שנה לפעילותה של מערכת לתכנון טיסות בחברת תעופה

במסגרת חלק א' הוצגו העיקרים של מערכת תכנון טיסות והפרויקט עד הפעלתה של המערכת בהצלחה. במסגרת חלק ב' הוצגו התובנות הקשורות ללקוח. בחלק זה תועלינה מספר תובנות הקשורות לספק וניהולו.

מהיכרותי רבת השנים ורבת הפרויקטים עולה, כי בתובנות רבות ניתן להשתמש בפרויקטים רבים וללא קשר לתיחום הפונקציונאלי של המערכת.

ניהול הספק
1. תהליך ההתכנסות להסכם ("מו"מ").
א. הסכמה מראש על עקרונות ההסכם.
ב. הסכמה מראש על תהליך המשא ומתן.
ג. הסכמה לגבי גבולות האחריות, בעיקר הפרויקטאליים, המערכתיים והמשפטיים.

2. התחייבות למובילים מטעם הספק.

קשה היה לשכנע ספק לא ישראלי בדרישה שהיא כל כך בסיסית ב- Best practice בארץ – הספק מתחייב להציב אנשי מפתח מסוימים ואינו יכול להחליפם אלא בתהליך מוגדר מראש  ומוסכם. בפרויקט זה הצטמצמנו לשני אנשי מפתח.

בחירתם ועקשנותנו לעשות להם "הארקה" בחוזה לפרויקט הוכיחה עצמה לאורך זמן וזאת לצורך רצף עבודה, מיקסום הכרת הלקוח, שמירת מחויבות (להבדיל ממעורבות) ועוד.

מומחה תוכן

במהלכי המכירה של המערכת הציג הספק מומחה מרכזי וחשוב שמכיר את המערכת ונוצרה תקשורת טובה בינו לבין אוכלוסיית המשתמשים. ה"הארקה" גרמה לכך שלא יכלו להציב במקומו מישהו אחר לתהליכי התכנון המפורט, האימפלמנטציה וניתוח התקלות. יתרה מזאת, במקרים של תחרות על המשאבים של אנשי המפתח אצל הספק – החוזה "כפה" על הספק לא לבצע שינויים פרסונאליים של אנשי המפתח.

מנהל הפרויקט מטעם הספק – לגבי הבחירה המוצלחת של מנהל פרויקט מטעמו של הספק – עמדתי על כך שיהיה מעורב בפרויקט הרבה לפני החתימה, גם כדי לעמוד על טיבו וגם כדי שתהיה רציפות לאחר החתימה. התהליך והבחירה הוכיחו את עצמם מעל ומעבר.

עמידה במחויבויות

היה ברור בהינתן תכולות מוגדרות היטב, הספק לא יספק יותר מ-100% מהמוסכם, ואם ינסה לספק ולו רק 99% – זה תפקידו של מנהל הפרויקט לסגור את הפער. כך היה – האספקה הייתה מלאה.

שקיפות ופתיחות

החשוב הוא לנהל את השגרה כבר משלב החתימה על בסיס האינטרסים משותפים של שני הצדדים, באופן פתוח, שקוף ומתחשב ומבלי לפגוע באינטרסים של החברה.

הקשיים של הלקוח הוצגו גם בוועדות ההיגוי המשותפות כך שניתן היה למצוא פתרונות מעשיים להצלחת הפרויקט.

סיכום

ניהול פרויקט בו הספק והלקוח אינם מאותה מדינה מחייב הכרה בהבדלים תרבותיים, התנהגותיים, שפה, ושיטות עבודה שונות בין המדינות. על כן, יש לנהוג משנה זהירות בתהליכי משא ומתן מול גורמים שתרבותם אחרת.

במסגרת הפרויקט הושם גם דגש על שמירת נכסים ועדכונם העתידי – מסמכי דרישות, תכנון בדיקות ובקרת תקלות. הפרויקט הוערך על ידי גורמים בכירים בחברה כאחד משני פרויקטי המיחשוב המוצלחים של שנת 2010.

גבי רון יועצים בע"מ מתמחה בסיוע לארגונים בהתמודדות עם אתגרים מורכבים כולל מערכות לליבת עסקים ייחודית, מיקור חוץ, ERP ואחרים.