לקראת טקס הפתיחה: ה-IT שמאחורי המכביה ה-20

המכביה ה-20 תיפתח באופן רשמי מחר (ה') בטקס באצטדיון טדי בירושלים וכמדי ארבע שנים ישתתפו בה אלפי ספורטאים יהודים מרחבי העולם. מדובר במערכת גדולה ומשומנת, שמאחוריה עומד ומסייע בתפעולה הרבה מאוד IT.

תקציב ה-IT של המכביה ה-20 עומד על 2.8 מיליון שקלים. מערכת התפעול המרכזית, שתטפל בהיבטים המחשוביים המורכבים של האולימפיאדה היהודית, היא Dynamics של מיקרוסופט (Microsoft), כשעל הטמעתה ואחזקתה הופקדה טלדור.

פרטים אלה מסר מירון שוירמן, מנמ"ר המכביה, בראיון לאנשים ומחשבים. לאירועי המכביה השנה, המציינת 85 שנות פעילות, צפויים להגיע כ-20 אלף אורחים, מתוכם 6,500 ספורטאים מחו"ל ועוד 2,500 ישראלים, כשאיתם צוותי המשלחות, המלווים ובני המשפחה. המשלחת הגדולה ביותר מחו"ל היא זו של ארצות הברית, שמונה 2,500 איש. זוהי המשלחת הגדולה ביותר לאירועי ספורט שיוצאת מארצות הברית.

"מכביה אלחוטית לחלוטין"

לדברי שוירמן, "מה שמאפיין יותר מכל את המכביה הפעם הוא שהיא אלחוטית לחלוטין. אנחנו עובדים בשטח בעיקר עם רכיבים ניידים ו-Wi-Fi, וברוב המקומות משתמשים בתשתיות קיימות, ולא פורשים כבלים וקווי תקשורת כפי שהיה בעבר. כמו כן, יש לנו אפליקציה חשופה לקהל הרחב שרוצה להתעניין בתוצאות של אחת או יותר מ-5,000 התחרויות, שייערכו ב-70 מתקני ספורט וב-47 ענפים".

מירון שוירמן, מנמ"ר המכביה ה-20

זו המכביה השנייה ברציפות ששוירמן מנהל את מערך ה-IT שלה. "האגף שאני עומד בראשו כולל 50 עובדים ועוסק במספר תחומים מרכזיים: התפעולי, שכולל ניהול ותפעול האתר וממשקי המובייל, ומערכת שו"ב חדשה שמנהלת את כל האירועים במכביה, כולל את הצד הביטחוני", אמר.

Dynamics היא מערכת ה-ERP המרכזית של המכביה, שמתפעלת ומתממשקת לכל המערכות הקריטיות של המשחקים. "היא מטפלת למשל במערכת הרישום למכביה, שהיא אחת המערכות קריטיות ביותר", ציין שוירמן. "הרישום מתחיל שנה לפני שמתחילים המשחקים וכבר אז יש בידינו מידע רב על כל אחד מהמשתתפים. זה מאפשר לנו לבצע את מלאכת השיבוץ לבתי מלון, הסעות, לוגיסטיקה ועוד בצורה מיטבית".

מערכות המידע מאפשרות למכביה לתפעל ביתר קלות גם אלפי אוטובוסים, שצריכים לשנע את המשתתפים ממקום למקום בלוח זמנים קפדני ביותר. "אנחנו נעזרים בכל חברות התחבורה בארץ, במערכות התכנון שלהן ובמומחי תחבורה מהשורה הראשונה", אמר מנמ"ר המכביה.

האגף מטפל גם בממשקים הדיגיטליים עם משתתפי התחרויות ועם הקהל הרחב. אתר המכביה חודש ועודכן לקראת פתיחת המשחקים מחר והוא כולל מידע על כל האירועים בכל הענפים. לצורך כך מופעלת מערכת Livescoring, שמדווחת על התוצאות לאתר בזמן אמת. "אנשי הצוות בכל ענף מדווחים ומעדכנים על תוצאות האמת באמצעים הניידים שיש ברשותם. המידע מגיע לאתר של המכביה ובתוך שניות חשוף לכל מי שרוצה להתעניין", אמר שוירמן. אמצעי נוסף לקבלת מידע הוא, כאמור, אפליקציה ייעודית שפותחה על ידי שגיב ספורט.

מה עם מערכת השו"ב?

מערכת נוספת וקריטית – השו"ב – היא מערכת ישראלית בשם Now Force, שהוטמעה בחדר המצב של כפר המכביה ומאפשרת שליטה על האירועים באמצעות מסכי מחשב ומכשירים ניידים. זאת, לדברי שוירמן, לעומת מכביות קודמות, שבהן עמדת השו"ב התבססה בעיקר על מערכות טלפונים קוויות. המערכת החדשה יודעת גם להגיב במקרה של אירוע חריג שקורה בשטח ולנתב לשם את הצוותים המתאימים.

"ניהול ה-IT במכביה הוא פרויקט מורכב מאוד", אמר שוירמן. "המכביה אמנם מתנהלת כארגון לכל דבר, עם יו"ר ומנהלי אגפים, אבל רובם מתנדבים וחלק גדול מהצוותים לא ממשיך ממכביה למכביה. המשמעות היא שיש בעיה של ניהול ושימור הידע – דבר שהוא מאוד חשוב".

הוא ציין כי "העובדה שאני ממשיך גם במכביה זו הקלה על ההיערכות ולשמחתי, גם היו"ר של המשחקים ממשיך בקדנציה שנייה".

"אתגר נוסף", לדבריו, "הוא הדינמיות של האירועים והיכולת שלנו להתמודד עם שינויים בהרכב המשחקים, הוספה או גריעת קבוצות, שינויים פנימיים בתוך המשלחות ועוד. האתגר המרכזי הוא שמדובר באירוע חולף, שנמשך כשבועיים, שבמהלכם צריך לנהל ולתפעל שורה של זירות ואירועים המתרחשים בזמן אמת ולכן – כולם קריטיים".