שנה לפעילותה של מערכת לתכנון טיסות בחברת תעופה

במסגרת חלק א' הוצגו העיקרים של מערכת תכנון טיסות והפרויקט עד הפעלתה של המערכת בהצלחה. עמידה ב-ROI, לוחות זמנים, תקציב, תכולה והעלאת מערכת איכותית ובדוקה כוללות בחובן תובנות הקשורות לניהול הפרויקט מצד הלקוח תתוארנה בחלק זה. מהיכרותי רבת השנים ורבת פרויקטים עולה כי בתובנות רבות ניתן להשתמש בפרויקטים רבים וללא קשר לתיחום הפונקציונאלי של המערכת.

מוטיבציה עיקרית להחלפת המערכת הייתה הטמעת מערכת בעלת אופטימיזציה כלכלית אשר תקטין עלויות לחברת התעופה ב-ROI קצר.במהלך בחירת המערכת בוצע benchmark שהעריך את ה-ROI. סמוך לפני הפעלת המערכת, נמדד ה- ROI תוך השוואה אמיתית בין המערכת היוצאת למערכת הנכנסת. ההשוואה הייתה מול טיסות זהות, אותם נתוני מזג אויר, כבודה וכל התנאים הסביבתיים הרלוונטיים. ההשוואה האמיתית הניבה תוצאות לא פחות טובות מהתוצאות כפי שנחזו ב-benchmark.

תכולה וטיב
המערכת הופעלה בתכולה מלאה ללא דחיית תכולות, ללא הקטנת תכולות ולאחר בדיקות קפדניות טרם עלייתה לאוויר. השינויים (המכונים בעגה המקצועית CR – Change Request) נחלקו לשינויים הנובעים משינויים עסקיים מתחייבים (כגון קליטת מטוסים חדשים, שינויי רגולציה) ושינויים עקב טעויות ואי הבנות. השינויים היוו אחוז נמוך מאוד ממחיר הפרויקט.

המשמעות המהותית היא היכולת להיצמד, הן הספק והן החברה, לתכנית עבודה ברת מעקב ומימוש (מעבר לשמירת המסגרת התקציבית).

לוח הזמנים
לוח הזמנים המפורט נקבע לפני תחילת הפרויקט וכלל את כל הפעילויות הן של הספק והן של החברה מיומו הראשן של הפרויקט עד תום רבעון ראשון של הפעלה מלאה של המערכת. המערכת הועברה לפעילות מבצעית במועד המקורי כל זאת ללא פשרות וויתורים לגבי ביצועי המערכת, תכולתה וטיבה.

מפרטי דרישות מערכת
מפרטי דרישות המערכת (User Requirements) צריכים להיות מפורטים ולכלול את מכלול הדרישות (בכלל זה נושאים הקיימים בחבילת הבסיס). לעיתים נוהגים לחשוב במונחים "מה שקיים בחבילה, ברור שקיים, ולכן לא צריך לפרט בדרישות". לא כך הוא. יש לפרט את כל הצרכים במסגרת הדרישות. פירוט זה מאפשר לתחם את גבולות האחריות בין הלקוח ובין הספק, ולתמחר את עלויות הפיתוח, האימפלמנטציה, והשירות באופן שימזער חיכוכים עתידיים.

תוצאה ישירה של תיחום האחריות: מי ש"פיספס" הוא הנושא במשמעויות ההתאמה. הקפדה על מסמך דרישות מפורט מיזערה את השינויים שנדרשו, להיקף זניח.

מרכיבי השירות העתידי
התייחסות בגישה של "הגדר את כל צרכייך" הופעלה למרכיבי השירות העתידי ובמיוחד כאשר השירות מבוסס SaaS. הראיה הכוללת לטווח ארוך, גם כאשר חלק ממרכיביה הנם מרכיבים אופציונאליים מתומחרים (חלקם תמחור שלילי – הורדת שירות ~ להורדת מחיר), מנעה אי הבנות מיותרות עם הספק ותחושה של מונופול.

פעילויות משלימות
גישת "הגדר את כל צרכייך" ננקטה גם לגבי פעילויות משלימות מעבר לתכולת הפיתוח וההתאמות. הדרישות לכל פעילות (כגון הדרכה, מפגשים ניהוליים וטכניים, בדיקות מסירה, בדיקות קבלה) הוגדרו מראש, הוסכמו ותומחרו.

התובנות הנגזרות
א. הכנת סט דרישות ברור ומלא ע"י הלקוח ולאורו תמחור ההצעה ע"י הספק (כולל אופציות שונות) הוא כלל ברזל וזאת גם כאשר יש ספק יחיד. מרגע ההתקשרות – הדרישות והמענה הם הבסיס לתיחום התכולה והאחריות.

ב. לוח זמנים: חשוב לעגן לוח זמנים מפורט ומוסכם כחלק מההסכם עוד טרם חתימתו וכל שינוי א"כ יבוצע בהסכמה. אי הכללת תכנית העבודה בהסכם עלולה לגרור קשיים שונים בעיקר בנושא הקצאת המשאבים של הספק בסדר העדיפויות החשוב ללקוח.

ג. מכל מקום יש להימנע מתושב"ע (תורה שבעל פה) וחייבים לעגן את מכלול ההסכמות בהסכם הכללי על נספחיו. ההסכם בין החברה לספק (כולל שירות לשנים קדימה) כלל כ-50 נספחים.

התארגנות וניהול האגפים המעורבים בחברה
הניהול הכולל של הפרויקט נעשה מצד אחד מול הספק ומצד שני ובו זמנית מול האגפים המעורבים של החברה. האגפים אשר מעורבותם הייתה אינטנסיבית ולאורך זמן היו: אגף שליטה, מבצעי אוויר, מערכות מידע, תשתיות, הנדסה, וגופים נוספים כמו יועמ"ש ואחרים.

משימה עיקרית של מנהל הפרויקט בהיבט של ניהול הלקוח מתמקדת בניהול וסינכרון ע"פ לו"ז מוקפד של כל אחד מהמעורבים הפנימיים כקבלן משנה לביצוע המשימות בלו"ז, תכולה ואיכות הנדרשים.
הקצאת המובילים המיטביים

הקצאת המובילים מהטובים שאפשר – כלל ברזל שיש ליישמו כבר מתחילת הפרויקט – וככל האפשר לשמור על רציפות המחויבות והמעורבות.

הנחלה והטמעה של מתודולוגיות
אחד ממרכיבי ההצלחה היו הנחלה והטמעה של חשיבות הפרויקט, שיטת העבודה והתיעוד, הן של ה-User Requirements הן של תכנון הבדיקות, ביצוען ובקרה חוזרת של התיקונים ע"י אגפי המשתמשים והלקוחות של המערכת (כולל מערכות מידע בתחומי אחריותם). משימה לא טריוויאלית לאוכלוסיה שזה אינו הז'אנר שלה.

גבי רון יועצים בע"מ מתמחה בסיוע לארגונים בהתמודדות עם אתגרים מורכבים כולל מערכות לליבת עסקים ייחודית, מיקור חוץ, ERP ואחרים.