית בפשטות ובמהירות.

ברודקום היא חברה גלובלית, שעובדת עם שותפים רבים ברחבי העולם (לרוב חברות ייעוץ ואינטגרציה) לטובת הטמעת המערכת בארגונים שונים. פרוסיד הינה שותפה לשיווק ויישום המערכת בארץ. פרוסיד היא חברת ייעוץ, אינטגרציה וניהול פרויקטים טכנולוגיים. החברה הינה חלק מקבוצת HMS ומונה קרוב ל-100 עובדים. בין שאר התחומים, היא מתמחה בעולם ה-PPM כבר יותר משמונה שנים.

רעם הנדלר, מנהלת פרויקטי PPM בפרוסיד, אמרה כי "בניית תוכנית עבודה בארגון טומנת בתוכה אתגרים רבים, וארגונים רבים נדרשים לכך מדי שנה. מרבית הארגונים מבצעים זאת באמצעות כלים מגוונים ושונים. ארגונים שבוחרים להיעזר במערכת CA PPM עושים זאת בקלות ובפשטות, התהליך סגור ואחיד בכל יחידות הארגון. בנוסף, פרוסיד מספקת פתרון E2E באמצעות ממשקים טכנולוגיים בין מערכת ה-PPM למערכות אופרטיביות ארגוניות, כגון: JIRA SAP ו-TFS. מטרת חיבור הממשקים היא יצירת תהליך מקצה לקצה בכל הרמות (משימה, פרויקט, פרוגרמה ופורטפוליו), החל משלב היוזמה והתקצוב ועד לשלב התחזוקה. פרוסיד מלווה את הארגונים בכל תהליך הטמעת התחום, המתודולוגיה והמערכת בארגון".

ארגונים גדולים שרוצים להוציא לפועל תוכניות עבודה ופרויקטים רבים במהירות וביעילות חייבים לאמץ את תחום ה-PPM, שמביא תועלות רבות ותורם להצלחת הארגון.