מבקר המדינה: משרדי הממשלה אינם מטפלים באופן מקצועי בניהול הרשומות האלקטרוניות ובשימורן

למרות דו"חות קודמים בנושא, משרדי הממשלה אינם מטפלים באופן מקצועי בניהול הרשומות האלקטרוניות ובשימורן; כך קובע מבקר המדינה, השופט בדימוס מיכה לינדנשטראוס, בדו"ח השנתי 61-ב'.

המבקר בדק את התחום אצל גנזך המדינה ובכמה משרדי ממשלה, וקבע כי אלה פועלים בניגוד לחוק הארכיונים, התשט"ו-1955, הקובע כללים לשמירתו ולביעורו של חומר ארכיוני, לא מאפשרים גישה אליו ויכולת לאחזרו בפרק זמן סביר. "פעולות אלה נחוצות לניהול תקין של העבודה השוטפת במשרדי הממשלה וכן לצורך מתן השירות לציבור, הכולל גם אפשרות לעיין במידע הממשלתי על פי עקרונות חוק חופש המידע, התשנ"ח-1998", קבע המבקר.

"למרות השינויים הטכנולוגיים המפליגים שחלו בעשורים האחרונים בסביבת העבודה הממשלתית, שהפכה מסביבה המושתתת על מסמכים ותיקיות נייר לסביבה המושתתת על מסמכים אלקטרוניים, לא גיבשו גופי המטה הרלוונטיים – משרד ראש הממשלה, הגנזך והנציבות מערכת כללים אחידה ומחייבת לניהול רשומות אלקטרוניות במשרדי הממשלה", קבע המבקר בדו"ח.

"בהיעדר מערכת כללים אחידה היה ניתן לצפות שהנהלות משרדי הממשלה יקבעו – כל אחת לעובדיה – כללי עבודה לניהול רשומות אלקטרוניות", כתב המבקר בדו"ח, "נמצא כי למעט משרדים אחדים, הנהלות משרדי הממשלה לא עשו זאת: בכ-80% מהמשרדים לא קיימים נהלים הנוגעים לניהול רשומות אלקטרוניות ולשימורן. ללא נהלים אין שיטתיות בתיוק מסמכים ושימורם במערכות המידע של משרדי הממשלה, ואין כללים לעובדים המורים להם כיצד לנהל את הדואר האלקטרוני; כתוצאה מכך נחלשת היכולת של משרדי הממשלה לעמוד בכללים החלים עליהם מכוח חוק הארכיונים וכן מתוקף עקרונות המשפט המינהלי שלפיהם עליהם לפעול בחוקיות, בסדירות ובשקיפות".

עוד מציין המבקר כי למשרדי הממשלה אין כוח אדם מקצועי שהוכשר לעסוק בניהול רשומות אלקטרוניות ובשימורן. כמו כן, ציין, "הגנזך אינו ערוך לקלוט רשומות אלקטרוניות ממשרדי הממשלה, למעט במקרים מסוימים ובהיקף קטן, והוא עוסק בעיקר בקליטת מסמכי נייר. כתוצאה מכך אין לו יכולת להבטיח את שימורן ואת העמדתן של רשומות אלקטרוניות לעיון הציבור בבוא העת. עולה החשש שרשומות בעלות ערך ארכיוני יֵרדו לטמיון, והציבור, מוסדות המדינה וחוקרים לא יוכלו לעיין בהן בעתיד".

"ניהול רשומות של משרדי הממשלה ושימורן נובע מהחובה שחלה עליהם לפעול על פי חוק, בסדירות ובשקיפות", קובע המבקר, "בשלושים השנים האחרונות חלו שינויים טכנולוגיים מפליגים ששינו את העבודה המשרדית מן הקצה אל הקצה – מנייר לדיגיטלי". דו"חות המבקר מהשנים 1998, 2004 ו-2007 שעסקו בנושא חזרו והעלו ליקויים שלפיהם המערכת הממשלתית אינה מטפלת באופן מקצועי בניהול הרשומות האלקטרוניות ובשימורן. "הנושא נדחק בממשלה פעם אחר פעם בטרם גובשו פתרונות. עניין זה מלמד על טיפול לא יעיל של הממשלה בנושא, אף שהתחייבה לתיקון הליקויים ולא עשתה כך", נכתב, "לדעת משרד מבקר המדינה, על המערכת הממשלתית לגבש בדחיפות תכנית עבודה מקיפה כדי שחומר דיגיטלי יישמר במשרדי הממשלה לצורך העבודה השוטפת, כדי שהידע והזיכרון הארגוני ינוהלו היטב, וכדי שחומר דיגיטלי בעל ערך היסטורי ולאומי יישמר בגנזך ויהיה ניתן להעמידו לעיון הציבור, כמתחייב מדרישות חוק הארכיונים וחוק חופש המידע. אם לא יוסדר הנושא לאלתר, יש חשש שרשומות אלקטרוניות בעלות ערך יאבדו לעד".