לקראת אירוע | האם צריך PMO?

רבות נכתב ונאמר על סוגיית המורכבות שבניהולם של פרויקטי IT, על שיעור ההצלחה הנמוך שלהם ועל החריגות הרבות הקיימות בלוחות הזמנים ובתקציב שלהם. האם המדובר הוא ב-"רע הכרחי"? האם זהו המקום שבו כושלות כל שיטות הניהול והאם גזרת שמים היא?

מחקר של גרטנר, אשר פורסם ביום 18 בינואר 2012, מדבר על כך שהניהול בארגוני IT הופך להיות מורכב יותר מבעבר. הוא צופה כי בשנת 2014, ארגונים ישקיעו כ-30% פחות זמן ותקציב בניהול מסורתי של פרויקטי IT. לעומת הירידה בתחום המסורתי, צפויה עליה בניהול אג'ילי של פרויקטים, בניהול LEAN של תוכניות "מתעדכנות" ובניהול יעיל יותר של העבודה ושל המשימות השונות המרכיבות את הפרויקטים.

רוח הדברים הינה, שתפיסות הניהול הפרויקטאליות בעולם ה-IT, אינן יותר בבחינת "A Hammer for Every Work Nail". בוודאי שאין מקום עוד לתפיסת הניהול של One Size Fit All (אף ש-not even one size fit most). נדרשת תפיסת ניהול שתכלול התייחסות לכל סוגי הפרויקטים, כולל לרמת הפרויקט הבודד Project Management, לרמת התוכנית Program Management ולרמת תיק הפרויקטים (פורטפוליו) הארגוני Portfolio Management.

השאלה המרכזית הינה, האם צריך PMO? כיצד יש להפעילו? באיזה אופן ישפר ה-PMO את ניהול הפרויקטים ואת תוצאותיהם העסקיות?
התנאים המוקדמים להצלחת פעילות ה-PMO הינם: הגדרה ברורה של תכולת עבודתו ותחומי אחריותו, הממשקים של ה-PMO עם גופי בקרה אחרים בארגון, מערכות דיווח מרוכזות בעלות רמת שקיפות גבוהה, מעורבות מעטה בתהליכי הניהול בפועל של הפרויקטים השונים. הסקר צופה כי יותר ויותר גופי PMO יעברו מתפקידים טקטיים לתפקיד של EPMO המסייע בניהול כולל של הפרויקטים ובהטמעת התהליכים הנכונים בארגון.

שי שרגל, מנכ"ל RBS, לשעבר נשיא PMI ישראל, טוען כי בגופי ה IT בישראל קיים פער גדול בין התרומה של גוף PMO מקצועי המבין ופועל אל מול מטרות הארגון לבין פעילות PMO טקטית שבה נעזרים באנשים צעירים לטובת סיוע בהכנת ת"ע .או הכנת כמה  דוחות בקרה תפעוליים.

הסקר של גרטנר מדגיש גם את חשיבותו של כלי ארגוני לניהולם של הפרויקטים (עולם כלי ה-PPM). הדגש הינו על-כך, שרק תמונה ארגונית וראייה כוללת, יכולים לסייע ל-CIO להצליח בתפקידו כמנהל העל של כלל הפרויקטים. אחת הסיבות המרכזיות לכך הינה, שחייבת להיות הלימה של כל אחד מהפרויקטים והתוכניות לאסטרטגיית הארגון. ריכוזיות המידע הניהולי ותמונת העולם האחודה של ה-CIO, יאפשרו וידוא של הלימה זאת.

דביר זהר, מנכ"ל חברת SIMPLE, המתמחה בשיפור תהליכי ניהול בגופי IT וחברות היי-טק, טוען כי יותר ויותר גופי IT ישראלים בוחנים היום פתרונות PPM לטובת ניהול גוף ה-IT. יש היום מגוון סוגי פתרונות שכל אחד מהם מגיע מכיוון שונה ונותן מענה לצרכים אחרים. דביר מעריך כי ארגונים ידרשו לבחור כלים שיאפשרו להם גמישות לשנות את תהליכי הניהול שלהם.

הן דביר והן שי מעריכים כי ב 2012, בתקופה שבה קיים ערפל עסקי ברמת העל, יעסקו מרבית המנמ"רים בייעול תהליכי הניהול, בקיצור זמני התגובה ובחשיבה על מערכות תומכות.

בכנס שיערך ב-27.2.12 ויעסוק ב-"תהליכי ניהול מתקדמים בעולם ה-IT", תצגנה החברות RBS PROJECTS ו-SIMPLE, מגוון רחב של יישומים העשויים לסייע בניהול של פרויקטים בעולם ה-IT. החברות מתמחות בפיתוח מתודולוגיה ארגונית לניהול הפרויקטים, בהקמת גופי PMO ובהפעלתם, בהטמעת ובהדרכת מתודולוגיות מתקדמות לניהול פרויקטים. הכנס יונחה ע"י שי שרגל ודביר זהר.

פרטים נוספים והרשמה – בכתובת הבאה