אשר גליקמן, MPL: "ארגונים לא יודעים להעריך את כמות המידע שיש בהם"

"ארגונים חושבים קדימה לגבי כמויות המידע שלהם אבל הם לא יודעים להעריך אותן בצורה מדויקת. מדובר בתהליך דינמי. על ארגונים להבין מהי כמות המידע שהם מסוגלים להוסיף ולהכין את עצמם בהתאם לזה", כך אמר אשר גליקמן, מנכ"ל MPL.

גליקמן דיבר בכנס ניהול ידע וניהול מסמכים, אותו הנחה ביחד עם אבנר פרנק, כתב אנשים ומחשבים. הכנס, שהופק על ידי אנשים ומחשבים, התקיים הבוקר (ב') במרכז הכנסים אווניו בקריית שדה התעופה, בהשתתפות מאות מומחים ואנשי מקצוע בתחום.

לדברי גליקמן, הבנת כמות המידע וניתוחו הם בין המגמות המרכזיות בעולם זה בימים אלה. מגמה נוספת היא הענן: "אנשים וארגונים מצפים שהמידע שלהם יהיה בענן, כדי לקבלן נגישות אליו מכל מקום ובכל זמן", אמר.

בין המגמות הנוספות הוא מנה "מדיה חברתית ופורטלים בתוך הארגון, דרכם ניתן להיכנס למידע הארגוני; מובייל – מניעת איבוד מידע שנמצא במכשירים הסלולריים, אם הם אובדים או נגנבים, והגדילה של מידות הטלפונים, שמאפשרת לראות מסמכים בקלות רבה יותר; תהליכי עבודה וניהול פרויקטים – מסמכים ומידע הם חלק מהתהליכים התפעוליים. ארגונים מחפשים מערכות תפעוליות שמתממשקות לכל התהליכים העסקיים, עם תשתית אחת בלבד ולא מודול לכל אחד בנפרד".

מהם האתגרים בתחום?

לאחר מכן מנה גליקמן את האתגרים בתחום: "בתחילת הדרך דיברו על הדרך בה המערכות יארכבו את המידע. כיום מדברים על הניתוח שלו, איך מבינים את התוכן שנמצא בו".

הוא ציין כי "אתגר נוסף הוא ה-Big Data – איך מתמודדים עם מחט בערימת שחת, עם הכמויות האדירות של המידע?"

"ארגונים מתמודדים גם עם ניהול סיכונים – מניעה ככל הניתן של חשיפה למידע מצד גורמים חיצוניים ובעיקר פנימיים. 95% מהפריצות למידע נעשות מתוך הארגון. ניהול התוכן הארגוני צריך להיות מסודר בנהלים. אתגר נוסף בהקשר זה הוא איך מונעים מגורמים בתוך הארגון למחוק, לשנות או לעוות תוכן", ציין.

האתגר האחרון עליו דיבר גליקמן הוא ארכוב. "פעם, אנשים שהשתמשו במערכות לא כל כך התייחסו לארכוב. כיום הרבה שיטות עבודה משלבות את ההיסטוריה בתוך המערכות".

לסיכום אמר גליקמן כי "יש ארגונים שחושבים שהם יכולים לנהל את הידע שלהם בכלים חינמיים ניתן לנהל ידע בארגון. זה נכון עד לנקודה מסוימת, משום שמערכות חינמיות נותנות טעימה, אבל לא מעבר לכך. ניהול ידע הוא משהו שצריך להתייחס אליו ברצינות, כאל דבר שתורם וחוסך עלויות לחברה".