המדריך השלם לרכישת מדפסות לעסק ולארגון

כתב: יניב אמינוף, מנהל מכירות החטיבה העסקית, הדפסה וסריקה באפסון (Epson) ישראל.

יש כמה מכשירים שבלעדיהם קשה "להריץ" עסק. אחד הבולטים שבהם הוא המדפסת המשרדית/ארגונית. איך בוחרים מה לרכוש? יש לא מעט יצרנים בזירה, כמה וכמה טכנולוגיות ומגוון רחב של מחירים. המדריך הבא מנסה לעשות קצת סדר בבלגן ולכוון אתכם למוצר הנכון עבורכם.

דיו או לייזר?
מדפסות טכנולוגיית הדיו דוחקות אט אט ודי בהצלחה את רגליהן של מדפסות הלייזר, ששלטו בזירה המשרדית. מסתבר שבזמן שמדפסות הלייזר קפאו על שמריהן, יצרני מדפסות טכנולוגיית הדיו רצו קדימה, עם יצירתיות וחדשנות רבה (אפסון מדווחת על השקעה של כחצי מיליארד דולר בפיתוח טכנולוגיות הזרקת דיו חדשות). נכון, יש לא מעט לקוחות שרגילים ללייזרים וקשה להם לשקול חלופות. אצלנו בחברה מאמינים שטכנולוגיית הדיו היא-היא הטכנולוגיה המתקדמת ביותר בשוק. בעוד שהדפסת הלייזר היא בת 40 ולא חלו בה שינויים, טכנולוגיית הדיו רצה קדימה.

למשל: מדפסות טכנולוגיית הדיו מהדור החדש לא נדרשות לחמם את הדיו, כמו שקורה בלייזר, ולכן הן חסכוניות בשיעור של עד 90% לעומת מדפסות הלייזר. הן לא יקרות בבסיסן, מדפיסות "הכול" – מתמונות צבעוניות ועד ניירת עסקית, ודורשות פחות זמן התעסקות. מרביתן, אם לא כולן, כולל הדגמים הזולים ביותר, מדפיסות בצבע, בעוד שמדפסות הלייזר הזולות מדפיסות רק בשחור לבן. מדפסות הדיו של היום מציגות איכות פלט צבעוני ומהירות הדפסה שהציעו לפני כמה שנים רק המדפסות המקצועיות, שגם עלו פי 10.

כמו כן, מדפסות הזרקת דיו פשוטות יותר מבחינה מכנית ממדפסות לייזר. יש להן פחות חלקים נעים והן דורשות עד ל-98% פחות תחזוקת משתמש (החלק היחיד שנע במדפסת הזרקת דיו הוא ראש ההדפסה, לעומת מדפסת הלייזר, בה נמצאים בתנועה לפחות שישה סטים של רולרים, שלא לדבר על כך שהנייר צריך לנוע דרך מתקן 'פיוזר' ורצועת הנעה. ככל שיש יותר חלקים זזים, כך עולה הסיכון לתקיעה).

מחסניות או מכלים?
השלב הבא ברכישה הוא בחירה בין מדפסות המצוידות במחסניות דיו או בדור חדש, שמציע במקומן מכלי דיו גדולים. המחסניות הקטנות יקרות מאוד ודורשות קצב החלפה גבוה. המכלים, לעומת זאת, מציעים נוחות לטווח הארוך, מכיוון שהם מאפשרים הדפסה של אלפי דפים בלי כל הפרעה, במקום לרוץ שוב ושוב לחנות ולרכוש מחסניות דיו יקרות שגם נגמרות מהר. כמובן שיש גם את היבט העלות: מדפסות המכלים מציעות מחיר נמוך משמעותית עבור כל הדפסה. יש כיום מדפסות הזרקת דיו המצוידות במכלי דיו שמגיעות כבר ברכישה עם כמות אדירה של דיו, שמספיקה להדפסה של שלוש שנים, ללא צורך ברכישת דיו נוסף.

שטח במשרד
במשרדים, ובעיקר במשרדים קטנים, שבהם כל סנטימטר חשוב, יש ערך רב למוצרים שלא תופסים מקום רב ("שטח רצפה"). אתם בטוח לא רוצים להיתקע עם "מפלצת" אימתנית שתיתקע לכם באמצע המשרד. ודאו שאתם יודעים לאן בדיוק הולכת המדפסת, קחו מידות וראו שהיא יושבת בול במקום המיועד – ורצוי שתתפוס כמה שפחות מקום.

מעבר הביתה?
בעקבות סגרים שבאים והולכים, ערים צבעוניות ושאר "קללות" קורונה, יש לא מעט מקומות עבודה שעובדים לסירוגין מהבית. במצבים כאלה, גילו מעסיקים כי הציפיה ברורה: העובדים רוצים בבית את אותו הציוד שאליו התרגלו במשרד, בין אם מדובר במסך גדול או במדפסת צמודה. אלא שבמקרה הזה, לא מדובר במדפסת מחלקתית. הדרישה היא בדרך כלל למדפסת 4 ב-1 (הדפסה, סריקה, פקס וצילום), שתתפוס כמה שפחות מקום, שלא תדרוש כמעט תחזוקה, ושתדפיס בצבע ובשחור לבן אינספור עמודים. גם כאן יש מספר פתרונות אידיאליים, דוגמת מדפסת EcoTank ה-L6190, שמפגינה עלות אולטרה נמוכה לדף הודות לדיו (שמקבלים עם המדפסת), בכמות המספיקה לשלוש שנים. במדפסת זו, עם מכלי הדיו שמגיעים מהחנות ניתן להדפיס עד 14 אלף דפים בשחור לבן ו-11,200 בצבע – וזה הרבה.

לחשוב לפני שמדפיסים
ניתן להפחית את העומס ולחסוך דיו ונייר רק על ידי הדפסת החומר הדרוש בפועל. אז מדוע בכלל להדפיס את ארבעת העמודים של משפטים בסוף דו"ח בנק או את 242 ההערות העוקבות אחרי מאמר דעה? האם אתם באמת רוצים עותק קשיח של הדו"ח הזה, בן 50 העמודים, או שקריאתו על המסך תספיק? תצוגה מקדימה של המסמכים לפני ההדפסה, ובמיוחד דפי אינטרנט, תודפס בצורה שונה לגמרי ממה שהם נראים על המסך, לרוב עם פערים או רווחים ריקים.