המבקר: ליקויים בארכיון המדינה והרשויות המקומיות בארכוב חומרים דיגיטליים

בתפקוד ארכיון המדינה והרשויות המקומיות בכל הנוגע לטיפול ברשומות דיגיטליות וניהולן מלא בליקויים – כך עולה מדו"ח מבקר המדינה, השופט (בדימוס) יוסף שפירא, שפורסם אתמול (ב') ועוסק ברשויות המקומיות.

"רשויות מקומיות מפעילות בתחומן ארכיונים שונים, והם משמשים כלי ניהולי שיכול לשמש את הדרגים השונים ברשות, וכן כלי תיעודי, מחקרי וחינוכי המנציח עבור הדורות הבאים את הנרטיב ההיסטורי של היישוב, את מורשתו המקומית ואת האירועים ההיסטוריים שחלו בו", נכתב בדו"ח. "הנגשת המידע שבארכיונים לציבור נועדה כדי לאפשר לאזרחים להכיר את הנעשה ברשויות ולממש את זכויותיהם האישיות והאזרחיות".

בשנות ה-80' של המאה -20, נכתב, "החל מעבר הדרגתי משימוש ברשומות נייר לרשומות אלקטרוניות. הצטבר חומר דיגיטלי רב נוסף על החומר שנשמר על נייר, דבר המחייב כל ארכיון להתמודד עם אחסון חומרים ועם האפשרות לאחזרם".

על פי המבקר, "ארכיון המדינה הוא הארכיון ההיסטורי של מדינת ישראל. הוא הגורם האחראי לתחום בחוק, והוא בעל סמכות לפקח על הרשויות המקומיות ולהדריכן בכל הקשור לניהול רשומות ולטיפול בחומר ארכיוני".

מבקר המדינה בדק כיצד ממלא ארכיון המדינה את תפקידיו הנוגעים לרשויות המקומיות וכיצד מטפלות הרשויות המקומיות ברשומות אלקטרוניות ורשומות נייר. הביקורת בוצעה בעיריות האלה: אור יהודה, נס ציונה, רמת גן, טירה וקריית מלאכי, לצד בדיקות השלמה שנעשו במשרד הפנים.

על פי ממצאי המבקר, "ארכיון המדינה העביר באופן חד צדדי לרשויות המקומיות את האחריות לניהול הרשומות שלהן ללא הסדרה בחוק. הדבר חמור במיוחד נוכח העובדה שמשרד מבקר המדינה העיר לארכיון המדינה על אופן טיפולו בעניין זה כבר בשנת 1998".

עוד ציין המבקר כי "ארכיון המדינה לא הקים יחידת פיקוח לטיפול בפיקוח על הרשויות המקומיות. רק ב-2009 החל ארכיון המדינה לספק לרשויות המקומיות הנחיות בנושא הטיפול ברשומות האלקטרוניות, אף שהרשויות נזקקו להנחיות אלה כבר מתחילת עידן המחשב. חמורה במיוחד העובדה שהארכיון לא קיים ברשויות המקומיות פיקוח על ניהול הרשומות האלקטרוניות, שלא בהתאם לאחריותו על פי חוק".

"העיריות לא פרסמו נהלים פנימיים לניהול רשומותיהן האלקטרוניות", קובע המבקר.

ניהול רשומות אלקטרוניות על ידי רשויות מקומיות

"לפני 2009 ארכיון המדינה לא הנחה את הרשויות המקומיות כיצד לטפל ברשומות אלקטרוניות, אף שהן שמרו את החומר הדיגיטלי אצלן ולא הפקידו אותו בארכיון המדינה", קובע המבקר, "רק בשנת 2009 הכריז ארכיון המדינה על פרויקט 'אבן פינה', שישמש כמסגרת הכוללת לפעילות הניהול האלקטרוני של רשומות". לפי הדו"ח, "ההודעה כי עליהן לפעול בהתאם להנחיות 'אבן פינה' לא הופצה בקרב כלל הרשויות המקומיות, חלק מהן לא היו ערות לחובה זו ולא פעלו בהתאם להנחיות. יתירה מזו, לא נכללו כל הנחיות בנוגע לשמירה לצמיתות של רשומות אלקטרוניות, ועקב כך, הרשויות המקומיות לא נערכו לשמירת החומר שאמור להישמר לצמיתות וספק אם ניתן כיום לאחזר ולשמור לצמיתות את כל הרשומות האלקטרוניות מהעשורים הקודמים שנועדו לשמירה לצמיתות".

על פי המבקר, "ניהול רשומות דואר אלקטרוני ברשויות המקומיות מתבצע בניגוד להנחיות… הטיפול ברשומות אלקטרוניות שנשמרו נעשה באמצעות התקני חומרה שהוצאו משימוש".

המבקר קובע כי "ארכיון המדינה לא נערך לטיפול בביעור רשומות אלקטרוניות של רשויות מקומיות, בכך שלא הדריך את הרשויות כיצד לפעול בנושא זה ולא הסב את תשומת לבן לצורך לקבל ממנו אישור מראש לביעור בהתאם לתקנות הביעור… יש חשש שעובדי העיריות מחקו רשומות אלקטרוניות שייתכן שהיה צורך לשמרן, וזאת מאחר שהסמכות להחליט אם למחוק רשומות אלקטרוניות נתונה בידי כל עובד ועובד בעירייה".

"על הרשויות המקומיות לתקן את הליקויים שהועלו ולשפר בהקדם את טיפולן ברשומות האלקטרוניות וברשומות הנייר ובחומר ארכיוני שבאחריותן", מסכם המבקר, "עליהן לפעול לאורם של חוקים, תקנות, נהלים והנחיות שנקבעו בנושא זה, על מנת להשיג את המטרות של ניהול רשומות וחומר ארכיוני, על מנת שחומר דיגיטלי הראוי לשמירה – יישמר כיאות ועל מנת שהידע והזיכרון הארגוני ינוהלו ויישמרו. עקב ליקויים בטיפול ארכיון המדינה ובהיערכותו בכל הנוגע לניהול רשומות אלקטרוניות על ידי הרשויות המקומיות, עולה חשש לאבדנן של רשומות בשל כשלים של הרשויות המקומיות בשמירת הרשומות ובתחזוקתן לטווח ארוך.