לקראת אירוע | טופס 101 (כרטיס עובד) ממוכן – חסכון ניכר בזמן ומשאבים

ביום עיון בנושא PrintBOS שיתקיים ב-25 באוקטובר, יוצג ישום של טופס 101 (כרטיס עובד) ממוכן המבוסס על מערכת PrintBOS. יום העיון, שיתקיים באולם האירועים סטוקו בתל-אביב, ייערך על ידי NessPRO, קבוצת מוצרי התוכנה של נס טכנולוגיות, בשיתוף עם חברת קונסיסט.

PrintBOS מבית Consist הוא פתרון לעיצוב טפסים חכמים, יצירת תבניות דינמיות וניהול תצורת הפלט ואופן הפצתו. הלקוחות משתמשים ב-PrintBOS למיגוון של מסמכים, החל מטפסים אינטראקטיביים, דו"חות, ברקוד ותוויות לפקסים והמחאות. PrintBOS "מיירט" בצורה שקופה עבודות הדפסה ומיישם את הפורמט הגרפי הנכון על מנת ליצור את הפלט המועדף על הלקוח – הדפסה, דואר אלקטרוני, פקס, SMS, איחסון ארכיוני, חתימה אלקטרונית ועוד.

טופס 101 הוא אחד הטפסים הבסיסיים והחשובים בכל בית עסק וארגון. מדובר בכרטיס העובד שאותו ממלא כל עובד חדש, המעדכן אותו פעם בשנה. כיום שולחת מחלקת משאבי האנוש את הטופס לעובדים באימייל, בפורמט PDF, או כטופס מודפס מראש המצורף לתלוש השכר פעם בשנה. העובדים מדפיסים את הטופס (אם הגיע כ-PDF), ממלאים אותו ומפקססים אל משאבי האנוש בארגון. עובדי מחלקת משאבי האנוש מקבלים את הטפסים ומזינים אותם באופן ידני לתוך מערכת החשבות הארגונית. בשיטה הנוכחית קיימות עלויות נייר, טונר, טלפון, הקלדה, תיקון טפסים שגויים, תיוק ידני ועלות מקום איחסון.

בשיטת טפסי ה-PDF האינטראקטיביים של PrintBOS (ה-iPDF), עובד מחלקת משאבי האנוש בארגון שולח בקשה להפקת טופס 101 עבור העובדים בארגון שלו באמצעות המערכת הארגונית. הבקשה מועברת לשרת ה-PrintBOS המחולל את הטופס האינטראקטיבי אשר מאפשר לעובדים לעדכן את הנתונים האישיים שלהם ומבצע שליחה במייל לעובדים. טפסי Interactive PDF בפורמט טופס 101 נשלחים לעובדים באמצעות המייל. חלק מהנתונים נשלפים אוטומטית מתוך המערכת של הארגון כגון מספר תעודת זהות, מין ותאריך לידה.

העובד ממלא את הטופס באופן ממוחשב וחותם אותו באמצעות כפתור חיתום (Submit) אשר נמצא על גבי הטופס הממוחשב. השדות שעברו שינוי חוזרים באופן אוטומטי למערכת המקור ומעודכנים באמצעות ביצוע טרנזקציות במקומות המתאימים. כל השדות עוברים בדיקות תקינות על פי תקנות מס הכנסה ורק לאחריהן הטפסים החתומים בפורמט PDF נשלחים שנית לשרת ה-PrintBOS על מנת להישלח לארכיב אלקטרוני ויישלפו במידת הצורך בביקורות. התהליך הממוכן יאפשר לארגון לסיים את כל התהליך בתוך שעות ספורות, תהליך שכיום לוקח ימים ואף חודשים.

זמן העיצוב ב-PrintBOS קצר באופן משמעותי ובנוסף קיימת אפשרות להוספת לוגיקה ומידע ממערכות חיצוניות או קבצים בפורמטים שונים. המערכת מאפשרת ניתוב אוטומטי של עבודות למספר יעדים, בין אם היעד הוא מדפסת, שרת פקס, שרת אימיל, ארכיון או SMS. המערכת כוללת בתוכה שפת תסריטים המאפשרת למשתמש להגדיר פעולות 'אם-אז' לגמישות מירבית ברמת תבנית עיצוב לעבודות הדפסה או אפשרות לממשק את עבודת ההדפסה עם יישומים אחרים.

יכולת נוספת של PrintBOS היא גישה מרחוק באמצעות ממשק Web לשם צפייה במסמכים וניהול הפצתם, עימוד דינאמי של מידע על גבי טפסים ודו"חות שונים, גמישות עבודה ודינאמיות מרבית בעיצוב הפלטים, הוספת לוגיקה עסקית כגון גרפים וברקודים באמצעות סקריפטים ואובייקטים גראפיים, ועבודה בסביבת web services.