צה"ל החל בפרויקט משאבי אנוש מבוסס סאפ הגדול בתחומו בעולם; ההיקף: עשרות מיליוני שקלים

צה"ל החל פרויקט משאבי אנוש ענק המתבסס על מודול ה-HR של סאפ (SAP) ונחשב לגדול בתחומו בעולם. היקפו הכספי של הפרויקט, שיארך כמה שנים ויבוצע בשלבים, לא נמסר לפרסום אולם לאנשים ומחשבים נודע, כי הוא עומד על עשרות רבות של מיליוני שקלים. את הפרויקט מובילה סגן-אלוף איריס שיפרין, ראש ענף מערכות מידע ביחידת לוט"ם שבאגף התיקשוב בצבא, המשמשת כמנהלת פרויקט יישום ERP לעולם משאבי אנוש בצה"ל.

המערכת תשרת אלפי משתמשים ישירים, קרי גורמי כוח האדם בזרועות, ביחידות ובאגף משאבי אנוש בצבא. לצידם, יהיו משתמשים אחרים, חיצוניים לכוח האדם בצבא, שיוכלו לצפות במידע בלא ממשקים – מזרוע היבשה, אגף התכנון, אגף טכנולוגיה ולוגיסטיקה ועוד. משתמשים נוספים הם חיצוניים לצה"ל, המקבלים ומעבירים נתונים ומידע אל ומהצבא, כגון משרדי הפנים, החינוך, העבודה והבריאות, משטרת ישראל והשב"כ, הסוכנות היהודית ועוד.

לפרויקט היו שני מניעים – טכנולוגי וארגוני. בהיבט הטכנולוגי, מערכות ה-IT לכוח האדם בצבא הן ישנות, חלקן בנות עשרים. כך, הדבר הביא לקשיים בתחזוקה ולעלויות תחזוקה גבוהות. זאת, לצד העדר כוח אדם הבקיא בטכנולוגיות מבוססות מיינפריים (Mainframe) משנות ה-70'. בשל כך, פיתוחים בהווה נתקלו בקשיים והיה חשש מריבוי תקלות בשל חוסר היציבות של המערכות הקיימות, לצד חשש גדול יותר, לקריסה כוללת של המערכות תוך כמה שנים. בהיבט הארגוני, נוצרו בצבא צרכים לממש תהליכים חדשים, כגון איחוד בין הבקו"ם ומנהל גיוס, ולרענן תהליכים קיימים – דבר שקשה לעשות במערכות כיום. יישום המערכת, צופים בצבא, יביא לשינוי ארגוני משמעותי בעולם כוח האדם בצה"ל.

בשל מורכבות הפרויקט, הוא חולק לשני שלבים עיקריים. בשלב הראשון יטופלו במודול HR, במערכות IT נוספות מבוססות סאפ, ובמוצרים המשלימים לסאפ – תהליכי המיון של המועמדים לגיוס, ולאחריהם, תהליכי הגיוס עצמו ושיבוץ החיילים. שלב זה צפוי להסתיים במאי 2011, אז תעלה המערכת לאוויר במהלך חופשת הפסח. בשלב השני, שיבוצע בשנים 2011-2013, יטופלו נושאים המכונים "עולם הפרט", משמע, היבטים חשבונאיים, תנאי שירות, פרישה וטיפול באזרחים עובדי צה"ל. בשנים 2013-2020 יתמקד המאמץ בהחלפת כלל המערכות בפורטל משאבי האנוש הצה"לי, ובמערכות השכר.

פרויקט מרו"ם (ר"ת מערכות מידע רשומות וניהול משאבי אנוש) תוכנן ב-2007, אושר בסוף 2008 על ידי המטה הכללי בצבא, ונכנס לתכנית העבודה הצה"לית 2009. הוא היה אמור להיות השלב הראשון ביישום ERP כלל צה"לי, אלא שפרויקט זה, שבראשו עמד אל"מ יוסי סופר – בוטל. למרות זאת, הוחלט בצבא על המשך פרויקט ה-ERP בעולם ה-HR.

מטרתו היא לענות על צורכי ניהול כוח האדם בכלל הצבא, תוך יישום טכנולוגיות של מערכות מדף ושילובן בתהליכי כוח האדם בצבא, באופן חוצה ארגון. בימים אלה עוסקים אנשי מחלקת לשם בלוט"ם במימוש, בהתאמות ובפיתוחים לקראת עלייתו הצפויה לאוויר של השלב הראשון, בעוד פחות משנה.

יעדי הפרויקט הם, בין השאר, החלפת כלל מערכות הליבה הקיימות בעולם כוח האדם הצה"לי, ובמקומן – הטמעת פלטפורמה אחת; ביטול התיק האישי הפיסי של החיילים, ביטול הממשקים הרבים הקיימים בין המערכות הרבות כיום, וצמצום התלות בכלים ישנים ולא סטנדרטיים הקיימים כיום בעולם ה-IT של כוח האדם הצבאי.

בהיבט הטכנולוגי, ליבת המערכת תהיה ECC גרסה 6 של סאפ, על גבי מחשב מיינפריים יעודי, עם מערכת הפעלה לינוקס (Linux). יישומים נוספים, דוגמת BW, פורטל ו-CRM, יותקנו על גבי שרתים בארכיטקטורת Wintel.

"חמישה אתגרים מרכזיים"

סגן-אלוף שיפרין השתתפה בכנס ++ERP, שנערך אתמול (ג') במרכז הכנסים אבניו בקריית שדה התעופה, בהפקת אנשים ומחשבים. שיפרין הציגה את הפרויקט, ואמרה כי בפניה ובפני אנשיה ניצבים חמישה אתגרים מרכזיים. הראשון, אמרה, הוא בהקמת התשתיות: "יישום השלב הראשון בפרויקט מצריך התייחסות למתן פתרונות מגוונים בכלים שונים מעבר ל-ECC, דוגמת CRM, BW, WF, כלי BRF לחוקות עסקיות, מנגנוני קישוריות, ארכוב מסמכים, מנגנוני הרשאות ייחודיים, תשתית לתכתובות, תשתיות חומרה ועוד. כלים אלו יהוו את הפלטפורמה לכל שלבי הפרויקט, ומצריכים ראיה ארוכת טווח ותכנון קפדני".

אתגר נוסף, ציינה, הוא במימוש תהליכים מורכבים: "תהליכי המיון, השיבוץ והגיוס לצה"ל, הם מורכבים בכל קנה מידה ארגוני, בשל ההיקפים הנדרשים למיצוי כוח האדם המתגייס, בהקפדה על איכות השיבוץ ובשל קצב הפעילות האינטנסיבי הנדרש".

עוד ציינה סא"ל שיפרין, כי קיים אתגר בעבודה על פלטפורמה משותפת לפרויקטים מקבילים בצה"ל: "אגף התיקשוב מוביל לפלטפורמה אחידה ליישומי ERP במטכ"ל ובזרוע היבשה, בשל יתרונות לתהליכים משותפים ושפה משותפת, יצירת תמונה אחת לדרגי הפיקוד ולדרגי העבודה, לצד התייעלות משאבית. מכאן נגזרים היבטים של תלות תשתיתית, תיאום עבודה על ציר הזמן, ניהול תצורה ועוד".

בהיבט הניהולי, אמרה שיפרין, כי "מימוש פרויקט בהיקפים עצומים בכל ההיבטים, מצריך ניהול קפדני, מסונכרן, מתוכנן ומבוקר. זה מבוצע על ידי מנגנונים מוגדרים ומתואמים בין כל השותפים, לרבות ועדות ברמות הפיקוד השונות, עם סמכויות ברורות לכל ועדה, ניהול סיכונים, שיווק ושיתוף הלקוחות בכל שלבי הפרויקט, וכן מנגנון לקבלת החלטות מהיר".

האתגר האחרון, ציינה, הוא לקראת תהליך המעבר לייצור: "המעבר לייצור דורש הקפאת פעילות לתקופה מוגדרת בארגון, המשפיע על גרף הפעילות של כל צה"ל וגופים אזרחיים. התהליך חייב להיות מתואם ומדויק ולהכיל הסבות של עשרות מיליוני רשומות בזמן קצר, תיאום בין עשרות מערכות משיקות והפעלתם בו זמנית".

"הפרויקט הוא מהגדולים והמורכבים בארץ", סיכמה סא"ל שיפרין, "והגדול בעולם בתחום משאבי אנוש בסאפ, והוא מושך את היכולות 'עד הקצה'. הוא מורכב, ייחודי ואסטרטגי בצה"ל בתחום מערכות תומכות הלחימה. הוא יביא בשורה חדשה לארגון".