בעקבות אירוע | 1+1 שווה 2? מאתגרי הארגון האג'ילי

בכנס Agile Israel שהתקיים בחודש שעבר התגלה נתון מעניין, שבוודאי יעניין את קהילת ההיי-טק בישראל: בניגוד לשנים קודמות, שבהן תהתה הקהילה הישראלית מה זה Agile, בזמן האחרון ניתן לראות כי את השיטה כבר מכירים כולם – וכעת התהייה היא כיצד מטמיעים אותה בצורה נכונה לא רק ברמת הצוות אלא בארגון כולו.

מסתבר כי השאלה צצה לא רק בקרב חברות העומדות לפני הטמעה – כי אם גם בקרב כאלו שכבר החלו להטמיע את השיטה, אך גילו כי יישומה ברמת הארגון אינו דבר של מה בכך וכי אוסף של צוותי Scrum העובדים ביחד לא בהכרח יהפוך את הארגון לאג'ילי.

חיים דויטש וחי פורשר, שני מומחי Agile ומייסדיה של Agile Planet – המתמחה בהטמעת השיטה בארגונים גדולים, מסבירים את הבעייתיות: ביישום Scrum ברמת הצוות יש מספר כללים ('טקסים' בשפה הסקראמית). לכל צוות Scrum ממונה Scrum Master, ואחד מתפקידיו הוא לוודא שההתנהלות הסקראמית מתקיימת. גם כשמחילים את השיטה ברמות גבוהות יותר יש להקפיד על המנגנון הסקראמי, כגון לבנות צוות SoS, Scrum of Scrum, וגם כאן למנות Scrum Master. עם זאת, מבהירים השניים, יישום השיטה ברמות הגבוהות יותר של הארגון אינו 'אחד לאחד' כמו ברמת הצוות. לא מדובר ביישום מורחב יותר, אלא בשינוי מקיף בתפישה ובחשיבה – וניסיון לעשות זאת ללא ההכנה הנכונה עלול להיכשל. לדבריהם, כדי לבצע Scaling ברמת הארגון, דהיינו להפוך את הארגון לאג'ילי, יש להתייחס לא רק למכניקה של התהליכים אלא גם לרוח מאחורי הפעולות והטקסים.

פורשר ודויטש מציעים שלושה טיפים חשובים לארגון המעוניין להפוך לאג'ילי. ראשית, כדי להטמיע Agile בארגון מומלץ לערב את בעלי התפקידים במחלקת משאבי אנוש. גם אם אינם שולטים בכל הטרימינולוגיה הטכנית ולא מעורבים לעומק בתהליך הפיתוח, הם עדיין חשים את רוח הדברים ויכולים להגיב בהתאם. מכיוון שבמסגרת תפקידם הם מכירים את התרבות הארגונית ומבינים בתהליכים בין-אישיים, יש להם חלק חשוב מאוד ביישום. בהטמעות טובות, מספרים השניים, ניתן לראות אנשי משאבי אנוש שמגיעים לפגישות ולטקסים – ולא פעם זה מה שעושה את ההבדל.

טיפ נוסף הוא להקפיד על ערוץ מידע נגיש וזמין לא רק ברמה הצוותית אלא גם ברמה הארגונית. חשוב לאפשר לכולם לקבל מידע על הפגישות והטקסים של שאר הצוותים. כך יוכל בעל תפקיד המגלה עניין בצוות אחר לדעת מתי מתקיימות הפגישות של אותו צוות ולהגיע אליהן. ערוץ המידע, אגב, יכול להופיע בתצורות רבות – מפורטל פנים-ארגוני, דרך מסך פלזמה מרכזי ועד לוח מודעות ועליו פתקי נייר.
נקודה חשובה נוספת נוגעת לפגישות התקופתיות של בעלי התפקידים. לרוב, הפגישות ברמת הצוות הן קצרות (למשל הפגישה היומית, האורכת כעשר דקות). ככל שהדרג הניהולי בכיר יותר, כך הדיונים עוסקים בנושאים רחבים יותר – והנטייה הטבעית היא להאריך את משך הפגישה.

זה המקום לאמץ את הפורמט הסקראמי גם ברמות הגבוהות, כגון שמירה על המבנה המוכר: כל אחד מהמנהלים מעדכן את האחרים "מה עשינו מהמפגש הקודם, מה נעשה עד המפגש הבא וכיצד ניתן לעזור". במסגרת זו חשוב להימנע מלהיכנס לדיונים על השאלות הללו, אלא רק לזהות את הנושאים הדורשים טיפול – ולטפל בהם לאחר מכן בפורומים המתאימים. וכשמשלבים בין ההתנהלות המכנית לבין השינוי התפישתי והשמירה על רוח השיטה – מבטיחים השניים כי הארגון יהיה במסלול הנכון להתנהלות אג'ילית מלאה.

Agile Planet מתמחה בהטמעת שיטת ה-Agile בארגונים גדולים