כיצד ה-IT ממנף את אוניברסיטת תל אביב?

"התפתחנו. הפכנו מגוף המעניק שירותי חומרה ותוכנה בארגון – לגוף הממנף טכנולוגית את כל האוניברסיטה", כך אמר דוד סתיו, סמנכ"ל מחשוב וטכנולוגיות מידע באוניברסיטת תל אביב.

"ניצור מערכת בינה עסקית, נבנה מחסן נתונים ארגוני ונטמיע כלי שירות עצמי. נהפוך את חוויית הלמידה לשונה- עשירה ומותאמת לטכנולוגיות העתיד. נאפשר לימוד חכם בקמפוס תוך טיפול בהיבטי רובוטים, מציאות מדומה, חדרי בריחה והזרמת הרצאות בפייסבוק (Facebook). כך, הגשר הישן והרעוע יהפוך לגשר יציב ומודרני", אמר.

סתיו דיבר בפתח ביקור שערך C3, פורום המנמ"רים והמנכ"לים מבית אנשים ומחשבים, באוניברסיטה. הסיור התקיים היום (ב') במוזיאון אוספי הטבע שנפתח לפני ימים אחדים, והנחה אותי פלי הנמר, יזם ומנהיג הקבוצה.

סתיו תיאר את השינויים שעשה במערך ה-IT באוניברסיטה, עם כניסתו לתפקיד לפני כשנה וחצי. "מתוך שמונה עולמות התוכן של המנמ"ר, שהיה לי ברור שעלי לטפל בכולם, לרבות חדשנות דיגיטלית, תשתיות, תפעול, ונתונים – בחרתי להתרכז בתחילת הדרך בשניים: הון אנושי ותשתיות. בהיבט ההון האנושי, מצאתי ארגון בן 90 עובדים, מהם 21 כפופים למנמ"ר ישירות. היה קשה לנווט והיה ברור שנדרש שינוי".

נמר מפוחלץ במוזיאון אוספי הטבע. צילום: פלי הנמר

"השגנו את השינוי. בראשונה הארגון מסודר"

לדברי סתיו, "בניתי תכנית שינוי בת עשרה שלבים. שלב ראשון הוא לימוד ומיפוי השטח. לאחריו, שלב תכנון המבנה הארגוני על בסיס הצלחות בעולם ומיקוד בצרכים הייחודיים של אוניברסיטה. השלב השלישי היה רתימת הנהלה ושכנוע שלה בצורך בתקציבים למימוש השינוי. בלא ההנהלה דבר לא יזוז. לאחריו, שלב בניית מערך המחשוב החדש. פה בניתי תחתי שני תפקידים, של PMO ושל מטה".

הוא סיפר עוד כי "מלאכת הבניה כללה שיחות עם מובילים באגף ועם לקוחות ועריכת שיתופי פעולה עם גופי ארגון ושיטות ומשאבי אנוש. היה חשוב לשתף את ועד העובדים, שהוא גוף חזק. בשלב זה עסקתי בבחירת מנהלי יחידות, שבחרו תחתם מנהלי מדורים וכן טיפלתי בהתנגדויות".

"השלב הבא היה פרסום התכנית, במסגרתו הופץ מסמך המנתח את כלל ההיבטים לדרגי ההנהלה. אז בא שלב רתימת העובדים. חשוב להניע את העובדים ולרתום אותם, לרבות טיפול בהתנגדויות ותיקון עיוותי שכר. לאחר מכן הגיע שלב הגיוסים, ביניהם, מינוי מנהל אבטחת מידע. בשלב החזון והערכים, הסתייענו בייעוץ של ארנסט אנד יאנג (EY) להגדרה שלהם ולבחינה כיצד כל יחידות ה-IT תורמות למימוש החזון. בהמשך הגיע שלב ההכשרות: נדרש להעניק מיומנויות ניהוליות לעובדים. השלב העשירי הוא יצירת שגרות ניהוליות, פגישות קבועות לדרגים השונים". אמר סתיו.

לדבריו, "השגנו את השינוי. בראשונה הארגון מסודר וכל אחד יודע מי ומה תחומי אחריותו".

סתיו אמר עוד: "תיארתי בפני ההנהלה את מצב התשתיות הקיים כגשר רעוע. אפשר לעבור אבל זה קשה ומסוכן. בנינו תכנית חומ"ש – חידוש ומיסוד תשתיות. מטרתה: לאפשר מחקר פורץ דרך מבוסס טכנולוגיה ושירותי דיגיטל על בסיס שיפור והתאמת התשתיות".

"סכנת השבתה של מחקרים ומערכות"

הוא הוסיף כי "בתכנית חומ"ש הכנסנו פרויקט לחידוש ולהקמת דטה סנטר. זה הקיים נבנה בשנות ה-70'. הוא חולש על שטח גדול, גורם לבזבוז אנרגטי ואינו מתאים לצרכי המחשוב הנוכחיים. טכנולוגית הקירור לא מתאימה, לא מספקת, לא אמינה ולא יעילה. כל אלה גורמים למגבלה חמורה בקליטת מחקרים, ולסכנת השבתה של מחקרים ומערכות, או השבתה כללית".

מצב דומה, אמר, "היה קיים גם בעולם התקשורת: לקמפוס יש צומת תקשורת אחת יחידה. התקשורת הייתה פסיבית, מיושנת, בלא יכולת שדרוג. היה כיסוי Wi-Fi רק ל-30% משטח האוניברסיטה. לא ניתן היה להבטיח את רציפות ואמינות השירות. הלקוחות חוו ניתוקים וקצב התעבורה היה איטי, מה שפגע במוניטין ובתדמית החדשנות של המוסד".

פרויקטים עתידיים שצפויים להתבצע, ציין סתיו, "הם שו"ב (שליטה ובקרה) לתשתיות ולאחסון, שיפור מערך הגיבוי, בניית מאגר נתונים אינטגרטיבי והקמת מערכות BI- שכן כיום ניתוח הנתונים נעשה על בסיס דו"חות, אין לנו מערכות חיזוי ואנליטיקה חכמה".