"ההדפסה צריכה להיות תשתית כמו כל תשתית בארגון"

"ההדפסה צריכה להיות תשתית כמו כל תשתית בארגון, אבל היא עוד לא שם. זה מעלה הרבה שאלות והרבה אתגרים. למשל, ברמת ה-SLA, מי אחראי להחלפת המתכלים בארגון? מי פותח תקלות? מי בודק אם הטכנאים מגיעים בזמן או לא ומי סוגר את התקלה בסופו של דבר?", אמר אלון כהן, מנכ"ל פרינטר סנטר. 

כהן דיבר מעל בימת KMDM 2018, הוועידה השנתית לאסטרטגיית ניהול הידע והמידע הארגוני שנערכה השבוע (יום ב') בהפקת אנשים ומחשבים באולם האירועים לאגו שבראשון לציון.

"בנוסף לכך, מה לגבי התחזוקה הסדירה – האם מישהו דואג שהיא נעשית בזמן? ולא לשכוח גם את ההיבט של שליטה ובקרה. מישהו בודק? אולי מישהו מדפיס בלילה בלי סוף? האם יש חוקים בארגון? האם מותר להדפיס הכל בצבע? ויש עוד הרבה שאלות, כולל אבטחה, שהרבה ארגונים צריכים להתמודד איתן בגלל שחסרה את ההתייחסות הנכונה לעיתים קרובות", אמר.

"מעבר למדפסות משותפות עם בקר מובנה"

כהן ציין עוד כמה אתגרים כמו הוצאת המדפסות האישיות מהחדרים לטובת מדפסות לשירות הכלל במעברים הראשיים של הארגון, כמו גם לטובת ההיבט הבריאותי. הוא ציין גם את הצורך לשמור על המידע בארגון גם כשהוא יוצא להדפסה. לדבריו, "אחד הפתרונות בהיבט האבטחה הוא מעבר אל מדפסות משותפות עם בקר מובנה שרק מי שמצויד בכרטיס ייעודי לזיהוי יוכל להדפיס את המסמכים, כשהוא ממש ליד המדפסת עצמה בפועל. זה גם מאפשר לשלוט בהיבטים ובמדיניות".

הוא המשיך והציג את השירות iService שמציעה החברה, הכולל מוקד מאויש שמאפשר מעקב מרחוק אחר כל המדפסות בארגון. "אנחנו מאתרים את התקלות עוד לפני שאתם יודעים. זהו ממד חדש בארגון שהיה צריך להיווצר מזמן. הרעיון הוא שגם כשמגיעים לטיפול אנחנו נפתור את התקלה בפעם אחת, באותו ביקור שמגיעים אליכם", הסביר.

דגנית לוי, מנהלת חטיבת פתרונות עסקיים ב-NessPRO. צילום: עופר ועקנין

מה מחפשים כיום בעולם ניהול התוכן?

דגנית לוי, מנהלת חטיבת פתרונות עסקיים ב-NessPRO התייחסה לשאלה מה מחפשים כיום בעולם של ניהול התוכן. "עד לפני מספר שנים היו דרישות מאוד בסיסיות: לנהל מסמכים ובהמשך גם את נושא הווידאו והאודיו בארגון. כל המטרה הייתה שהמסמכים יהיו במקום מרכזי שנוכל למצוא אותם בקלות, שניתן יהיה לעשות חיפוש מסודר ושעובד עוזב את הארגון אנחנו נדע שהחומר נמצא ונגיש גם למי שמחליף אותו, אבל כיום עולם התוכן מחובר להרבה מאוד תהליכים עסקיים, מ-ERP ועד משאבי אנוש. אנחנו נדרשים לספק את המידע במגוון אמצעים, ואנחנו גם צריכים להנגיש את המידע לכל מקום בעידן הדיגיטלי שלנו", אמרה לוי.

שי עבאדי, מנהל תחום השירותים המקצועיים של פתרון OpenText ב-NessPRO. צילום: עופר ועקנין

אחריה עלה לבמה שי עבאדי, מנהל תחום השירותים המקצועיים של פתרון OpenText ב-NessPRO. עבאדי הראה כיצד הפתרון המסוים הזה מביא את החיבור הנדרש והמודרני כפי שהציגה לוי לפניו. "ל-OpenText יש מספר שכבות של פתרונות. זה מתחיל בניהול תוכן ארגוני, דרך תפעול BPM באמצעותו לוקחים מידע עסקי כדי להפוך אותו לתהליכים עסקיים מובהקים, ועד בחירת הדרך בה חושפים את המידע העסקי ללקוחות שלנו כדי שיהיו יותר מרוצים תוך התבססות על ניהול חוויות לקוח. יש כמובן גם מוצרי החלפת מידע בין ארגונים וכן חיפוש כדי למצוא את הנתונים וכדי להגיע למסקנות עסקיות", אמר.

בנוסף, הוא טען כי יש לבחון את הדברים בהתאם לכמה ממדים. "הממד הראשון הוא שיפור חוויית הלקוח. ברגע שלקוחות יהיו מרוצים הם יקנו יותר ויישארו זמן ארוך יותר. מדד נוסף הוא ייעול תהליכים פנימיים כדי להגדיל פרודוקטיביות. עוד מדד הוא עדכון המודל העסקי כל הזמן כדי לצאת לתחומים חדשים, גם אם זה אומר לצאת מאזור הנוחות, והכל מבלי לשכוח שעדיין האיום הכי גדול הוא זליגת מידע", סיכם עבאדי.

אופק רון, מנכ"ל מאגרי תוכנה ABBYY צילום: עופר ועקנין

אוטומציה של סריקת מסמכים

אופק רון, מנכ"ל מאגרי תוכנה ABBYY הציג את פתרונותיה לתחום הפיכת הנייר למידע דיגיטלי נגיש לשימוש ולשליפת מידע מהירה מצד שני. "Finereader הוא כלי רב ממדי שיכול להחליף כל כלי PDF שקיים בארגון שלכם וגם לשמש ככלי OCR מהיר ביותר שאתם צריכים שם מציע השוואות בין מסמכים. הוא מגיע עם ממשק מאוד פשוט ונקי, הוא מקל על תיקון בעיות בסריקה, והוא זמין בצורה מושלמת ופשוטה עבור כל עובד במחשב שלו, כולל אפשרות לאוטומציה של סריקת מסמכים. הוא יעיל עבור משתמשים כמעט בכל התחומים, מעורכי דין, דרך חוקרים ומתרגמים ועוד כותבים, כל מי שמשתמש במסמכים", הוא סיפר כשהציג את הכלי הראשון. FlexiCapture, לעומת זאת, הוא כלי שמיועד לדבריו לשלוף מידע ממסמכים ולא משנה מה התצורה שלהם, ובאופן אוטומטי.

"מלמדים את המערכת מה הפרטים שהיא צריכה לזהות, ולאחר מכן היא סורקת את הנתונים לקובץ שאפשר לייצא לבסיס הנתונים באופן מדויק, ואם יש תקלה היא מסומנת להחלטת המשתמש. ניתן אף להשתמש עבורה בשירות הענן שלנו כשהקבצים נמחקים לאחר 48 שעות", אמר רון.

שמעון עמית, מנהל פיתוח עסקי של מערכות PB Digital בקונסיסט. צילום: עופר ועקנין

כיצד מתפתחת חוויית הלקוח בעידן הדיגיטלי בהיבט של ניהול הידע? זו השאלה עליה ניסה שמעון עמית, מנהל פיתוח עסקי של מערכות PB Digital בקונסיסט לספק תשובה בהרצאה שלו. "אנחנו רוצים כיום הכל כאן ומייד, ולכן חוויית הלקוח שיוצרים חייבת להיות מושלמת בכל אינטרקציה של הלקוח עם הארגון, ולא משנה אם מדובר במילוי טופס או קריאת שירות כי המטרה היא להפוך כל לקוח ללקוח נאמן. מערכת PB Digital היא מערכת יחסית וותיקה שעברה בשנים האחרונות מהפך, אל מחוץ לארגון וגם בתוכו. המטרה היא לאפשר גם לעובדים הפנימיים בארגון לקבל חוויית משתמש מעולה. כמו כן אנחנו רוצים למנוע את המצב בו לעיתים קרובות טופס מגיע לארגון ויושב באיזשהו מקום בלי שמטפלים בו", אמר.

הוא הציג גם רכיב חדש עבור המערכת בשם Doxi שמטרתו לזרז את התהליכים המתנהלים בארגון בהיבט של צורך בסבב חתימות על מסמכים. "אפשר להריץ סבב חתימות בתוך הארגון וגם מבחוץ, וזה יכול להיות בתרחישים כמו בקליטת או עזיבת עובד, בעבודה מול בנקים, וכדומה", אמר.