שמעון כהן, אינטנטיה: "הבסיס למערכת IT אסטרטגית טובה – המידע עצמו"

"הבסיס למערכת מידע אסטרטגית טובה, הוא לא אחר מאשר המידע עצמו. בארגון בו ישיבות הנהלה מתנהלות תוך ויכוח מתמיד על 'מהם הנתונים', כשקיים ויכוח בין גורמים שונים מהם הנתונים האמיתיים, קיימת בעיה אסטרטגית. ארגון לא יכול לקבל החלטות איכותיות אם אין הסכמה לגבי נכונות המידע". כך אמר שמעון כהן, סמנכ"ל פיתוח עסקי ולקוחות אסטרטגיים, אינטנטיה.

בראיון לאנשים ומחשבים אמר כהן כי "יישומים חדשניים ומעניינים עולים למודעות הציבורית והמקצועית, אבל לא כל מגמה חדשה בתחום הטכנולוגיה משפרת את הדרך שבה ארגון עושה עסקים. קיים הבדל משמעותי בין מערכות מידע אסטרטגיות בארגון, המכוונות וממוקדות ביצירת ערך עסקי – לבין מערכות טקטיות אחרות".

"ארגונים צריכים להשקיע במערכות שיחזקו את ליבת העסקים שלהם", אמר כהן. "מערכות אלו מתוכננות לספק לארגון יתרון תחרותי ויכולת לעמוד ביעדים העסקיים ארוכי הטווח, הכוללים גידול במחזור וברווח, השגת נתח שוק גדול יותר והקטנת הוצאות התפעול והייצור".

"יש חשיבות רבה לקביעה 'מהו המידע': לדוגמה, המידע לפיו מנהל הייצור מתכנן את תהליך הייצור, חייב להיות אותו מידע בדיוק לפיו מנהל המכירות מתכנן את מכירות החברה", ציין כהן. "אותו מידע בדיוק חייב להיות לנגד עיניו של מנהל הרכש, אשר רוכש את חומרי הגלם וכמובן מנהל המחסן, אשר אמור לאחסן את חומרי הגלם והתוצרת הגמורה".

"מערכת מידע אסטרטגית מספקת למנהלים בארגון מידע  מלא, מדויק, ברור, שקוף, אחיד וזמין לבעלי העניין השונים. היא עושה זאת באופן שניתן לאנליזה, להסקת מסקנות ולנקיטת פעילות המשך".

הקץ לשימוש ב-Excel

כאשר אין מערכת מידע אסטרטגית, או כאשר יש רק מערכות טקטיות בארגון, הסביר כהן, "תקלות רבות עלולות להתרחש. דוגמה טובה לכך היא מערכת לתכנון הייצור בחברות תעשייתיות. זה אולי מפתיע, אבל יש לא מעט ארגוני תעשייה שמשתמשים עדיין ב-Excel כדי לתכנן את תהליך הייצור, שהוא ליבו של ארגון יצרני".

"אם ארגון תעשייתי עוסק בנושא אסטרטגי מעין זה באמצעות מערכת טקטית – אנחנו עלולים לראות עודפי מלאי, תהליכי ייצור ארוכים מהנדרש, עודף בעובדי ייצור ועוד הוצאות מיותרות. כלי תכנון ייצור מתקדמים מאפשרים ייצור מהיר ויעיל יותר, מונעים עודפי מלאי, מצמצמים פחת ומבטיחים אספקת מלאי מדויקת ובזמן לנקודות המכירה ולצרכן".

"ישנן מערכות מידע אסטרטגיות רבות. לטעמי, מערכת ה-ERP היא החשובה ביותר", הסביר כהן. "מערכת זו מחברת מידע מעולמות שונים בארגון – כספים, ייצור, מכירות, תחזוקה, הפצה ועוד – ומספקת ערך מוסף".

מאתגרים את הלקוח

"יתרה מכך, כיום, בעידן האינטרנט של הדברים, ניתן להשיג יתרון גדול מאוד על ידי אינטגרציה של מערכת ה-ERP עם מערכות אחרות בארגון. ניתן לאסוף מידע טקטי ולהביא אותו היישר לשולחנו של המנכ"ל בצורה חכמה, שתאפשר לו להצליב מידע ולקבל החלטות שיביאו לשינוי משמעותי במדדים עסקיים".

הוא הוסיף כי "כשמדובר במערכת אסטרטגית, יש חשיבות רבה גם לשותף העסקי, שיכול לעזור לארגון למצות את הפוטנציאל המירבי מהמערכת. רמת האמון בין ספק המערכת לבין הארגון צריכה להיות מאד גבוהה".

"בפרויקטים שאנחנו מבצעים, אנחנו לא רק לומדים את הלקוח ואת הצרכים הייחודיים שלו, אלא באים ומספרים ללקוח על מדדים חדשים שלא הכיר. אנחנו לא 'מרשים' ללקוח להישאר שבוי בתוך הקונספציות והתהליכים שהוא רגיל אליהם, אלא מאתגרים אותו".

"כאשר אנו מטמיעים פתרון ERP אצל הלקוח, אנו מייצרים מסמך המתאר איך יראו התהליכים העסקיים החדשים אצל הלקוח, וזהו בתמצית ההליך האסטרטגי שעברה מערכת ה-ERP. אנו לא מעתיקים את המצב הקיים ומפתחים מערכת, אלא מביאים ניסיון וידע מקצועי שנצבר מלקוחות דומים בארץ ובעולם".

גורם המפתח בפרויקט – המנמ"ר

"מעמדם של המנמ"רים התחזק מאד בשנים האחרונות", סיכם כהן. "הם משמשים כחברי הנהלה, המשתתפים בהתוויית הדרך האסטרטגית של הארגון. אין ספק כי תחום המחשוב הפך להיות אסטרטגי אצל לקוחות רבים. הוא המאפשר את רצפת המסחר של הבנק, למשל, או יצירת ערוצי מכירות חדשים אל הלקוח. קשה לדמיין ארגון תעשייה ללא מחשוב אשר מצליח לפרוץ את הגבולות שלו עצמו".