פרויקט IT ברשות המסים תפח במאות מיליוני שקלים והתעכב בשבע שנים

פרויקט "שער עולמי", להקמת מערכת סחר-חוץ חדשה ברשות המסים, חרג משמעותית בלוחות הזמנים ובהיקפו התקציבי, ועבר "משבר פרויקטלי עמוק"; כך קובע מבקר המדינה, השופט בדימוס יוסף שפירא, בדו"ח 67-א' אותו הגיש אתמול (ג').

ב-2008 החל במינהל המכס שברשות המסים בפרויקט לפיתוח מערכת חדשה ותחזוקתה. מערכת ה-IT החדשה למחשוב סחר-החוץ של מדינת ישראל, אמורה להחליף את מערכת סחר-החוץ הקיימת, שהוקמה לפני עשרות שנים – התומכת בתהליכי העבודה של המכס ומהווה מרכיב קריטי בקיום סחר-החוץ של ישראל.

ב-2008 נחתם הסכם התקשרות בין הרשות לבין חברה א', כפי שמכנה המבקר את מלם-תים – עליה אין הוא מותח ביקורת, בהיותה גוף פרטי. עלות פיתוח ותחזוקת המערכת עמדה על 384 מיליון שקלים. ב-2010-2009 התגלעו מחלוקות רבות בין הרשות ומלם-תים, לגבי תכולותיו, בעקבותיהן התקיים הליך בוררות.

ב-2013 נכתב בפסק הבוררות כי "הפרויקט נכשל בכל המדדים המקצועיים המקובלים לניהול פרויקטים, הוא חורג בצורה משמעותית מלוחות הזמנים שתוכננו לו, התקציב שיידרש להשלמתו גבוה מהסכום שנקבע, והתכולות הנדרשות יתממשו באופן חלקי בלבד". בבוררות הסכימו הצדדים על לוח זמנים חדש לפרויקט.

ליקויים בתכנון וניהול לוח הזמנים של הפרויקט

"בתכנון לוח הזמנים המקורי של הפרויקט, שהתבסס על השלמתו בפעימה אחת בתוך 34 חודשים, לא הביאה הרשות בחשבון את השפעתם המלאה של גורמי סיכון מרכזיים, כגון מורכבות הפרויקט, חדשנותו הטכנולוגית ומעורבותם של משתמשי חוץ רבים", נכתב בדו"ח. "כמה שנים לאחר תחילתו נקלע הפרויקט למשבר, שחייב הליך בוררות ממושך, ובעקבותיו נדרש שינוי יסודי בלוח הזמנים לביצוע הפרויקט.

שלב א' עלה לאוויר בנובמבר 2013 – כחמש שנים ממועד חתימת ההסכם; שלב ב', העיקרי בפרויקט, היה צפוי לעלות לאוויר בספטמבר 2016 – שמונה שנים ממועד חתימת ההסכם; והשלב האחרון תוכנן לעלות לאוויר בספטמבר 2018 – 10 שנים ממועד חתימת ההסכם ושבע שנים לאחר המועד שבו תוכנן הפרויקט להסתיים במקור".

"בלוח הזמנים החדש שגיבש המכס בעקבות הכשל המשמעותי ביישום הפרויקט, שוב לא הובאה בחשבון השפעתם המלאה של גורמי סיכון מרכזיים בפרויקט. הדבר גרם לכך ששני פיילוטים שתוכננו להימשך כשלושה חודשים כל אחד, נמשכו בפועל זמן רב בהרבה: 10 חודשים ושנה וחצי", נכתב.

מינהלת הפרויקט, וועדת ההיגוי קובע המבקר, "התכנסו מעט מדי פעמים, לא עקבו מקרוב אחר התקדמות הפיילוט ולא נתנו מענה ניהולי מלא להתמודדות עם הקשיים שבפרויקט, לרבות תקלות רבות וכן תלונות רבות של משתמשי המערכת החדשה על ביצועיה".

רשות המסים – "לקוח שבוי"

מלם-תים, מציין המבקר, אחראית לפיתוח המערכת החדשה ולתחזוקתה, ובד בבד ממשיכה לתחזק את המערכת הישנה. היקף הסכמי ההתקשרות של הרשות עמה, בגין פיתוח המערכת החדשה, תחזוקת המערכת הישנה ותחזוקה עתידית של המערכת החדשה, היה כ-829 מיליון שקלים – גידול של כ-445 מיליון שקלים מהמתוכנן.

"נוצר מצב שבו מלם-תים אחראית לפיתוח המערכת החדשה ולתחזוקתה, ובד בבד היא ממשיכה לתחזק בתשלום את המערכת הישנה – עד עליית המערכת החדשה לאוויר. זה מציב את הרשות בעמדה בעייתית של 'לקוח שבוי', התלוי תלות גוברת והולכת בחברה, המרכזת ידע רב ויכולות לגבי שתי המערכות".

דרושים מעקב שוטף ובקרה

"על הגורמים המעורבים בניהול הפרויקט להקפיד שלכל המשימות שהמכס אחראי לביצוען יוגדרו לוחות זמנים ברורים לסיום, וכן לבצע מעקב שוטף אחר התקדמות ביצוען של משימות אלו ולהתריע מבעוד מועד על חריגות מלוח הזמנים", ממליץ המבקר.

"על אגף מערכות מידע למסור לוועדת ההיגוי דיווחים תקופתיים בנושא תקציב הפרויקט, לרבות נתוני תכנון וביצוע. על מינהלת הפרויקט לחזק את המעקב, הפיקוח והמעורבות בפרויקט – כדי שתוכל לקבל החלטות ניהוליות כשהדבר נדרש, ולפעול לפתרון בעיות וכשלים שעולים בפרויקט".

על רשות התקשוב למנות גורם מטעמה, שילווה את הפרויקט באופן הדוק ושוטף, ויסייע בניהולו המקצועי ובפיקוח עליו, ממליץ המבקר, "על רשות התקשוב להגדיל את הפיקוח על הפרויקט ולהיכנס בעובי הקורה כדי להבין לעומקם את הקשיים בביצוע הפרויקט ולסייע בפתרונם, ובכך להביאו לסיומו המוצלח בהקדם".

"פרויקט שער עולמי הוא אחד מפרויקטי המחשוב הגדולים והמורכבים שנעשו במגזר הממשלתי בשנים האחרונות", מסכם המבקר. "בין היתר בשל המספר הרב מאוד של גורמים חיצוניים מקהילת סחר-החוץ בישראל המעורבים בו; בשל השינויים הרבים בתהליכי העבודה שהיו נהוגים במכס ובקהילה במשך שנים רבות; ובשל החדשנות הטכנולוגית של המערכת החדשה".

"התבוננות בהתקדמות הפרויקט משקפת תמונה של פרויקט משברי. משנת 2014 ניתן לזהות שיפור בקידום הפרויקט. המציאות המשברית של הפרויקט, שיצרה חיבור רב-שנים לחברה אחת, מחייבת הליך הפקת לקחים מקיף ומעמיק. ניתוח ולימוד של הכשלים בתכנון הפרויקט וביישומו, עשויים לחסוך לקופה הציבורית תקציבי עתק ולשפר את היכולת להשלים פרויקטים באופן מקצועי, תכליתי ויעיל".