מטריקס הטמיעה מערכת ארכוב וניהול תהליכים במכון ויצמן בפרויקט בהיקף 1.5 מיליון שקלים

חטיבת המערכות העסקיות של מטריקס הטמיעה מערכת ארכוב וניהול תהליכים במכון ויצמן. הפרויקט ארך כשנה והסתיים באחרונה, והיקפו הכספי עומד על 1.5 מיליון שקלים.

במכון ויצמן יש מערכת ERP מסוג תפנית מזה חמש שנים, האחראית לניהול כלל הפעילות הפיננסית, הלוגיסטית, ניהול מחקרים ועוד. כ-1,000 מאנשי המכון משתמשים במערכת ה-ERP – באגפי הכספים, הבינוי והלוגיסטיקה והרכש, כמו גם מנהלי התפעול של הפקולטות, מדענים ויזמי רכש.

במסגרת הפרויקט הוטמע מנגנון ניהול תהליכים, במטרה להפוך את תהליך הטיפול בחשבוניות ספקים בארגון לדיגיטלי וממוכן. מנגנון זה משמש לתיוק ואחסון חשבוניות ומידע במסגרת מערכת ה-ERP, והוא משרת כ-200 משתמשים.

מטרות הפרויקט היו ייעול תהליך אישור החשבוניות לתשלום, חסכון בנייר וחסכון בזמן באיתור חשבוניות וקליטתן. מערכת הארכיב וניהול התהליכים פותחה על מנת לייעל את תהליך הקליטה והאישור של חשבוניות ספקים ש-"נדדו" בין גורמים מאשרים שונים בארגון, שאישרו אותן עד אז באופן ידני. כל חשבונית צולמה ותויקה כמה פעמים על ידי הגורמים המאשרים השונים – תהליך שגרר הוצאות גדולות של זמן על תיוק כל חשבונית ואיתורה, כמו גם בזבוז אדיר של נייר. במערכת החדשה מבוצע תהליך הניתוב באמצעות טבלאות החלטה חכמות לכל הישויות הרלוונטיות, המסמך נשמר בארכיב ומקושר באופן אוטומטי לכלל הישויות הקשורות לכל חשבונית.

כמו כן שולב במערכת מנגנון זיהוי וחתימה דיגיטלית, על מנת לזהות בצורה חד-חד ערכית כל עובד. כל מסמך נחתם על ידי שתי חתימות דיגיטליות מאושרות, בהתאם לתקנה המתגבשת בנושא, מה שיאפשר בעתיד הקרוב את השמדת המסמך ואת הצורך בתיוקו. כחלק מהפרויקט רכש מכון ויצמן סורקים מהירים.

במכון מתכננים להרחיב את הפרויקט ולפתח מערכות שינהלו את כלל מסמכי הארגון, בהם הזמנות, תעודות משלוח, הסכמים וערבויות.

לדברי יובל לזרוב, ראש אגף הכספים של מכון ויצמן, "מדובר בשדרוג טכנולוגי ומנהלי, שמעביר מסר חינוכי חשוב גם בתחום השמירה על הסביבה. תהליך עבודה מרכזי, שבעבר נמשך שבועות, אורך במערכת החדשה שעות ספורות. מעבר לחסכון של שעות עבודה רבות, נחסכות גם עלויות האחסון והניהול של ארכיבים פיזיים. המערכת החדשה אף מאפשרת לעקוב אחרי כל פעולה בזמן אמיתי. הספקים יכולים לראות בעצמם, בפורטל, את שלבי ההתקדמות בביצוע התשלומים. מנגנון ההזדהות והחתימה הדיגיטלית משדרגים את יכולות הבקרה שלנו ומסייעים במניעת כפילויות וטעויות. בנוסף לכל אלה, המערכת החדשה מייתרת את הצורך ביותר ממיליון מסמכי נייר בשנה – דבר שיחסוך כסף, אבל לא פחות חשוב יקדם אותנו עוד צעד להגשמת החזון של קמפוס ירוק".

מנחם ניסנבוים, מנהל חטיבת המערכות העסקיות במטריקס, אמר ש-"מכון ויצמן בחר להשקיע בפרויקט ירוק שמשיג חסכון עצום בנייר, כמו גם בייעול ומניעת טעויות. הארגון יכול לבצע תהליכים, לעקוב אחריהם ולאתר מסמכים בקלות ובמהירות. כל משתמש יכול לדעת בכל שלב באיזה שלב נמצא אישור המסמך".