בעקבות אירוע | רמדור מאפשרת לרשויות מקומיות לחסוך ולמקסם הסכמי עבודה עם ניהול מקוון של הסכמי מסגרת בענן
רשויות מקומיות, בדומה לכל ארגון, מנהלות הסכמי מסגרת שונים עם ספקים חיצוניים המעניקים להן שירותים. כיום, מרבית הארגונים מנהלים את הסכמי המסגרת ידנית או באמצעות גיליונות Excel ומתמודדים עם תהליכים ארוכים ובזבוז זמן יקר ועלויות הנובעים מטעויות אנוש ומהצורך החיוני לשתף גורמים רבים, כגון: מנהל אחזקה, מפקח, לקוח, קבלן וכדומה בכל תהליך.
אדמיניסטרציה מייגעת ועלויות מיותרות
הסכם מסגרת שמנוהל ידנית מקשה לפקח על תהליכי אישור החשבוניות, עבודת הספק / קבלן, ומימוש ההסכם באופן מקסימאלי, וגורם לבזבוז זמן יקר בתהליכי אדמינסטרציה מייגעים ומיותרים. הסיבות לכך רבות ומגוונות. לדוגמא, אישור חשבונית דורש אימות עם הסעיפים הספציפיים בהסכם העבודה, שאינו תמיד מעודכן. העניין הופך מורכב יותר כאשר כל אחד מהגורמים המעורבים עובד בנפרד על תוכנה מקומית אחרת, ומעביר ניירת וקבצים בפורמטים שונים לשם עדכון מחירון, יצירת משימה או בקשה לאישור חשבון. לכך מצטרפים מחירוני המסגרת הרבים שנוצרים עבור כל פרויקט, ואשר, בסופו של יום, מקשים על הארגון לתחזק מחירוני מסגרת עדכניים באמת.
ההיבט השני והחשוב לא פחות הוא העלויות. ראשית, התהליך הידני המסורבל גורם לרשויות המקומיות או היזמים לפנות למעט גורמים, ולעיתים להחמיץ הצעות מחיר אטרקטיביות. שנית התהליך הידני מותיר מקום נרחב לטעויות אנוש באישורי חשבוניות מול הסכמי עבודה לא מעודכנים, וגורר הוצאות מיותרות. ובנוסף, החתימה על הסכם מסגרת מגבילה את האפשרות להשיג הנחות נוספות, ומשום שהסכמי מסגרת קיימים אינם רחבים דיים, נאלצים ארגונים לאשר "סעיפים חריגים".
הפתרון של רמדור לרשויות מקומיות
הסכמי מסגרת הם מכשיר רב עוצמה ויעיל מאוד בניהול תחזוקה שוטפת – כאשר עובדים עם הכלי הנכון. כחברה המובילה בארץ בפתרונות תוכנה לענף הבניה, התשתיות וההנדסה, פיתחנו ברמדור פתרון אינטרנטי זמין וידידותי, שאינו דורש התקנה ומשרת הן את מזמיני העבודה ומאשרי החשבוניות והן את ספקי השירות. המודול שלנו לניהול הסכמי מסגרת מבוסס על טכנולוגיית ענן, ובמרבית המקרים גם על "המאגר המאוחד" (מחירון הבניה של רמדור), ומאפשר לשפר ולייעל משמעותית את תהליכי העבודה.
המערכת של רמדור מיושמת במשרדי ממשלה, רשויות מקומיות (כגון העיריות תל-אביב וחיפה) בנקים וארגונים, וחוסכת להם זמן יקר ועלויות רבות. זאת משום שהם מנהלים את כל הסכמי המסגרת במערכת אינטרנטית מקוונת, כולל תהליכי בדיקת החשבונות ואימות הפרטים שהם נאלצו לבצע בעבר ידנית.
איך זה עובד?
המתודולוגיה של רמדור לניהול הסכם מסגרת מבוססת על בדיקה מעמיקה של צרכים ותועלות ומייעלת תהליכים מהותיים, בכללם: בחירת הספק/הקבלן, תמחור על בסיס מחירון מקובל ורחב היקף המתעדכן תדיר ומצמצם את הצורך לאשר סעיפים חריגים, וניהול העבודה השוטפת עם מערכת אינטרנטית מרכזית המשמשת את בעל הנכס, המפקחים מטעמו, קבלני המסגרת, חברת הניהול, ואף את מתכננים חיצוניים בהתאם לצורך.
באמצעות המערכת רשויות מקומיות וארגונים בונים פרויקט ו/ או משימה על בסיס מחירון עדכני ובוחרים קבלנים באמצעות סבב בין "קבלני המסגרת" או בתהליך תמחור דינמי, המאפשר לקבלנים המתאימים להציע הנחה נוספת בכדי לזכות במכרז. תהליך התמחור הדינמי פשוט, מהיר ונמשך עד 30 דקות, שכן המתמודד במכרז מזין הנחה כוללת בלבד. כמו כן, אישור חשבון הקבלן מתבצע בהליך פשוט, וללא צורך בבדיקות מחירי היחידה או תיאורי הסעיפים.
רשויות מקומיות וארגונים שיישמו את המערכת המרכזית שלנו מדווחים על שיפור משמעותי ביכולות הבקרה והניהול, מניעת טעויות וצמצום כפילויות, חסכון משמעותי בזמן ועלויות, השגת מחירים טובים יותר עקב הרחבת מאגר המשיבים למכרזים, ובמקרים מסוימים על המהפכה שחוללה המערכת בשיטות העבודה שלהם.
