יוני גרינשפון, אמן: "תקשורת כתובה הרבה יותר יעילה לארגון מקול סנטרים"

"תקשורת כתובה הרבה יותר יעילה לארגונים מקול סנטרים. היא מפשטת את האינטגרציה עם הגורמים השונים בתוך הארגון, עושה אותה נוחה ומהירה מאוד. כמו כן, היא דו-כיוונית – מסמך דיגיטלי מאפשר ללקוח לבצע פעולות ישירות באמצעות המערכת ולא דרך נציג שירות", כך אמר יוני גרינשפון, מנהל פעילות FormIT בקבוצת אמן.

גרינשפון דיבר בכנס Flexible Output Management, שערכה הקבוצה אתמול (ד') באולם האירועים סטוקו בהדר יוסף בתל אביב, בהפקת אנשים ומחשבים. הכנס עסק בניהול הפלט הארגוני והשתתפו בו אנשי מקצוע רבים מהתחום.

לדבריו, "מדובר בתחום מאוד דינמי, משתנה במהירות. הרגולציה והטכנולוגיה מביאות ליותר אפשרויות בתחום ההפצה. השיווק והשירות מבקשים מה-IT פתרונות יותר יעילים וחכמים מפתרונות שהיו לפני שנה".

הוא ציין כי "יש שלושה מרכיבים במחזור החיים של המסמך: היצירה – תהליך לא טריוויאלי, ארכוב וניהול – בתוך הארגון וכלפי חוץ, כשיש צורך לוודא שהמסמכים יוכלו לשרת את הארגון ולתת לו ערך מקסימלי, ו-Send it – אחראי על ההפצה". גרינשפון אמר כי המוצר של אמן לתחום, FormIT, כולל את כל שלושת השלבים הללו.

"FormIT מאפשר לבנות עשרות ומאות אלפי מסמכים מכל הסוגים, על פלטפורמה אחת, כפי שארגונים רוצים כיום", הוסיף. הוא אמר כי "חלק חשוב בהצלחה של המוצר הוא האינטגרציה, שמבוססת על כלי אינפורמטיקה (Informatica). זה הופך פרויקט מסובך, שדורש התחברות להרבה מערכות, ליותר קל".

מודול הארכוב שמוטמע במוצר הוא בעל שני מאפיינים מאוד חזקים, אמר גרינשפון: "הוא מביא לכך שארגון יכול לשמור הרבה יותר נתונים. בארכיונים אחרים שומרים בין 10% ל-15% מכך. כמו כן, המסמכים הם רב שכבתיים: יש אפשרות לבנות שכבה, נוספת שנותנת אינפורמציות נוספות".

"נושא ההפצה נמצא בתחילת הדרך והולך ומתגבש, והוא ישתנה פעמים רבות עם השנים", הוסיף. "מודול Send it שלנו מנהל את ההפצה. אנחנו מקבלים מסר שצריך להעביר ללקוח, מגדירים את מסלולי ההפצה ובאיזה ערוץ רוצים לשלוח – אי-מיילים, פקסים, מסרונים, הודעות MMS או רשתות חברתיות. אם מסר לא יכול לעבור באמצעי אחד, ניתן לגרום לכך שההפצה תתבצע באמצעי אחר. בנוסף, המודול מאפשר לזהות אם מישהו ששלחתי אליו אי-מייל פתח אותו, לחץ על לינק או פתח את המסמך. ניתן להגדיר באמצעותו שאם אי-מייל לא נפתח במשך שבועיים, יישלח SMS לאותו אדם שיתזכר אותו שמחכה לו בתיבה הודעה מאיתנו. יש דו"חות שמראים כמה מסמכים נשלחו וכמה נכשלו, קיימת היסטוריה של שליחה ללקוח".

גרינשפון אמר כי המסמך של החברה הוא אינטראקטיבי, מעין מיני אפליקציה, ואפשר לעשות פעולות ממנו בחזרה לארגון. כמו כן, אמר, "עם FormIT, המסמכים הרבה יותר קריאים ויש בהם הרבה יותר נתונים". הוא הוסיף כי "המידע מגיע למערכת גם מבסיסי נתונים שה-CRM לא מגיע אליהם. המערכת יודעת להשלים נתונים, להציג אותם גרפית ולקבל מהלקוח בקשות או דרישות".

לדברי גרינשפון, "כל הגורמים מרוויחים: אנשי השיווק מקבלים מה-IT שירות הרבה יותר טוב, נפתח להם ערוץ תקשורת נוסף שדרכו הם יכולים לקדם מכירות; מבחינת ה-IT, הפלט הארגוני הופך להיות הרבה יותר נוח; הלקוח מרוויח יותר גמישות ונינוחות; ואיכות הסביבה מרוויחה מהעובדה שהמסמכים דיגיטליים ולא על גבי נייר".