תל אביב: מביורוקרטיה רבה להעלאה ישירה לאתר העירייה

"300 מובילי ידע ביחידות השונות של עיריית תל אביב-יפו שותפים, כל אחד בתחום שהוא אחראי עליו, למהפך שבוצע בעירייה – מביורוקרטיה נוסח תעלת בלאומליך לעירייה המאפשרת להעלות עדכונים בצינורות ישירים לפורטל ולאתר שלה", אמר נבות זיו, מנהל פרויקט דיגיתל בעיריית תל אביב-יפו.

זיו דיבר בפני חברי פורום KMI של אנשים ומחשבים, שהתכנס ביום ה' ב-yes Planet בראשון לציון. המפגש עסק בשינויים הארגוניים הנחוצים בעת המעבר לעידן הדיגיטלי.

לדבריו, "השינוי שדיגיתל הביא הוא בעיקר ביצירת שקיפות וערוצי מידע ישירים בין גופי העירייה השונים ובינם לבין התושבים".

הוא ציין כי "פרויקט דיגיתל המספק הנגשה דיגיטלית של מידע ושירותים לתושב. הוא זכה בפרסים חשו עיר חכמה חשובים על השינוי בקשר שבין התושב לעירייה, מבוסס על ניהול ארגוני פנימי".

"במקום מידע אחיד לכולם, כל אחד מקבל רק את ההודעות הרלוונטיות אליו לפי מאפייניו – גיל, מצב משפחתי, תחומי עניין ומיקום גיאוגרפי", אמר זיו. "לצורך גיוס הארגון לשינוי הזה, שעבור העובדים מהווה עבודה נוספת על תפקידם הרגיל, בחרנו להעצים את העובדים הללו, לשפר להם את היכולות, ליצוק משמעות נוספת לתוך תפקידם ולטעת בהם את תחושת השליחות שעליה מבוסס הפרויקט הזה. כל אלה גורמים ל-300 עובדים שונים ברחבי הארגון לעשות כמיטב יכולתם בכדי להזרים כמה שיותר מידע עירוני לדיגיתל – כל אחד בתחומו. הדבר מאפשר לעירייה להגיע לרמת שקיפות מאוד גבוהה וליידע את התושבים על כל תהליך שנעשה בעיר ועל כל שינוי".

"אפשר לראות את זה באופן בולט בשיתופי ציבור שהעירייה עושה: מאנשים בודדים שהיו מגיעים בעבר, המספר צמח לעשרות ואף מאות, שזה דגל שהעירייה שמה לעצמה כמטרה לקדם. אפשר לראות את השינוי הבולט במרכזים קהילתיים, שקיבלו תנופה גדולה מאוד בעקבות הפרסומים הללו ומאגדים חיי קהילה מאוד עשירים", אמר זיו.

ד"ר מוריה לוי, מנכ"לית ROM Knowledgeware

לדבריו, "כל זאת נועד לגשר על הפער של תפיסת התושב בין העירייה לעיר. מבחינת התושב, העיר נפלאה אך העירייה נותרה מאחור, היא משקפת סרבול, ביורוקרטיה וחוסר שקיפות. התדמית היא של תעלת בלאומילך. באמצעות ערוץ הקשר החדש, דיגיתל, התושב מתחיל להבין שהנפלאות של תל אביב קשורה לעירייה, שלא ניתן להפריד בין השתיים. אנחנו מקווים שהערוץ הזה ייטע בתושב את התחושה שעיריית תל אביב-יפו היא עירייה מוצלחת".

70% מהארגונים לא צולחים שינויים יזומים

ד"ר מוריה לוי, מנכ"לית ROM Knowledgeware ומנהלת הפורום, אמרה כי מסקר שנערך ב-2015 בארצות הברית עולה ש-70% מהשינויים היזומים שכל ארגון מנסה להריץ לא צולחים והארגון נשאר כמו שהיה. בדרך כלל, לדבריה, מהלכים כאלה מתמוססים בתוך חודש-חודשיים.

עם זאת, ציינה, "החדשות הטובות הן שיש כיום מספר מודלים חדשניים לניהול שינויים. אף אחד מהם לא מהווה מתכון מוכן לשימוש, אך ניתן לאמץ מכל אחד מהם כלים ששילובם ביחד מאפשר לשבור את הגרף ולהצליח בהנעת השינוי. ללא שינויים, הארגון לא יכול למצות את הידע, הטכנולוגיה והמבנים הארגוניים, ובעקבות זאת אין באפשרותו לספק שירותים יעילים ללקוחות".

"אחד המודלים המפתיעים נובע ממחקר שניסה להבין באיזה שלב הארגונים נכשלים מתוך סדרה של שמונה שלבים מוכרים", אמרה ד"ר לוי. "להפתעת המחברים, הם גילו שרוב הארגונים נתקעים כבר בשלב הראשון – הבנת תחושת הדחיפות שביישום השינוי. לכן, לא מספיק להציע שינוי, לא מספיק שיהיה חשוב ושיבינו עד כמה הדבר חשוב, על הארגון ומנהליו להבין למה הוא נדרש ורק אז יש סיכוי טוב שהתהליך יצא לדרך".