בעקבות כנס PRINT2010 | הפקס כטכנולוגיה מתקדמת: לא מה שחשבתם
RightFax מבית OpenText, שרת הפקס הנפוץ בעולם
בעולם של היום, התייעלות היא שם המשחק. קבלת מידע במהירות ובנוחות יכולה להוות נקודה קריטית בעסקים. לעתים המתנה למסמך משפטי בהול, להזמנה דחופה או לאישור בכתב בלעדיו לא ניתן להמשיך בפרויקט יקר, נדמית כנצח וטומנת בחובה גם בזבוז זמן וכוח אדם.
לרשותנו עומדות אופציות רבות לקבלת מידע: החל מדואר רגיל, דואר אלקטרוני וכמובן מכשיר הפקס. עם התעצמות כוחו של הדואר האלקטרוני והפופולאריות הגוברת של השימוש בו בשנים האחרונות, רווחה הדעה כי עולם הפקסים יעלם לאיטו. למרבה ההפתעה, שוק הפקסים בעולם הולך ומתרחב בכל שנה, ועל פי מחקרים נראה כי הוא צפוי לגדול בעוד כ-8% כל שנה.
מכשיר הפקס: הנפוץ ביותר
כאשר מדובר בשליחת או קבלת מידע בעל חשיבות ורגישות גבוהה, ההעדפה הרווחת היא שליחת המידע באמצעות פקס. ברובם הגורף של הארגונים בעולם נעשה שימוש נרחב בטכנולוגיית הפקס באופן יומיומי, כאשר לכל ארגון סיבות משלו לשימוש בפקס וצרכים הייחודיים לו. אך למכשירי הפקס יש כמה נקודות חולשה בולטות. מכונות פקס הן מכשירים יקרים לאחזקה: העלות הגבוהה באה לידי ביטוי בעיקר בחומרים המתכלים (טונרים, דפים) ובעלות זמן העובד (הליכה אל מכשיר הפקס, שליחה, המתנה לחיווי או המתנה להגעת פקס וחיפושו). עלות גבוהה זו בשילוב עם בעיות בטחון מידע, מובילה עסקים רבים – קטנים כגדולים, לחפש פתרונות אלטרנטיביים למכונת הפקס הידנית.
פקס אלקטרוני?
כיום, ישנן מספר אפשרויות להפיכת תעבורת הפקסים לאלקטרונית. שתי האופציות העיקריות לעשות כן הן רכישת שירות פקס ממוחשב מספק שירות מתאים – בתצורה זו עוברים הפקסים היוצאים דרך דואר אלקטרוני אל הנמענים והפקסים הנכנסים מגיעים כהודעת דוא"ל נכנסת, או על ידי יישום והטמעת שרת פקס ארגוני ברשת המקומית, כגון שרתי RightFax מבית OpenText, שרת הפקס הנפוץ בארץ ובעולם.
ליישום שרת פקס ארגוני יש מספר יתרונות מרכזיים (לא את כל היתרונות ניתן לקבל מכל שרתי הפקס):
• החזר השקעה מהיר – ככל שהשימוש בשרת הפקס יהיה רחב יותר, כך החיסכון בעלויות הציוד המתכלה והזמן יורדות באופן דרסטי, וה-ROI מהיר יותר.
• יכולת התממשקות נרחבת – ניתן לממשק את כל המערכות הפנים ארגוניות לאותו שרת ובכך ליצור סטנדרטיזציה של תעבורת הפקסים בארגון. למשל בהתקנת חיבור לשרת הדואר, מתאפשרת שליחה של פקס ע"י תוכנת דואר האלקטרוני הארגוני (Outlook, Lotus Notes). דרך אותו שרת ניתן לשלוח פקסים ממחשב המשתמש, ממערכות SAP, Oracle ועוד.
• אבטחת מידע גבוהה ביותר – שרת פקס מעלה משמעותית את רמת אבטחת המידע בארגון. יש לזכור שבשליחה ממכונת פקס ידנית אין יכולת בקרה על תוכן המשלוח ועל יעדו. לא כך הוא המצב ביישום של שרת פקס: כל תעבורת הפקסים הנכנסים והיוצאים נשמרים בשרת לפי קריטריונים מוגדרים מראש. בין היתר, מתאפשרת סריקת תוכן ובכך מתאפשרת עמידה בקריטריונים מחמירים של אבטחת מידע בכל הקשור למעקב אחר התעבורה.
• גיבוי, שחזור ודוחות – ניתן לגבות ולשחזר פקסים בקלות. כמו כן, ניתן לגזור דוחות אנליסטיים מאותו מאגר מידע לגבי אופי ונפח השימוש בשרת הפקס.
• חלק משרתי הפקס מאפשרים התממשקות עם מכונות צילום ומדפסות משולבות (MFP/MFD). ממשק זה מאפשר שליחה של מסמכים פיזיים (Hard Copies) והדפסה אוטומטית של פקסים נכנסים.
• וירטואליזציה – ניתן ליישם פתרון מבוסס שרתי פקס וירטואלים (vmware, hyper-v) גם בהתממשקות למרכזיות IP.
אז אם חשבתם שמקומה של טכנולוגיית הפקס אי-שם בשנות ה-90, חשבו שוב: התפוצה הנרחבת של שרתי הפקס המתקדמים והיכולות הרבות שהם מציעים– כולל קבלה ושליחה של מידע ישירות לדוא"ל, התממשקות למגוון אפליקציות ובטחון מידע ברמה הגבוהה ביותר – הינם ללא ספק ההוכחה לכך שטכנולוגיית הפקס בשיאה.
