אבי מנשרוב, שירותי בריאות כללית: "ייעלנו את תהליכי העבודה בשל הטמעת כלי ECM"
מנשרוב, איש אגף מערכות מידע בשירותי בריאות כללית, אמר בכנס ECM@DM, כי "הצלחנו להגיע למצב של מערכות מרכזיות המדברות בשפה אחת, ומספקות למשתמשים סביבת העבודה עם יכולות לאחזור מהיר ויעיל של המידע" ● עמיר גיל, מנהל חטיבת ECM, אלעד מערכות: "מוכנות לרגולציות דורשת ניהול מסמכים מסודר, כולל תיעוד לפי תקנים, סיווג ארגוני, נוחיות שימוש, יכולות אחזור מתקדמות בקרה ועוד"
"ייעלנו את תהליכי העבודה ויצרנו שפה ארגונית אחידה בשל הטמעת כלי ECM", כך אמר אבי מנשרוב, איש אגף מערכות מידע בשירותי בריאות כללית. מנשרוב, שהציג סיפור לקוח, דיבר בכנס ECM@DM. הכנס, בהפקת אנשים ומחשבים, נערך היום במרכז הכנסים אבניו, קריית שדה התעופה. לכנס הגיעו מאות אנשי ניהול מסמכים ותוכן והנחה אותו אבנר פרנק, מומחה ניהול תוכן ששימש כיו"ר ועדת התכנים של הכנס.
לדברי מנשרוב, המטרה בהטמעת הכלים היא עבודה בסביבת העבודה הטבעית של המשתמש. לכללית, אמר, יש 4 מיליון לקוחות, 37 אלף עובדים, ותשתיות ה-IT כוללות 30 אלף תחנות קצה, 200 מערכות מידע מרכזיות, המפעילות 3,000 בסיסי נתונים. כך, אמר, מיליון וחצי מיילים מגיעים ביום לכללית.
האתגר, אמר מנשרוב, היה "לבנות מערכת אחידה שתנהל את מסמכי הקופה, ליצור אחידות בתיוק, מפתוח וסיווג – הכל על מנת ליצור חיפוש וניהול מסמכים מתקדם. זאת, לצד מניעת שכפול וניהול גרסאות של המסמכים, לטובת הלימה לרגולציות". מטרה נוספת, אמר, הייתה "ליצור מינוח אחיד, להביא לייעול תהליכי העבודה ולעבור לתהליכי עבודה נטולי נייר".
הוא ציין, כי במסגרת הפתרונות שהוטמעו בכללית יושם כלי לניהול מסמכים אדמיניסטרטיביים, מערכת מבית מטריקס, D2K. הוא הסביר, כי המערכת מבוססת על תשתיות מיקרוסופט (Microsoft) בכדי לאפשר הטמעה פשוטה ויעילה בסביבת העבודה הטבעית של המשתמש.
מנשרוב אמר, כי המערכת מאפשרת לאחזר את המסמכים בחיפוש מהיר או לפי מפתחות, באופן יעיל, וכי ניתן לשלוף ממנה פרטים במהירות. המערכת מצויה בפריסה של כל לשכות ההנהלה והנהלות היחידות הארגוניות ומטפלת ב-40 אלף מסמכים מדי חודש.
מערכת נוספת שאותה הוא הציג מיועדת לניהול מסמכים תפעוליים – מנוע תהליכים מבוסס Nintex בשילוב עם פורטל ניהול התוכן של מיקרוסופט, SharePoint.
מערכת נינטקס מאפשרת ניהול ממוכן חכם של זרימת המידע בארגון (Workflow), תוך תיאום, שליטה ובקרה של תהליכי מידע פנים-ארגוניים שוטפים כמו למשל: רופאים ועובדים אחרים המעוניינים בגישה למערכת אופק – מערכת הצפייה המרכזית במידע הקליני, הסביר, משתמשים במערכת זו לטובת הגשת בקשת גישה והרשאות למערכת אופק .
"הצלחנו להגיע למצב של מערכות מרכזיות", סיכם מנשרוב, "המדברות בשפה אחת, ומספקות למשתמשים סביבת העבודה עם יכולות לאחזור מהיר ויעיל של המידע".
אראלה כרסנטי שמילה, מנהלת תחום Information Orker, מיקרוסופט (Microsoft) ישראל, דיברה על ניהול מסמכים בסביבה מוטת רגולציה, מבוססת Share Point 2010 ו-Share Docs.
המטרה, אמרה, היא לאפשר לדור הצעיר של העובדים, המורגל בעבודה ניידת, בשיתוף, בפעילות ברשתות חברתיות – להעתיק יכולות אלה לסביבה הארגונית.
מגמה נוספת, ציינה, היא מיחשוב הענן ההולך לשנות את אופי הארגונים והאופי בו הם מנהלים את הידע. "היתרון המרכזי במיחשוב ענן", ציינה, "הוא שארגונים קטנים יוכלו להנות ולקבל ערך שבעבר היה רק נחלת הגדולים". היא סיימה בהציגה את יכולות ניהול התוכן של מיקרוסופט, ואמרה כי מיקרוסופט הולכת בגישה של מערכת אחת אחודה, שתהיה אפקטיבית וקלה לשימוש.
עמיר גיל, מנהל חטיבת ECM, אלעד מערכות, הראה איך ליישם בקלות את ההלימה לרגולציות על בסיס השייר פוינט. "אחד האתגרים בעולם ניהול המסמכים", אמר גיל, "הוא ניהולם תחת רגולציה, כאשר מנגד זה נושא עסקי טהור".
לדבריו, "מוכנות לרגולציות דורשת ניהול מסמכים מסודר, כולל תיעוד לפי תקנים, סיווג ארגוני, נוחיות שימוש, יכולות אחזור מתקדמות בקרה ועוד".
הוא הציג את פיתוח החברה בסביבת מיקרוסופט וציין כי "יש חשיבות להתממשקות למערכות עסקיות של הארגון. בנוסף, אלעד פיתחה גרסאות לעבודה בתצורה של מיחשוב ענו ועולם הנייד. זאת, כדי לאפשר לעובד הנייד לצפות במסמכים בנהלים ובתהליך הגשת התיק".
בוריס יארושבסקי, מנכ"ל Websio, אמר, כי "בעולם הארגוני כיום, ארגונים טובעים בים של מידע ומסמכים. על מנת להפיק את המירב מהמסמכים הפיסיים הללו, ולהניב מהם ערך עסקי – בהיבטי המכירות והתפעול, יש לסרוק אותם ולהכניסם למערכות הליבה הארגוניות.
כך, ניתן יהיה לנהל מסמכים אלה יחד עם שאר פרטי המידע הארגוני, בצורה אחודה. בדרך זו מקבל הארגון ארכיון אלקטרוני רחב היקף, עם מידע זמין, יכולות חיפוש מעמיקות, ונקודת מבט כוללת על הארגון".
החברה, סיכם, "פעילה בפיתוח מוצרים משלימים לסביבת מיקרוסופט, תוך שימת דגש על אינטגרציה מלאה עמם".
מיקי נגרין, יועץ ומומחה לתחום ניהול המסמכים תחת רגולציה, דיבר על המורכבות של יצירת וניהול תוכן תחת מגבלות והוראות הרגולציה. הדבר, אמר נגרין, מתחיל כבר בשלב קבלת החוזר מהרגולטור, ניתוח המשמעויות וקבלת החלטות כיצד לממש את ההוראות, במסגרת הכלים הקיימים או החדשים.
כמו כן, אמר נגרין, בנושא הרגולציה, "אין מקום לשיקולים כמו האם כדאי לנו, האם זה יעזור לנו, האם נקבל החזר על ההשקעה".
לדברי נגרין, מדובר בהכרח שכל גוף הכפוף לרגולטור חייב להטמיע ומלממש. לעיתים המימוש פשוט, אמר ולעיתים מחייב כלים טכנולוגיים מחדשים.
הוא סיכם באומרו, כי "לצערנו אין פתרון קסם לתחום".
אמיר אנג'ל, מנהל מכירות, TIS, הציג את יעילות החברה בתחום קליטת מידע וניהול אוטומטי של חדרי דואר.
לדבריו, כמויות המסמכים המודפסים, הולכת וגוברת מיום ליום וכל ארגון חייב לטפל ראשית בהפיכת המסמכים הללו למסמכים אלקטרוניים. רק אז, אמר, ניתן להכניסם למערכות ניהול התוכן.
המטרה שלנו, אמר אנג'ל, "היא להפוך את תהליך המרת סוגי המידע השונים לסטנדרט אחיד, כולל בניית אינדקסים וקיטלוג. המערכות שלנו יודעות לנתח ולקבוע מהו המסמך המגיע ולהיכן יש לשייך אותו, או לאיזה תהליך לקשור אותו".
גיל גבעתי, מנכ"ל אפיסנס סופטוור, הציג בהרצאתו את סל הפתרונות של החברה על מנת לשדרג פרויקטים של ניהול ידע ומסמכים בסביבת מוצרי מיקרוסופט: מניטור מתמיד של ביצועי המערכת, דרך ביצוע אופטימיזציות אוטומטיות של ממשק משתמש מבוסס דפדפן וכלה בהתמקדות בתשתית החיפוש עצמה.
בהתמקדו על מוצרי חברת BA Insight, אותה מייצגת החברה בישראל, תיאר גבעתי כיצד מאפשרים פתרונות החברה לחבר את מנועי החיפוש בצורה מאובטחת ויעילה למערכות ארגוניות כגון סאפ, דוקומנטום, תיבות דואר פרטיות, Oracle Applications ועוד.
בנוסף, הדגים גבעתי את ממשק המשתמש המתקדם המאפשר בין היתר איחוד מידע ממספר מסמכים בלחיצת כפתור, טעינה יעילה של מסמכים לשם תצוגה מוקדמת ועוד.
בכל זאת כל הכבוד לאבא שלי { אין עליו }