משטרת ישראל העלתה מערכת סאפ לתכנון התקציב

מנהל טכנולוגיות במשטרת ישראל העלה לאוויר מערכת לתכנון תקציב, מבוססת סאפ (SAP), כך נודע לאנשים ומחשבים. הפרויקט ארך כשנה והסתיים באחרונה. נס הייתה קבלן המשנה בפרויקט. היקפו הכספי של הפרויקט לא נמסר לפרסום, אולם גורמים בשוק העריכו אותו בכמיליון שקלים.

המערכת לתכנון תקציב משטרת ישראל שהוטמעה, היא SAP BPC. מטרת הפרויקט הייתה למכן את תהליך תכנון התקציב השנתי במשטרה, מרמת האגף ועד לרמת כלל המשטרה, תוך חלוקות שונות. עוד ענה הפרויקט על הצורך להגשת פניות לשינויים תקציביים דרך המשרד לביטחון פנים לכנסת – בצורה ממוכנת.

תקציב המשטרה הוא חלק מתקציב משרד ביטחון פנים, והוא מנוהל במחלקת משאבים באגף תכנון במשטרה. תהליך הכנת התקציב מתחיל מדי שנה במאי, אז מתכננים אותו מלמטה למעלה: אגפי המשטרה והיחידות השונות מכינים דרישות תקציב, מעבירים את הדרישות לרפרנטים במטה הארצי, ומתחיל דיאלוג בינם ובין התקציבאים במחוזות ובאגפים.

במקביל לתהליך הפנימי במשטרה מאשרת הממשלה בחודש אוגוסט את תקציב המדינה, וקובעת מסגרות תקציביות למשרדים השונים. כשמתקבלות מסגרות התקציב– מתחיל תהליך תיקון הדרישות בהתאם למסגרת הממשלה. אז התקציב עובר לאוצר ומשם לאישור הכנסת. לאחר שהתקציב מאושר, הוא "נטען" לתוך מערכת הסאפ – ומהווה בסיס לתקציב לשנה החדשה.

חיסול העבודה הידנית

בטרם החל הפרויקט, העבודה על תקציב המשטרה הייתה ידנית, ונעשתה באמצעות קבצי Excel, מיילים, מצגות ומסמכים כתובים. מצב זה הצריך זמן רב באיסוף הנתונים, בהכנת המידע בקבצים ובתצורות שונות, במעקב ובקרה ידנית אחר התקדמות התהליך, וכן באיחוד של הנתונים לרמות השונות. בנוסף, כיוון שהעבודה הייתה ידנית, נעשו מעת לעת טעויות, מה שפגם באיכות המידע בשלב ההכנה ובטיפול המידע המתקבל בתהליך התכנון.

המערכת שהוטמעה משרתת כ-50 איש במשטרה. בהיבט הטכנולוגי, הפרויקט הביא לשילוב של מערכת תכנון התקציב, עם מערכת ה-ERP הקיימת במשטרה, אף היא של סאפ, בגרסת ECC, דרך מחסן הנתונים, המבוסס SAP BW, כמו גם שילוב של BW ON HANA, המאפשר עיבוד מהיר של כמויות גדולות של נתונים בזמן אמת. בפרויקט הוטמעו ממשקי משתמש מתקדמים.

בהיבט הטכנולוגי, את הפרויקט ניהלה חדוה גולדאפל, יועצת סאפ המתמחה במודול פיננסי (FM) העובדת במדור מחשוב משאבים, מחלקת פי"מ (פיתוח יישומי מחשב), במנ"ט, מנהל טכנולוגיות במשטרה. את הפרויקט מטעם הלקוח – אנשי התקציבים במשטרה, ניהל סגן ניצב אוראל אברהמי, ראש חוליית מאקרו-תקציב.

שפה ואמת ארגונית אחת

בראיון לאנשים ומחשבים אמרה גולדאפל כי "הפרויקט נבע מהצורך בכלי שיעזור בתהליך עבודת המשתמשים – 40 תקציבאים העובדים מול 10 רפרנטים. בטרם הפרויקט זה נעשה בצורה לא מאד יעילה, לכל תקציבן היה ה-Excel שלו, הצטברו המון מסמכי Excel והיה מאד קשה לעבוד ולדבר בשפה אחת. הבנו שנדרשת פלטפורמה המדברת בשפה אחת עם כולם, לטובת שיפור התהליך".

הפרויקט, אמרה גולדאפל, "פתר מגוון בעיות. הוא הביא לערכים מוספים וליכולות שלא היו בעבר, כגון: יכולת לניהול התהליך והבקרה במערכת, קיצור לוחות הזמנים, שיפור באיכות המידע המתקבל, יכולת לנהל גרסאות".

"הפרויקט הביא לחיבור של תכנון התקציב למערכות התפעוליות ולעולם הבקרה השוטפת. התקבלה בקרה מלאה לכל פעולה ונתון, עם ניהול הרשאות, ויכולת לתכנן מלמעלה למטה – ולהפך. כך, ניתן לתכנן את התקציב אל מול תקציב המסגרת, ולעדכן בהתאם לאישור את התקציב בפועל. הפרויקט הביא ליכולת לתכנן תקציבים שונים, לצד יכולת לחבר ממשקי תכנון ודיווח מתקדמים".

גולדאפל ציינה כי "המערכת מודולרית ומאפשרת תכנון בחתכים שונים וחיבור – על מנת לקבל את תמונת התקציב הכולל".

במהלך הפרויקט בוצע תת-פרויקט, לניהול הפניות התקציביות לכנסת. במהלך שנת התקציב, נדרשים שינויים על התקציב שאושר. גם תהליך זה – של שינוי תקציבי, נדרש למחשב, כי גם הוא נעשה ידנית. תת-פרויקט זה צפוי לעלות לאוויר בימים הקרובים.

בשלב הבא בפרויקט, בכוונת המשטרה לייצר מנועי תכנון מפורטים בנושאים שונים, כגון הוצאות לוגיסטיקה, שכר, פרויקטים ועוד – ואלה יתחברו אל התכנון הכולל של התקציב.

"התועלות מהפרויקט רבות", סיכמה גולדאפל. "התקבלו שקיפות ואחידות, עם יכולת לעקוב אחרי כל תקציבאי, עם שפה ארגונית אחת, עם כלל הנתונים על גבי פלטפורמה אחת, במקום אחד. ניתן לנתח את התקציב לפרטיו בצורה קלה וידידותית, ולקבל תמונה מאד מפורטת ומדויקת של התכנון. כבר השנה התחלנו לעבוד על המערכת לטובת תכנון התקציב של 2017".