גיל בכר, הרץ: "פרויקט ניהול ידע ומסמכים הוא אסטרטגי ומחייב גב מהמנכ"ל"

"עשינו פרויקט מעט יומרני: לקחת את סניפי ההשכרה שלנו, שמייצרים כמויות אדירות של נייר, ולבטל את הצורך בניירות. מיקמנו טאבלטים עם מסמכים דיגטליים, כך שהלקוח רואה את המסמך וחותם עם האצבע. זה פרויקט שכולם נהנים ומרוויחים ממנו – הלקוח, הספק ואנחנו – וזה הצליח מאוד ואנחנו כבר בשלב הבא". כך אמר גיל בכר, מנהל מערכות מידע בהרץ (HERTZ).

בכר אמר את הדברים בפאנל במסגרת כנס KMDM 2015 – הוועידה השנתית לחדשנות ועסקים בתחום ניהול מסמכים בארגון וניהול ידע. בכנס, שהתקיים במרכז הכנסים אווניו שבקריית שדה התעופה בהפקת אנשים ומחשבים, נכחו יותר מ-150 אנשי מקצוע, מומחים וספקי פתרונות.

בכר סיפר על הפרויקט ואמר כי "אחרי חתימת הלקוח, המסמך נשמר בניהול המסמכים שלנו וזה מבטל צורך עצום אצלנו בתהליכים של בדיקת מסמכים, צילום, הדבקה של הצילום, צירוף המסמכים, שוב סריקה, ושמירה. זה מקצר בצורה דרמטית. לקוחות שדיברנו איתם, ועשינו בדיקה בעניין הזה, מאוד מרוצים ונהנים מזה שהטכנולוגיה הופכת להיות קדמת הדלפק, ולא ניירת ומסמכים שצריך לעבור עליהם".

לדבריו, במהלך הפרויקט, "הבנו שכולם הולכים ליהנות ממנו. למה לקוח צריך להחזיק ביד חמישה צילומים ומסמכים כשהוא נוחת בנתב"ג עם התיקים? היה ברור לנו שהפרויקט הזה יהיה מוצלח".

"לבער את כל הנייר זה משהו אדיר"

בה בעת, הוא מדגיש כי כולם צריכים להירתם להצלחת הפרויקט. "מנכ"ל החברה ומטה חייבים לתת גב לביצוע הפרויקט, כי זה פרויקט אסטרטגי – לבער את כל הנייר זה משהו אדיר, שלא נדבר על הערך המוסף וניהול כל הידע".

לגבי תוכנית החברה לעתיד, אמר בכר כי "אצלנו בשנה הבאה מתכננים להעמיק את עולם הידע. חלק גדול יושב בצורה של תושב"ע – אנחנו עושים מאמץ גדול מאוד שזה יהווה מנוף לחיזוק ושיפור מערכות ה-CRM. בחודשים הקרובים נעלה עם אפלקיציות למובייל – הן בתחום השירות ללקוח והן בתחום ההשכרה וכיוצא בזאת. ידע, ידע, ידע – זה הכוח של הארגון, ועל זה נשים את הדגש השנה".

מיכל מושקובסקי, ראש צוות תוכנה בעיריית בת ים. צילום: ניב קנטור

משתתפת נוספת בפאנל היתה מיכל מושקובסקי, ראש צוות תוכנה בעיריית בת ים. "במחלקת המחשוב של העירייה אנחנו נותנים מענה ל-55 אלף בתי אב, שהם 160 אלף תושבים. אנחנו נותנים מענה לכל מה שהעירייה צריכה. יש לנו מערכת מחשוב עצמאית, בניגוד ליתר העיריות בארץ, לכן אנחנו נדרשים לתת מענה מיידי ולכל דבר".

לדבריה, העבודה במחלקה דורשת המצאת נייר רבה. "כל תושב היה מייצר פעם נייר רב – מסמכים לגבי בקשה להעברה, שינוי מספר נפשות בדירה, חשבונות וכו'. הגיע הזמן להפסיק עם מסמכים וקלסרים ולרוץ לארכיון, כי אין מקום בחדרים".

העובדים חששו

מושקובסקי אומרת כי לפרויקט היו חבלי לידה. "העובדים חששו, היה חשוב להם ללכת למדף ולמצוא מסמכים פיזית. קשה היה לבוא לארגון ולהגיד להפסיק לסרוק ולתייק. אמרנו להם בהתחלה, תשמרו את הניירות בארגזים, כי הם פחדו, אז היה תהליך מקביל. כשהם ראו שהשד לא נורא, הם הפסיקו להכניס את החומר לארגזים. הדרגתיות זה חשוב – חדר-חדר, לא מעבר לזה. יש המון שאלות, אבל צריך סבלנות. ברגע שהחליטו שזה חשוב ונחוץ, כולם נרתמו לעניין".

בסופו של דבר, היא אומרת, כולם הרוויחו. "לאט לאט, עם סבלנות זה עבד. כיום הכול נסרק לפי המפתוח. לקחנו את הפרויקט למחלקות נוספות והשתמשנו במודלים נוספים של המוצר. התוצאה היא יעילות".

דן בלוך, מנכ"ל דיגי-דוק. צילום: ניב קנטור

דן בלוך, מנכ"ל דיגי-דוק, סיפר כי חברתו "מתמחה זה 14 שנה בתהליכי ניהול מסמכים. אנחנו מצטרפים ללקוח בשלב מיפוי הדרישות והצרכים, עובדים על כמה פלטפרומות ומלווים אותו עד שלב ההטמעה – ואם צריך, גם בתפעול השוטף".

בלוך סיפר על אחד הפרויקטים שניהלה החברה. "במסגרת זו עשינו פרויקט בשירביט. הקמנו חדר סריקה צמוד לחדר הדואר, מתוך כוונה שמסמכים לא יגיעו לארגון. נקרא לזה להיות הש"ג של הארגון. בסופו של דבר, קיצרנו את משך זמן הטיפול בתביעה ב-40% עבור כל לקוח".

סוד ההצלחה, אמר בלוך, הוא החומר האנושי – ופחות המוצר. "לב לבה של הצלחה זה מנהל הפרויקט והצוות שמלווה אותו, ופחות יכולות המוצר. לא פעם אנחנו נופלים על כוח אדם, שם מאוד צריך להקפיד. המיישמים של הארגון – לא פעם באים אנשים פחות מקצועיים וצריך להקפיד, כי זו כמעט חתונה קתולית".