לקראת אירוע | PMO מזווית אחרת

מאת ציקו חפץ, מנכ"ל אורנטק

משרד ה-PMO קונה לו אחיזה בארגונים רבים המכירים בחשיבות הניהול המקצועי של כלל פרויקטי הארגון. על משרד ה-PMO לאמץ מתודולוגיות מתאימות לארגון, להמליץ על המבנה הארגוני המתאים, לבחור כלים לניהול פרויקטים בדיסציפלינות השונות ובעיקר לדאוג ליישום ולהטמעת השיטות, התהליכים והכלים לרוחב הארגון.

קיימים מספר מודלים של משרדי PMO – החל מגוף מתודולוגי בלבד וכלה בגוף המעסיק באופן ישיר את כלל מהנדסי התכנון והבקרה (Project Officers) ואף את מנהלי הפרויקטים בכל הארגון, ומקצה אותם לפרויקטים הנזקקים בחטיבות, באגפים ובמחלקות השונות. יחד עם זאת, המשותף לכל המודלים הללו הוא שה-PMO מכוון לטפל בפרויקט מנקודת מבטו הוא, בין אם הוא ספק ובין אם הוא לקוח. אך לעיתים קרובות מאוד קיימות נקודות מבט נוספות. בפרויקטים רבים מאוד קיימים ספק ולקוח שאינם מתוך אותו ארגון. גוף IT בנקאי יעסיק חברות אינטגרציה מובילות לביצוע פרויקטים, התעשייה הביטחונית תספק פרויקטים לצבאות ולמשרדי ביטחון, חברות Hi Tech רבות מוציאות בקבלנות משנה נתחים משמעותיים של פיתוח וייצור, והדוגמאות הן רבות מספור. כך יוצא שלכל פרויקט משמעותי יש שני משרדי PMO המסייעים לניהולו, אך לכל אחד זווית ראיה שונה ולעיתים אינטרסים שונים. כמעט תמיד לשני משרדי ה-PMO מתודולוגיות שונות, כלי תכנון ובקרה שונים ופורמטים ותבניות שונות.

התוצאה – הפרויקט אינו מנוהל בצורה מיטבית!

אנו באורנטק מאמינים שלכל פרויקט גדול יש להקים משרד PMO משותף לספק וללקוח! PMO משותף הוא גוף המוקם אד-הוק לצרכי ניהול פרויקט משמעותי בו יש לפחות שני צדדים – ספק ולקוח. משרד ניהול הפרויקט המשותף מוקם במטרה אחת ויחידה – להביא את הפרויקט לסיומו תוך עמידה ביעדי הפרויקט כפי שהוגדרו במועד היציאה לדרך.

•    משרד זה יכול להיות מאויש בנציגי שני הגופים המעורבים, או על ידי גוף חיצוני ובלתי תלוי כמו חברת ייעוץ, או אף על ידי נציג של אחד מהגופים המעורבים בלבד

•    המנדט למשרד ה-PMO המשותף נחתם על יד הספק והלקוח גם יחד

•    תוצרי התכנון והבקרה המופקים על ידי משרד ה-PMO זמינים לשני הצדדים בשקיפות מלאה, למעט נתונים כספיים מסוימים אותם רשאי הספק בהסכם FIX PRICE לשמור לעצמו

•    לשני הצדדים גישה למערכת ניהול הלו"ז, למערכת ניהול התכולה ולמערכת ניהול הסיכונים של הפרויקט

•    אין רישום כפול (Double Accounting)!

מובן שהקמת משרד PMO משותף לספק ולקוח הבאים מתרבות ארגונית שונה ואינטרסים שונים והפועלים על פי שיטות ותהליכים עסקיים שונים, ומפעילים כלי תכנון ובקרה שונים מהווה אתגר לא פשוט. הכנה מדוקדקת של תהליך התכנון, ובעיקר תהליך הבקרה השוטפת מאפשר יישום מוצלח של מודל ה- PMO המשותף, על אף האתגרים. בסופו של דבר כל צד מביא את האינטרסים שלו לשולחן, אבל השולחן משותף. זה קשה, זה מפחיד לפתוח את הקלפים, אבל זה תמיד מביא לתוצאות טובות יותר. ניסינו את זה מספר פעמים וזה מפתיע לגלות את התובנה הכל כך פשוטה –

כשהפרויקט מצליח – שני הצדדים נהנים. כשהפרויקט נכשל – שני הצדדים מפסידים.

העתיד נמצא במשרדי PMO משותפים!