"הענן והמובייל ימשיכו להיות גורמי מפתח בעולם ניהול הידע והמסמכים"

"גם השנה וב-2017 מגמות הענן והמובייל ימשיכו להיות מרכזיות בתחום ניהול המסמכים והידע", כך אמר אשר גליקמן, מנהל שיווק ותחום ניהול מסמכים וידע, מטרופולינט מבית מילגם.

גליקמן דיבר ברב-שיח שנערך בנושא ניהול ידע וניהול מסמכים. רב-השיח נערך בבית אנשים ומחשבים, לקראת כנס שיתקיים בנושא. הכנס, KMDM2016, ייערך ביום ה' ה-24 לנובמבר, באולם אירועים LAGO בראשון לציון. את רב-השיח הנחה יהודה קונפורטס, עורך ראשי של הקבוצה.

לדבריו, "מגמה נוספת הצומחת מהדוקטרינה, היא שילוב המידע וידע בתוך תהליכים עסקיים. נושא מרכזי נוסף שיידון בכנס הוא השיתופיות (Collaboration), הן בהקשרים הפנים-ארגוניים והן בהתמודדות מול הרשתות החברתיות, העוסקות – בין היתר – גם באלמנטים עסקיים".

לדברי גליקמן, "העידן כיום מתאפיין בהיצף מידע, מגמה אשר מאפיינת גם את העולם הארגוני, המוצף במסמכים. האתגר הוא איך נכנסים לתהליך המביא את הארגונים לחשוב על פתרונות ניהול מידע. בעולם יש מגמה לבניית תקן לתחום, לטובת קידומו".

נגישות מכל מקום ובכל זמן

"ארגונים חושבים קדימה לגבי כמויות המידע שלהם, אבל הם לא יודעים להעריך אותן בצורה מדויקת. מדובר בתהליך דינאמי. על ארגונים להבין מהי כמות המידע שהם מסוגלים להוסיף ולהכין את עצמם בהתאם לכך", אמר גליקמן.

לדבריו, הבנת כמות המידע וניתוחו הם בין המגמות המרכזיות בעולם זה בימים אלה. מגמה נוספת היא הענן. "אנשים וארגונים מצפים שהמידע שלהם יהיה בענן, כדי לקבל נגישות אליו מכל מקום ובכל זמן".

בין המגמות הנוספות, הוא מנה "מדיה חברתית ופורטלים בתוך הארגון, דרכם ניתן להיכנס למידע הארגוני; מובייל – מניעת איבוד מידע שנמצא במכשירים הסלולריים, אם הם אובדים או נגנבים, והגדילה של מידות הטלפונים, שמאפשרת לראות מסמכים בקלות רבה יותר; תהליכי עבודה וניהול פרויקטים – מסמכים ומידע הם חלק מהתהליכים התפעוליים. ארגונים מחפשים מערכות תפעוליות שמתממשקות לכל התהליכים העסקיים, עם תשתית אחת בלבד ולא מודול לכל אחד בנפרד".

האתגרים בתחום, סיכם, "הם בעוד שבתחילה דיברו על הדרך בה המערכות יארכבו את המידע – כיום מדברים על הניתוח שלו, איך מבינים את התוכן שנמצא בו. אתגר נוסף הוא ה-Big Data – איך מתמודדים עם מחט בערימת שחת, עם הכמויות האדירות של המידע".

"ארגונים מתמודדים גם עם ניהול סיכונים – מניעה ככל הניתן של חשיפה למידע מצד גורמים חיצוניים ובעיקר פנימיים. האתגר האחרון הוא ארכוב. פעם, אנשים שהשתמשו במערכות לא כל כך התייחסו לארכוב. כיום הרבה שיטות עבודה משלבות את ההיסטוריה בתוך המערכות".