"מלכת השכונות" החדשה: מערכת ניהול ידע

המילים "ניהול ידע" יכולות להישמע, לפחות למי שלא מבין בכך, די מפוצצות. אלא שכמו שאומרים: אז"ש, או – אז זהו, שלא. ניהול ידע הוא דבר שרלוונטי לכל ארגון, לכל מחלקה בו, ובעצם גם לכל אחד מאתנו, האזרחים. דוגמה טובה ומעניינת לכך ניתן למצוא באחת ממערכות ניהול הידע שהוטמעו בעיריית תל אביב-יפו, שמאפשרת למנהלי ההחלטות לדעת על מה שמתרחש בעיר שעליה הם מופקדים, למשל בשכונות שונות. כך הם יכולים לקבל החלטות בצורה טובה יותר – בשבילנו, התושבים. זה רלוונטי לא רק לעיריית תל אביב-יפו, והרי כל עירייה עוסקת בנושאים שנוגעים למתגוררים בשטח שיפוטה ולבאים אליה.

אחת המערכות הבולטות בעיריית תל אביב-יפו בהקשר זה היא "תיק שכונה". נגה מאיירס, מנהלת מרכז מידע וידע יישומי עירוני בעיריית העיר העברית הראשונה, הציגה את המערכת החדשנית בכנס ניהול הידע KMDM של אנשים ומחשבים, שהתקיים באחרונה בלאגו שבראשון לציון. המערכת מחלקת את תל אביב-יפו לפי מרחבים ושכונות, ובמצגת שמאיירס הציגה בכנס היא התמקדה, כדוגמה, במרחב צפון-מזרח של העיר, שכולל שכונות כגון נאות אפקה, צהלה והדר יוסף.

במקום לאגד – לחבר

המערכת פותחה על ידי מנהלת הידע של העירייה, שהוקמה עוד ב-2007. במנהלת חשבו בהתחלה לאגד את שלל מרכזי הידע שיש ביחידות העירייה השונות למרכז ידע אחד, אולם הגיעו להחלטה שלא לעשות זאת, כי "כל יחידה צריכה את סביבת העבודה שלה", לדברי מאיירס. במקום זאת, הם חיברו בין היחידות האלה, שעד אז דיברו פחות טוב ביניהן. "השאיפה שלנו הייתה להגיע ממידע יחידתי למידע עירוני, והגשמנו את זה בעשור האחרון. אם עד אז עדכוני נתונים בעירייה היו בדיעבד, כיום עושים זאת בשוטף – מה שהופך את תהליך קבלת ההחלטות על ידי בכירי העירייה להרבה יותר יעיל. בנוסף, יותר קל לעדכן כך את התושבים במה שנעשה ולבצע שיתוף ציבור", אמרה מאיירס. היא ציינה ש-"בסביבות פסח" תחולק לתושבי תל אביב-יפו חוברת שתתבסס על הנתונים האלה, ותעדכן אותם בנעשה בעיר ובעירייה.

"קיימנו בשנה האחרונה שמונה פרויקטים, כשהגדול שבהם הוא תיק שכונה", הוסיפה מאיירס. "הבנו שאם נמצא מכנה משותף אחד שלפיו נשלוף את המידע, נוכל לדעת מה קורה באזורים בעיר, בשכונות. החלטנו ששדה הכתובת יהיה השדה הארגוני שלנו, ונטמיע אותו בכל המערכות הרלוונטיות".

שרפוינט, GIS ו-OT

היא סיפרה על התהליך לפני הטמעת המערכת: "עיריית תל אביב-יפו מקיימת מעת לעת מפגשים עם תושבים ותהליכי שיתוף ציבור. פעם, בכירי העירייה ובעלי התפקידים הרלוונטיים בה, בראשות המנכ"ל, היו מקבלים תיק שכונה מנייר, שיום אחרי המפגש היה נזרק לפח. הפכנו את חוברת הנייר למערכת דיגיטלית, שמשקפת להם את המידע במקום אחד. המנכ"ל יכול לראות במקום אחד את כל הנתונים שעודכנו על השכונה. בתוך חצי שנה הקמנו לאורך ולרוחב העירייה סביבות עבודה שמאפשרות לעדכן את המידע בשוטף, בזמן אמת. זה הביא לייעול העבודה ולחיסכון במשאבים, ויצר תשתית לקבלת החלטות מבוססות נתונים והצפת ידע לתושבים בכל ערוצי ההפצה".

בירידה קצרה למעט יותר פרטים טכנולוגיים, מאיירס ציינה ש-"לקחנו לצורך הקמת תיקי השכונות את המידע מ-45 מאגרים שמנוהלים אצלנו בפורטל ארגוני ובאתר אינטרנט מבוססי שרפוינט, בדיגיתל, במערכת ניהול גיאוגרפית – GIS ובמערכות התפעוליות, ואיחדנו אותו במקום אחד. השתמשנו ב-BI כדי להוציא דשבורדים".

המערכת הזו משמשת את המנכ"ל, או כל מקבל החלטות אחר בעיריית תל אביב-יפו, "שיכול ללחוץ על שם השכונה ולקבל מידע עליה – פרופיל של השכונה, דמוגרפיה, אופי בנייה וכדומה. מתחת לזה הוא יכול לראות מפות של השכונה. בנוסף, המערכת מאפשרת לראות כמה גינות, ספריות ומוסדות קהילה יש שם. מקבלי ההחלטות יכולים להוציא משם מצגות וסיכומים לתושבים, ותיעוד של כל הסוגיות שמטרידות אותם – וכך להגיע מוכנים יותר למפגשים עם התושבים. אחרי המפגשים, ניתן לתעד במערכת אילו סוגיות התושבים העלו במפגשים, אילו תשובות הם קיבלו ואילו הבטיחו לענות להם בעתיד – כדי שיהיה תיעוד להמשך ושיימנע מצב, שקורה הרבה פעמים, שבהם העירייה עושה שיתוף ציבור, אבל אחר כך שוכחת לספר לתושבים מה היא עשתה", אמרה מאיירס.

בעתיד מתכוונים בעיריית תל אביב-יפו להקים אתר אינטרנט אישי לכל תושב, שיאפשר לו לדעת מה קורה בסביבת מגוריו.