גוגל אנטרפרייז מציג: קו מחשבה חדש לגבי תיבת הדואר הנכנס

מתוך הבלוג הרשמי של Google | הובא לפרסום על ידי ג'רמי מילו, מנהל שיווק Google Apps

הדואר האלקטרוני אינו עומד להיעלם. מספר ההודעות שאנו מקבלים מוסיף לעלות. בשנת 2010 נשלחו מדי יום 294 מיליארד הודעות דואר אלקטרוני, גידול של כ-50 מיליארד הודעות בהשוואה לשנה שעברה. עם מספר כה רב של הודעות דואר נכנס, האתגר האמיתי הוא להימנע מהסחת דעת כתוצאה מהקדשת זמן להודעות חדשות, במקום לעבוד על העניינים החשובים באמת.

למרות שמוצעים כיום בשוק כלים רבים לניהול תיבת הדואר הנכנס, ואין ספק ש-Priority Inbox של Google הוא אחד הטובים מביניהם, הרי שרבים נוטים עדיין להותיר הודעות בתיבת הדואר הנכנס כתזכורת למשימות עתידיות, או כדי לשמור אותם בהישג יד. נטייה זו עשויה להתברר כגול עצמי.

עומס בתיבת הדואר הנכנס פוגע בתפוקה

מדוע? משום שבראש ובראשונה, תיבת דואר נכנס עמוסה היא מקור ללחץ מהרגע שפותחים אותה. היא ממחישה כמה לא נספיק היום. שנית, היא מקור להיסח דעת, משום שכאשר גוללים מעלה ומטה בחיפוש אחר משימות, מתמקדים באופן טבעי במשימות הקלות ביותר, במקום במשימות החשובות באמת.

לשנות את צורת ההתייחסות לתיבת הדואר הנכנס

הצורה הנכונה להתייחס לתיבת הדואר הנכנס היא כמו אל תיבה של דואר ישראל: הדוור משלשל את המכתבים לתיבה, אנו מוציאים אותם מהתיבה, ממיינים אותם, משליכים מחצית מביניהם לסל האשפה ומניחים את כל השאר בערימה כדי לטפל בהם במועד מאוחר יותר. איננו מחזירים את המכתבים לתיבה כדי לשוב ולמיין אותם מחר. כך יש להתייחס גם לתיבת הדואר הנכנס של הדואר האלקטרוני.

להבחין בין עבודה לבין מיון דואר

כשמציעים לאנשים לנקות את תיבת הדואר הנכנס, הם חושבים בדרך כלל שעליהם לעבוד על כל הודעה. אבל, כשמתייחסים למשימה כאל מיון דואר – ולא כאל עבודה, כלומר טיפול בכל הודעה – המשימה הרבה פחות מרתיעה. כל מה שצריך לעשות זה לגרור הודעות ולהשליך אותן לתיקיות כדי לטפל בהן בהמשך, בדיוק כמו שעושים עם המכתבים שמגיעים בדואר ישראל. בשירות Gmail אפשר ליצור שתי תוויות: לפעולה א' ולפעולה ב'. תווית א' מיועדת להודעות חשובות ותווית ב' להודעות פחות חשובות. לאחר שמתייגים את ההודעות אפשר לשמור אותן ולאתר אותן בקלות בהמשך.

המפתח: לקבוע תזכורות

בכל פעם שגוררים הודעה ומשליכים אותה בתיקייה 'לפעולה', או מוסיפים לה תווית בשירות Gmail, יש לקבוע מתי מבקשים להציג אותה פעם נוספת לצורך עבודה. תזכורות אלה הן חלק חשוב מתוכנית העבודה היומית, ופוטרות אותנו מן הצורך לגלול מעלה-מטה בתיבת הדואר הנכנס, או בתיקיות 'לפעולה', כדי להחליט על מה עובדים כעת. בשירות Gmail אפשר לעשות זאת בקלות. יוצרים משימה מתאימה לכל הודעה שמבקשים לתייג ומשייכים אותה לתאריך שבו מבקשים לעבוד עליה.

למה כדאי לשמור על תיבת דואר נקייה?
פשוט מאוד. תיבת דואר ריקה מעידה על טיפול נכון בדואר האלקטרוני. זה לא אומר שעבדנו על כל הודעה, אלא שכל הודעה נותבה לתיקייה מתאימה או תויגה על מנת שניתן יהיה לאחזר אותה בבוא העת. המיון או התיוג של ההודעות לתיקיות לפעולה א' ולפעולה ב', וקביעת תזכורות על מנת לשוב ולעבוד עליהן בהמשך, הם צעדים חשובים לקראת שליטה בדואר האלקטרוני – במקום שהוא ישלוט בנו.