"ניירת מסבכת ומייקרת תהליכים; הפתרון – מעבר למסמכים דיגיטליים"

"עם כל הכבוד לניהול ידע, עד שארגונים לא יעברו לארגון של המידע בצורה אלקטרונית, הדיבורים עליו מוקדמים מדי. המדפסת והנייר הם עדיין הרכיבים המרכזיים, ויש לשנות את זה. ניירת מסבכת ומייקרת תהליכים. הפתרון הוא מעבר למסמכים דיגיטליים", כך אמר זאב שטח, מנכ"ל קומדע.

שטח דיבר בכנס ניהול מסמכים וניהול ידע של אנשים ומחשבים, שנערך הבוקר (ב') במרכז הכנסים אווניו בקריית שדה התעופה. השתתפו בכנס מאות מקצוענים בתחום והנחו אותו אשר גליקמן, מנכ"ל MPL, ואבנר פרנק, כתב אנשים ומחשבים.

לדברי שטח, "ארגונים צריכים להצטרף למהפכת הפסקת השימוש בנייר. זה בזבזני ואפשרי מבחינה חקיקתית. כך, למשל, החוק מאפשר לסרוק מסמכים ולא מחייב לשמור את הניירת שבע שנים, כמו שהיה בעבר".

הוא אמר כי שיעור סריקת המסמכים בארגונים אמנם הולך ועולה, אולם הניירת היא עדיין זו ששולטת בכיפה – וצריך לשנות זאת.

בהמשך דיבר שטח על קומדע ועל החברות הבנות שלה. הוא ציין כי החברה האם "פועלת מזה 30 שנים ומרבית הלקוחות הגדולים בארץ עובדים איתה. היא עוסקת רבות בנושאים של אבטחת מידע, הזדהות חזקה, ביומטריה והצפנות".

"לפני 15 שנים הקמנו את קומסיין, שהיא חברה בת, והתלמיד עלה על רבו – קומסיין ידועה כיום יותר מקומדע", אמר שטח. "היא מנפיקה חתימות אלקטרוניות באישור של הממשלה ולמנהלים בארגונים. יש לחתימות שלה גם מעמד ראייתי בבית המשפט".

שתי חברות נוספות אותן הוא ציין הן קומסיין טראסט, ששולחת ללקוחות שרוצים בכך חשבונות אלקטרוניים של חברת החשמל, בזק וחברות נוספות, עם חותמת של החברה; וקומסיין אירופה, גורם מאשר באישור משרד המדע הבריטי, שמנפיקה חתימות דיגיטליות לארגונים שונים ביבשת.

"מהפכת הארגון ללא נייר תלך ותצבור תאוצה"

שטח מנה כמה מפתרונות החברה, בהם Signer 1 – "מערכת שיודעת לקבל מה-ERP מסמכים בכל מיני פורמטים, לחתום אותם ולשלוח למייל של הנמען. דרושה הסכמת הנמען לקבל בפורמט אלקטרוני".

הוא ציין כי הפתרון מוצע גם במובייל או בטאבלטים, באנדרואיד (Android) או ב-IOS, וכן על דיסק און קי שיש עליו גם את התוכנה וגם את החתימה.

נושא נוסף אליו התייחס שטח הוא הענן. "מהרבה ארגונים אומרים לנו שאין להם זמן ויכולת לעשות את הדברים אצלם והם מבקשים לעשות זאת בענן שלנו".

בהמשך מנה שטח כמה פרויקטים אותם ביצעו החברות בקבוצת קומדע בשנים האחרונות. לדבריו, הפרויקט הגדול ביותר ביניהם מאפשר לעסקים עם מחזור של יותר מ-1.5 מיליון שקלים לנהל את ענייניהם עם רשויות המס באמצעים דיגיטליים. פרויקט נוסף מאפשר ללקוח לקבל טפסים שונים חתומים אלקטרונית מקופות חולים, במקום לגשת ולקבל אותם בסניף. כמו כן, עורכי דין יכולים כיום לשלוח מסמכים בצורה אלקטרונית לבית המשפט בשעות מאוחרות יותר. "אם פעם היה ניתן לעשות זאת עד שעות הצהרים, כיום, בזכות פרויקט זה, הדבר אפשרי עד 20:00", אמר.

לסיכום ציין שטח כי "מגמת הארגון ללא נייר תלך ותצבור תאוצה".