מה צריך לקחת בחשבון כשעוברים למשרד חדש?

מעבר למשרדים חדשים הוא לא עניין של מה בכך, אלא מהלך שלוקח זמן ודורש חשיבה רבה. אם עושים אותו לא נכון, עלולים להיגרם לארגון נזקים לא מעטים.

מדובר בתחום שהולך ומתפתח, ומשתנה תכופות עם ההתפתחויות הטכנולוגיות. התחום הזה, על החידושים והעקרונות הנכונים לביצוע המהלכים בו, היה נושא כנס Moving IT Offices 2017, שנערך היום (ג') באולם האירועים LAGO בראשון לציון, בהפקת אנשים ומחשבים. לאירוע הגיעו מאות אנשים מתחומים רלוונטיים, כמו גם אנשי טכנולוגיה ומחשוב מארגונים שונים, והנחה אותו גידי רחמים, יועץ טכנולוגי בכיר מבינגו טכנולוגיות מידע.

בין הדוברים בכנס היה דקל ארליך, מנהל הטכנולוגיות הראשי של Allnet, שמציעה ייעוץ לחברות בתחום מעבר המשרדים. הוא דיבר על הסיכונים הטכנולוגיים במהלכים מעין זה והשיא מספר עצות כיצד לעשות זאת נכון.

תחילה, מנה ארליך את הדברים החשובים, לדבריו, לארגונים בבואם להעביר את משרדיהם למקום חדש. "מנהלי ארגונים מודאגים מאיבוד מידע, פגיעה בחומרה ודורשים זמינות והמשכיות גם בעת המעבר. למעשה, זהו הנושא הרגיש ביותר בתהליך הזה. מנהלי החברות רוצים המשכיות טכנולוגית, שהעובדים ימשיכו לעבוד ושיתנו מענה ללקוחות גם בזמן שהשרתים כבויים ואין מרכזיה טלפונית. הטכנולוגיה מאפשרת את זה", אמר.

לבד מפגיעה בהמשכיות, הוא מנה בין הסיכונים בביצוע מעבר משרדים, ובין הדברים שארגונים לעתים עושים אותם לא טוב, בעיות תשתיות, תקלות לא צפויות ותיאום לא מוצלח בין ספקי השירות השונים.

"שני דברים חשובים בהקשר זה הם התכנון ומעבר לענן כבר מהשלבים המוקדמים, ולו מאחר שהוא נותן פתרון להמשכיות עסקית וחוסך סכומי כסף ניכרים", אמר ארליך. כן הוא ציין ש-"חשוב להתייעץ עם אנשים שיש להם ניסיון בתחום, לוודא שמתכננים קדימה עם המנהלים והעובדים, ולהבין מהו צפי הגדילה של החברה".

לדבריו, בעת מעבר משרדים "צריך לקחת בחשבון תקשורת אחודה, בהתאם לכמות המחשבים והתוספות העתידיות בארגון; כמות המדפסות, הפקסים והסורקים; קיומן של רשתות אלחוטיות – לאורחים ולאנשי הארגון; התקנת מצלמות אבטחה IP, בקרות כניסה, אינטרקום, שעון נוכחות ונקודה ישירה מהמזכירות לדלת הכניסה; ולוודא שחדרי הישיבות מצוידים ומתאימים לעידן הנוכחי".

רענן טולדו, מייסד ומנכ"ל מעברים. צילום: ניב קנטור

"לסיכום", ציין, "מהלך מעבר למשרדים חדשים צריך לכלול תשתיות, שירותי ענן, תיאום ציפיות, תזמון נכון של הספקים ביום המעבר, גיבוי כל מערכות המידע, רענון הסכמי שירות והרחבת אחריות, ולהבין שזו הזדמנות לשדרוג מערכות".

ניהול פרויקט מעבר משרדים – פנימי או חיצוני?

דובר נוסף באירוע היה רענן טולדו, מייסד ומנכ"ל מעברים, שעוסקת בניהול פרויקטים. הוא אמר כי "אחרי יותר מ-10 שנים עם ניסיון בתחום בתוך חברות, החלטתי להקים את מעברים כדי להרחיב את סל השירותים לעולם ניהול הפרויקטים ולספק חידושים בתחום, שנותנים לו ערכים מוספים".

טולדו דיבר על הכישורים הנחוצים למנהל פרויקטים, שבאים לידי ביטוי גם במעברי משרדים: ניסיון, מקצוענות, סמכות עליונה, יחסי אנוש וחסכוניות.

לדבריו, "לבעל תפקיד בארגון אין זמן לעסוק גם בניהול פרויקט מעבר למשרדים חדשים. לכן, כדאי להוציא את הפרויקטים האלה למיקור-חוץ. מנהל פרויקטים חיצוני מכיר את התחום היטב, בעל ניסיון בו ומכיר את הגורמים הרלוונטיים והטובים בשוק".

בהרצאתו ציין טולדו מספר שאלות שעולות בעת ביצוע אומדן תקציבי לפרויקט מעבר משרדים. "אחת השאלות הראשונות שעולה היא כמה עולות עבודות התאמה או בינוי למ"ר במשרדים? התשובה היא שאין תשובה אחת לזה", אמר. "שאלות ונושאים חשובים נוספים הם האם יש צורך בחדרי אוכל, שילוב האינטרנט של הדברים, חשמל, מיזוג, מטבחונים ועוד. חשוב קודם כל לתכנן ורק אחר כך לנסות לאתר נכס. התכנון הוא בסיס ההתנעה של תהליכים מסוג זה".

טולדו אמר כי בתהליך התכנון צריך לשתף את כלל המנהלים הבכירים בארגון, ראשי קבוצות ונותני שירותים רוחביים בו – מהמזכירה ועד למחסנאי, כספים, נסיעות, משאבי אנוש ועוד.

"כמו כן, יש לבצע פיקוח עליון באתר: זמינות וקבלת החלטות מהירה, תהליך אישורי חריגים, ניהול ופיקוח זמן תקציב והיקף העבודות, תיאום העבודות באתר ואישורי חשבונות. לאחר מכן מגיעים רכש, חוזים ואישורי אכלוס – טופס 4. השלב האחרון הוא מסירה ותיעוד של תיק מתקן וניהול מעבר מלא", הוסיף טולדו וציין כי מעברים מספקת את כל השירותים הללו.

בהמשך הוא העלה את השאלה האם כדאי לבצע את פרויקט המעבר באמצעות קבלן ראשי אחד או כמה קבלנים, ומנה את היתרונות והחסרונות. "ביצוע פרויקט באמצעות קבלן ראשי אחד בדרך כלל מהיר יותר מאשר בעבודה עם כמה קבלנים. כך גם לגבי השירות והאחריות, מאחר שמדובר בעבודה מול גורם אחד. בנוסף, קבלן טוב וממוצב בשוק יכול להציע מחיר טוב. לעומת זאת, היכולת שלו לספק מבחר וגמרים טובים יותר יחסית מוגבלת אל מול ללא הגבלה במספר קבלנים. כמו כן, מול מספר קבלנים יש יכולת משא ומתן גדולה יותר", ציין טולדו.

הוא המליץ לאמץ בתחום זה את חמשת הערכים של מעברים: "תעשיה – ראשי תיבות של תכנון, עדכניות וחדשנות, שקיפות, יצירתיות והכול אפשרי".