Project Manager Optimizer
ניהול פורטפוליו של מאות ואלפי פרויקטים ביעילות מרבית, שקיפות מלאה, שיתופיות מלאה בין השותפים לפרויקט וכמובן איכות גבוהה
מאת צחי הדר, מנהל פיתוח בחברת GIV Solutions
הסטטיסטיקה מראה שהגורם העיקרי לכישלון פרויקטים (57%) הוא חוסר קומוניקציה בין הגורמים השונים. לאחר מכן מופיעים גורמים נוספים: חוסר תכנון משאבים, חוסר בבקרת איכות, אי עמידה באבני דרך ותיאום משאבים.
תפקיד ה-PMO המסורתי, להיות אחראי על עדכניות תוכנית העבודה, לאסוף מידע מכלל הפרויקטים וחשיפתו להנהלה, במקביל להנחיה ופיקוח על מנהלי הפרויקטים. פירוש ראשי התיבות PMO כיום הוא Project Management Office. להשלמת יעדיו על ה-PMO עליו לעדכן תוכניות עבודה, לתקשר עם מנהלי הפרויקטים, לאסוף מידע ולהכין דוחות למנהלים, כל זאת ידנית באקסל או חצי ידנית עם כלי עזר שונים.
בדור הבא משתנה הפירוש: ה-PMO הופך להיות Project Management Optimizer כאשר כל הדיווחים, הדוחות הסטאטוסים, הקשר מול מנהלי הפרויקטים והמהנדסים וכן דוחות המנהלים מבוצעים אוטומטית בזמן אמת ע"י המערכת. עכשיו ה-PMO פנוי לבצע את תפקידו המקורי: פיקוח, אינטגרציה בין הגופים השונים וטיפול בצווארי בקבוק ו"תקיעות" בלו"ז. כך ניתן לקצר לוחות זמנים ושפר את האיכות.
מערכת Aras Innovator, משחררת את ה-PMO מתקורות המנהלה, ומאפשרת לו לנהל את הפרויקט ולקדם את הפרויקט היכן שהוא באמת נדרש. המערכת יוצרת שקיפות ארגונית וחושפת את סטאטוס הפעילויות והמשימות של כל העובדים לכל הרמות החל מהמהנדס ועד להנהלה הבכירה. שקיפות זו, יחד עם מערכת האצה (Escalation) אוטומטית למנהלים מביאה למוטיבציה של העובדים לעדכן את הסטאטוס במערכת. תוכנית הפרויקטים (Project Portfolio) מציגה ברמת-על את ה-WBS או השלבים המעוכבים והמאחרים באמצעות התראה גרפית, מאפשר Drill Down לפרויקט ועד לרמת הפעילות והמשימה. מייד עם סיום פעילות יישלח מייל לעובד הספציפי לצורך תחילת עבודה על הפעילות הבאה, העובדים רואים בכל עת את הפעילויות הפעילות והן את העתידיות הממתינות לטיפולם, עם השלמת הפעילות העובד מצרף ישירות את התפוקות. דחיפת הפעילויות ע"י המערכת מקצרת לוחות זמנים, השימוש בתבניות פרויקטים מיישמת את נהלי החברה, ויחד עם השקיפות הארגונית, המציגה את המצב האמתי, מביאים לשיפור משמעותי בתקשורת בין הגופים הארגוניים, באיכות ובלוחות הזמנים של הפרויקטים.
GIV Solutions מייצגת את Aras Innovator בישראל ויישמה פרויקטים מוצלחים המנהלים מאות ואלפי פרויקטים במקביל עם תקורות נמוכות ואיכות גבוהה. המערכת מבוססת פלטפורמת ענן פרטי או ציבורי ומאפשרת גמישות רבה במודל המימוש וההטמעה.
