כך נערך ה-IT של עיריית תל אביב-יפו לגל השני של הקורונה

עיריית תל אביב-יפו

"הקורונה תפסה את כולנו לא מוכנים למגיפה, וזה חייב היערכות שונה. אבל אם חשבנו שהיום נוכל כבר לדבר על היום שאחרי, לסכם איזה תובנות ניקח איתנו, המציאות שוב טפחה על פנינו, ואנחנו נערכים לגל השני", כך אמרה ליאורה שכטר, מנמ"רית עיריית ת"א יפו, ויו"ר פורום המנמ"רים בשלטון המקומי. שכטר פתחה את הכנס הווירטואלי CORONA SMART CITY 2020 של אנשים ומחשבים.

אין ספק שאנו תחת אירוע", אמרה שכטר, "כל פעולות ההיערכות שעשינו בגל הראשון, אנו נכנסים אליהן שוב", אמרה שכטר. היא הסבירה שהשוני הפעם הוא שאם בגל הראשון ברשות הגדירו רק 30 אחוז מהעובדים שיוכלו להמשיך לעבוד, היום כולם חזרו לעבודה, אבל לפחות 30 אחוז עובדים מהבית. עוד ציינה שכטר שהפעם אפילו יש צורך להוסיף את עוד כלים על סמך המסקנות מהפעם הקודמת.

שכטר סקרה את הפעולות שנעשו באגף המיחשוב ובכל האגפים בעירייה עם פרוץ הגל הראשון. כך למשל, לדבריה, הופקה חוברת שבה כל אחד מהמנהלים יכול היה למצוא איזה כלים עומדים לרשותו. "בהמשך התברר שתהליכים דומים נעשו כמעט בכל הרשויות, כל אחד בתחומו", סיפרה שכטר.

האתגר המיידי בשלב הראשון היה לאפשר לעובדים לעבוד מהבית, סיפרה, והרחיבה: "בגל הראשון איפשרנו ל-3,000 עובדים, וכעת לקראת הגל השני רכשנו עוד 1,500 רשיונות".

"כיום ברור לנו שכל הכלים האלו צריכים לאפשר לעובדים 100 אחוזים עבודה מהבית", אמרה שכטר. בהקשר לעבודה מהבית, אמרה: "גילינו שיש תפוקה הרבה יותר גדולה מהבית, ואין ספק שהמסקנה היא שנכון ליישם אותה גם בעתיד, עם תמהיל נכון בין עבודה מהבית ועבודה במשרד".

אתגר נוסף שהעירייה הייתה צריכה להתמודד איתו הוא מוקדי השירות. מאחר שהם נסגרו לקבלת קהל פיזית, כל נציגי השירות העבירו את העבודה שלהם לבית, ו"זה אתגר מאוד מורכב, שהמטרה שלו לאפשר שרידות ארגונית מלאה", אמרה שכטר.

"לאפשר למוקד 106 להפוך למוקד שיטפל בכל הפניות בנושא קורונה"

"מלבד כלים אלו, הינו צריכים כלים ייחודים כדי לאפשר למשל למוקד 106 להפוך למוקד שיטפל בכל הפניות בנושא קורונה, והקמנו לשם כך דשבורד ייעודי", אמרה שכטר שסיפרה כי בתוך המוקד הוקם דשבורד פנימי שיועד לטיפול בנושאי רווחה, חלוקת מזון למשפחות וכל הנושאים שאגף הרווחה טיפל בו. "זה נושא מאוד רגיש, כפי שניתן להבין, ולכן הפעילות בו הייתה מבוקרת כל הזמן על ידי הלשכה המשפטית, עם הרשאות רק לאנשים שצריכים לראות את זה".

גם בנושא החינוך העירייה התמודדה עם מספר אתגרים, כאשר המרכזי בהם, לדברי שכטר, הוא לוודא שכל ילד שצריך ללמוד מרחוק, יוכל לעשות זאת בעזרת מחשב. "הפעילות שלנו הייתה בשני מישורים, גם בזמן אפס", אמרה שכטר, "על ידי מינהל החינוך רכשנו והסבנו 700 מחשבים ניידים וחילקנו את זה למשפחות. בנוסף הוענקו עוד 200 מחשבים באמצעות אגף הרווחה ומפעל הפיס", סיפרה.

בחלק אחר של ההרצאה, הציגה שכטר את הדשבורד המרכזי שפותח במיוחד לקורונה, שבו ניתן היה לראות בזמן אמת, בצורה שקופה לכולם, את מצב התחלואה בעיר. כמו כן ניתן היה לראות את הפעילויות והאירועים השונים, כאשר מנהלי אגפים ומחלקות נעזרו במידע הזה לצורך מתן מענה בתחומי פעילות שונים של העיר, הכל כדי לאפשר המשך הפעילות העירונית ככל הניתן.

שכטר ציינה שאמנם אנחנו בתחילתו של גל שני, אבל הוא עדיין שונה בעצימות מהראשון. "בגל הראשון עבדנו בתקופה שהיה עוצר, כיום אנשים מסתובבים, יכולים לבצע קניות ועוד, ולכן היקף הפניות ביום עדיין קטן. בשיא המשבר קיבלנו ביום אחד 26 בקשות בנושאי רווחה", סיפרה.

בהתייחסה לתפקיד המנמ"ר ברשויות בזמן קורונה אמרה שכטר: "כל המנמ"רים עבדו קשה מאוד והתמודדו עם מציאות של מעבר בזמן אפס מרשות מתפקדת במצב אחד לרשות שעובדת וירטואלית", אמרה, "המנמ"רים היו צריכים לאפשר למנהלים ולראשי הרשות שליטה מלאה על הנעשה ובקרה. זו הייתה תקופה מאוד מאתגרת, וחשוב להבין שכל המנמ"רים טיפלו באתגרי הקורונה בנוסף על עבודתם השוטפת. אצלנו בעירייה המשכנו לפתח את כל המערכות במקביל לעבודה על הקורונה", אמרה שכטר לסיום.