"שקיפות היא כלי עבודה ניהולי אשר יכול לשמש גם ככלי אסטרטגי"

"שקיפות היא כלי עבודה ניהולי והיא יכולה לשמש גם ככלי עבודה אסטרטגי לכל אורך שדרת הניהול. אנחנו פועלים בין השאר בזירת השלטון המקומי שמנהל את חיי היומיום שלנו. כולנו משלמים ארנונה וכולם רוצים לדעת מה עושים עם הכסף הזה. השירות שאנחנו מקבלים תלוי בהחלטה של הרשות המקומית כיצד לקדם את התהליכים", כך אמרה יפעת זמיר, מנכ"לית עמותת שקיפות בינלאומית-ישראל.

זמיר אמרה את הדברים בכנס KMDM, שנערך לפני ימים אחדים במרכז הכנסים והאירועים LAGO בראשון לציון, והופק על ידי אנשים ומחשבים. היא הציגה כמראה בוחן לשקיפות ככלי ניהול אסטרטגי, את מצב אתרי האינטרנט של הרשויות העירוניות בישראל.

לדבריה, "אנחנו יודעים שככל שתהליכי ההחלטה יהיו יותר שקופים כך זה יתרום לאמון התושבים ברשות. ניתן לגמרי להשוות את זה לתאגידים. שקיפות היא זרועות של כלי עבודה שפועלות גם פנימה וגם החוצה", היא אמרה.

זמיר סבורה כי המעבר לעבודה בשקיפות מהווה שינוי מאתגר. "כמנהלי ידע אתם יודעים שלהנגיש מידע זו עבודה קשה, ובעיקר במקרה של רשות מקומית שבה כוח האדם לאו דווקא מתקדם".

"יש אתגרים ייחודיים שהחשוב ביניהם הוא שבמקרים מסוימים יש הרגשה ששקיפות מאיימת על הרשות וגם על אנשי מקצוע, כי יש מידע שיכול להיתפס כמאיים ורגיש. למשל לא כולם רוצים שוויון בחלוקה תקציבית של כספי תמיכה. כל מה שאתם יודעים ומכירים, כל הקשיים – קשים פי כמה ברשות מקומית" טענה זמיר.

רויטל חרמון, מנהלת מחלקת דיגיטל באגף המחשוב של משרד הבריאות. צילום: ניב קנטור

רויטל חרמון, מנהלת מחלקת דיגיטל באגף המחשוב של משרד הבריאות, התייחסה למהפך שעבר המוקד בשנים האחרונות כדי להתאים אותו לעולם הדיגיטלי המודרני. "כיום המוקד מכיל כבר 70 נציגים שמטפלים ב-800 אלף פניות בשנה. אבל בתחילת הקמת המערכת, ידענו שהתחלנו עם מספר קטן של נושאים כשאנחנו מודעים לכך שצריך להגדיל, ולכך שיש תחלופה של נציגים שדורשת זמן הכשרה מינמלי ככל האפשר, כמו גם הצורך להתמודד עם ריבוי מערכות שקשורות לכ-100 יחידות שונות".

לדברי חרמון, "כיום המצב השתנה, יש כבר קבוצות שמתמחות בסוגים שונים של תוכן רלוונטי. מעבר למערכת הידע של הנציגים, גם אתר האינטרנט מכיל מידע רב, ויש גם תיקוף ידע שמוצע על ידי גורמים שונים ביחידה, ומוצע במערכת של הנציגים כדי שיהיו מודעים אליו מיד. מה שחשוב הוא שלא יקרה מצב בו ליחידה יש מידע, ובמקביל המוקד מספק תשובות לא נכונות – ומצד שני לא לשכפל מידע כדי לא לגרום לעומס על המערכת ועל הנציגים עצמם".

יקי בר-דוד, ראש צוות CRM ומנהל פרויקטים בסוכנות היהודית. צילום: ניב קנטור

אורן לשם, מנכ"ל Docomotion, יחד עם יקי בר-דוד, ראש צוות CRM ומנהל פרויקטים בסוכנות היהודית, עלו לבמה כדי לספר על התאמת הפתרון בסוכנות, עם נציגויות בכ-80 מדינות ועם 3,500 משתמשי קצה.

לדברי לשם, "הפתרון שלנו מטרתו לעמוד באופן לוקאלי בכל הרגולוציות – בכל מדינה שאנחנו פועלים. כל מדינה וחוקיה ומסמכיה וזאת במקביל למיכון מלא בהתאם לצרכים הפנימיים שלנו ועם התאמה מלאה ל-Salesforce, דבר שהיה מאוד חשוב לנו".

"אנחנו הכנו מערכת טפסים שמשתנה מאירוע לאירוע באופן דיגיטלי, ומדובר בעשרות אלפי אנשים שצריכים למלא טפסים שכולם מוטמעים באופן דיגיטלי במערכת ה-CRM שלנו, כשהמילוי בשיטה הדיגיטלית מקצר תהליכים עד מאוד", סיפר לשם.

עו"ד ישראל פישר, מנהל מקצועי במשרד פישר בכר חן וול אוריון ושות'. צילום: יח"צ

עוד דיבר בכנס עו"ד ישראל פישר, מנהל מקצועי במשרד פישר בכר חן וול אוריון ושות', אשר סיפר כי "אנחנו מייצרים מסמכים מהרבה מקורות שאין בהם שום תיאום".

לדבריו, "יש חוקים, יש פסקי דין, אנחנו לוקחים את המידע שלנו גם ממסמכים שהכנו בעבר. אותו נושא יכול להופיע בכל מגוון המסמכים הללו. ואיפה המידע הזה? בכל מיני מקומות, ויש גם ידע שנצבר בראש ויש גם ידע שנצבר אצל הקולגות שלנו ואנחנו עושים את אותה פעולה שוב ושוב ומבזבזים סתם שעות ארוכות".

"אנחנו במשרדי עורכי דין מייצרים המון מידע, ניירות שמכילים הרבה מילים ומשפטים, אז למה אנחנו בכזה בפיגור אחרי מגזרים אחרים? הסדר שאנחנו מנסים לעשות עכשיו ישפיע מאוד על ניהול הידע במשרדי עורכי הדין", הסביר.

מה מניע את ציר ההתקדמות לעבר העתיד? שאל פישר והסביר כי "קיים לחץ תמידי מצד לקוחות לקבל שירותים משפטיים בעלות נמוכה יותר, כי לקוחות לא מוכנים לקבל את השיטה הישנה בה עובדים עורכי הדין, ולכן זה הוביל גם לפיתוח טכנולוגי ענף בעולם המשפט. מידע כמפתח לידע, מתחיל לחדור גם לעולמם של עורכי הדין", הוא סיכם.