ניהול ידע – לא מה שחשבתם

עולם ניהול הידע הולך ומתפתח, ומושפע מחלק ניכר מהמגמות הטכנולוגיות, למשל הדיגיטל, הבינה המלאכותית והמערכות הטכנולוגיות החדשות, שכמו בתחומים אחרים, מייעלות את העבודה גם כאן. ד"ר מוריה לוי, מנכ"לית ROM Knowledgeware, הרחיבה על המגמות הצפויות בעולם זה ב-2020 בדברים שנשאה בפני מאות המשתתפים בכנס ניהול הידע השנתי KMDM של אנשים ומחשבים, שהתקיים ביום ה' האחרון באולם האירועים לאגו בראשון לציון.

המושג "ניהול ידע" עלול להישמע לחלק מקוראי שורות אלה לא נוגע אליהם, אולי אפילו קצת משעמם. אלא שמדובר בתחום שרלוונטי מאוד למקום העבודה של כמעט כל אחד ואחת מאתנו, בפרט אם הוא.היא עובד.ת בארגון ולא בעסק עצמאי. אם הידע הארגוני לא יהיה מנוהל, וזה לא ייעשה בהתאם למגמות העדכניות בתחום, הדבר יקשה על הארגון וכתוצאה מכך, על העבודה של כל אחד ואחת מהעובדים, כלומר: אנחנו. ודאי אם אנחנו מנהלים.ות – אבל לא רק.

מהן חמש המגמות העדכניות בעולם ניהול הידע?

חמש המגמות שד"ר לוי ציינה הן דיגיטל, קהילות ידע, פלטפורמות, סטנדרטיזציה וחזון ניהול ידע. ארבע הראשונות רלוונטיות לשנה הקרובה, בעוד שהאחרונה, כפי שניתן להבין משמה, היא ארוכת טווח.

לדבריה, המגמות הללו בנויות על העובדה שכיום, יש בארגונים חמישה דורות של עובדים מבחינת האוריינות הטכנולוגית שלהם, מה שלא היה בעבר, ועל הארגונים להתאים את עצמם לכולם. אם בני הדורות הוותיקים יותר נולדו לעידן האנלוגי, שבו הטכנולוגיה הייתה יחסית בראשית התפתחותה, בני הדור הנוכחי ובמידה פחותה זה שלפניו נולדו לעידן הדיגיטלי הנוכחי, והאוריינות הטכנולוגית שלהם גבוהה ואף עולה כל הזמן. לניהול הידע יש תפקיד מרכזי בכך, שכן יש צורך בנגישות של הידע לבני כל הדורות הללו.

ביתר פירוט, ד"ר לוי ממליצה לארגונים "להעתיק מעולם השיווק הדיגיטלי שקיים מחוץ לארגון לטובת ניהול הידע בארגון. השיווק הוא סמן ימני למה שיקרה בארגונים. בנוסף, יש להבין שהקו הדיגיטלי של הארגון ייקבע על פי העובדים הצעירים בו, ולכן יש להסתכל עליהם ולקחת את דעתם מאוד בחשבון".

צילום ועריכת וידיאו: ליטל רובינשטיין

היא דיברה גם על קהילות הידע – אותן פלטפורמות שמאפשרות לעובדים ולמנהלים לשתף בהן את הידע עם עמיתיהם, וכתוצאה מכך ליצור הפריה הדדית. "קהילות ידע הן דבר שמדברים עליו מתחילת חיי האינטרנט, והרבה מאוד שנים הן התרוממו נפלא בחוץ, אבל לא הצליחו להתרומם במרבית הארגונים", אמרה ד"ר לוי. "כתוצאה מכך, בחלק מהם נזנחו הקהילות הללו. ב-2020 תהיה התעוררות משמעותית בתחום, וכבר רואים את החלוצים בכך. יהיה יישום מחודש של קהילות ידע בארגונים. יש לכך שתי סיבות: הראשונה היא טכנולוגית – כלי Teams החדש של מיקרוסופט, שמשנה את המשחק (Game changer) לעומת הכלים הנוכחיים. הסיבה השנייה היא שיש בשלות חברתית-אנושית לניהול הידע ולאופנים שאפשר לעשות זאת באמצעותם – למשל ווטסאפ".

"בשורה נוספת מצויה בפלטפורמות הדיגיטליות", אמרה. "הפלטפורמות האלה קיימות כמעט מתחילת ניהול הידע, אבל בעוד שפעם, הפלטפורמה הכי מתקדמת לשיתוף ידע הייתה אאוטלוק, כיום יש חידושים – למשל, הענן. יותר ויותר ארגונים עוברים לפלטפורמות ענן ומובייל, שמהוות קפיצת מדרגה משמעותית גם בניהול הידע".

לדבריה, אם בעבר מיקרוסופט שלטה בשוק זה עם שייר פוינט, כיום יש פלטפורמות פשוטות וזולות יותר, שארגונים מעדיפים אותן.

עוד ציינה ד"ר לוי כי בשנה הקרובה תהיה בארץ התפתחות בתחום הסטנדרטיזציה לניהול ידע – הן מאחר שזה "חם" בעולם והן עקב קיומו של תקן לתחום זה בעברית, שהוא בינלאומי.

"הגיע הזמן להיפרד מהמושג 'ניהול ידע'"

בנוגע לטווח הארוך, ד"ר לוי אמרה ש-"מדברים על ניהול ידע כבר 25 שנים. ידע, אנשים וטכנולוגיה מניעים ארגונים. למרות זאת, מושג ניהול הידע מעלה אצל מנהלים ויבראציות, ובצדק, כי הם לא מבינים איך ניהול וידע הולכים ביחד. הגיע הזמן להיפרד מהמושג ניהול ידע, ולדבר רק על ידע".

"לקח 50 שנים מאז שהתחילו לדבר על בינה מלאכותית עד שהיא פרצה באמת – לא מזמן. אנחנו רוצים שהפריצה של ניהול הידע תיקח הרבה יותר מהר. כדי שזה יקרה, צריך שיקרו כמה דברים: ראשית, יש לשנות את הלימודים בתחום עוד בבתי הספר. מנהלי ידע צריכים להתנדב בבתי ספר ולהרצות להם על ידע, שיתופו ושימורו. הדבר השני הוא פשטות: ארגונים צריכים לדבר לא על העברת ידע בין דורית אלא איך לא מאבדים ידע כשהמומחה פורש. בנוסף, צריך להציג את הדברים בצורה קצרה, מהירה, ממוקדת וקלה, אחרת מנהלי הידע יאבדו את ההנהלה", ציינה.

"הדרך השלישית, והקשה מכולן, היא שיתוף הידע בין הארגונים", אמרה. "ארגונים לא ששים לשתף את הידע שלהם עם ארגונים אחרים, אבל שיתוף תהליכים וידע יעזור לעבוד טוב יותר ולהקטין את העלויות".

לדברי ד"ר לוי, "המגמות שצוינו כאן לא ימולאו על הצד הטוב ביותר אם מנהלי הידע לא יגרמו לה לקרות. ישראל היא אומת סטארט-אפ, אבל גם אומת ידע ואומה של אנשים. אנחנו יכולים לקחת את השילוב הזה ולהגיע הרבה יותר רחוק. זה תלוי בנו וצריך להתחיל בכך לא מחר, אלא היום".