צה"ל העלה לאוויר מודול HR-סאפ הגדול מסוגו בעולם בפרויקט שהיקפו עשרות מיליונים

צה"ל סיים בימים אלה את השלב הראשון בפרויקט משאבי אנוש ענק המתבסס על מודול ה-HR של סאפ (SAP) ונחשב לגדול בתחומו בעולם – כך נודע לאנשים ומחשבים. היקפו הכספי של הפרויקט, שיארך כמה שנים ויבוצע בשלבים, לא נמסר לפרסום, אולם נאמד בעשרות רבות של מיליוני שקלים.

את הפרויקט, המכונה מרו"ם (מערכות מידע רשומות וניהול משאבי אנוש), הובילה סגן אלוף איריס שיפרין – ראש ענף מערכות מידע, מחלקת לשם, יחידת לוט"ם שבאגף התיקשוב בצבא, המשמשת כמנהלת פרויקט יישום ERP לעולם משאבי האנוש בצה"ל. הפרויקט בוצע בשיתוף פעולה עם סגן אלוף דודי שוורץ – ראש ענף מערכות מידע באגף כוח אדם, סגן אלוף שלומי אלוף – ראש ענף ERP במיטב (הגוף שנולד מאיחוד בקו"ם ומנהל גיוס), וסגן אלוף יורם רוטבח – ראש ענף טכנולוגיות בלשם. השלב הראשון של הפרויקט, שארך כשנתיים וחצי, הסתיים באחרונה. קבלני המשנה של הפרויקט בהובלת שיפרין היו סאפ ישראל, נס ישראל ויבמ (IBM) ישראל.

המערכת תשרת אלפי משתמשים ישירים, קרי גורמי כוח האדם בזרועות, ביחידות ובאגף משאבי אנוש בצבא. לצידם יהיו גם משתמשים אחרים, חיצוניים לכוח האדם בצבא, שיוכלו לצפות במידע בלא ממשקים – מזרוע היבשה, אגף התכנון, אגף טכנולוגיה ולוגיסטיקה ועוד. משתמשים נוספים הם חיצוניים לצה"ל, המקבלים ומעבירים נתונים ומידע אל ומהצבא, כגון משרדי הפנים, החינוך, העבודה והבריאות, משטרת ישראל והשב"כ, הסוכנות היהודית ועוד. בשלב הראשון של הפרויקט משרתת המערכת 1,100 משתמשים.

המערכת החליפה שלוש מערכות מורשת ישנות, שהיה חשש שהמשך השימוש בהן יביא לתקלות בשל חוסר יציבות. לצד ההיבט הטכנולוגי, בהיבט הארגוני, נוצרו בצבא צרכים לממש תהליכים חדשים, כגון איחוד בין הבקו"ם ומנהל גיוס, שעל בסיסו קמה יחידת מיטב.

בשל מורכבות הפרויקט, הוא חולק לשלושה שלבים עיקריים. בשלב הראשון, שהסתיים עתה, העלו לאוויר את מודול ה-HR, לצד מערכות IT נוספות מבוססות סאפ, וכן מוצרים המשלימים לסאפ. אלה מטפלים בתהליכי המיון של המועמדים לגיוס, ולאחריהם תהליכי הגיוס עצמו ושיבוץ החיילים.

בשלב השני, שהחל בימים אלה ויסתיים ב-2013, יטופלו נושאים המכונים "עולם הפרט", משמע היבטים חשבונאיים, תנאי שירות, פרישה וטיפול באזרחים עובדי צה"ל. אז יתווספו למערכת עוד יותר מ-1,000 משתמשים. בשלב השלישי, שיחל ב-2013 ויימשך כמה שנים, יוחלפו כלל המערכות הליבתיות בצה"ל בנושא כוח אדם, לצד מערכות ליבה של רישומת צה"לית ומערכות שכר.

בהיבט הטכנולוגי, ליבת המערכת היא ECC בגרסה 6 של סאפ, הפועלת על גבי מחשב מיינפריים יעודי, עם מערכת ההפעלה לינוקס (Linux). יישומים נוספים, דוגמת BW, פורטל ו-CRM, הותקנו על גבי שרתים בארכיטקטורת Wintel.

"בשורה חדשה"

פרויקט מרו"ם תוכנן ב-2007, אושר בסוף 2008 על ידי המטה הכללי בצבא, ונכנס לתכנית העבודה הצה"לית ב-2009. הוא אמור היה להיות השלב הראשון ביישום ERP כלל צה"לי, אלא שפרויקט זה, שבראשו עמד אל"מ יוסי סופר – בוטל.

למרות זאת, הוחלט בצבא על המשך פרויקט ה-ERP בעולם ה-HR. מטרתו היא לענות על צורכי ניהול כוח האדם בכלל הצבא, תוך יישום טכנולוגיות של מערכות מדף ושילובן בתהליכי כוח האדם בצבא, באופן חוצה ארגון. יעדי הפרויקט היו בין השאר, החלפת כלל מערכות הליבה הקיימות בעולם כוח האדם הצה"לי, ובמקומן – הטמעת פלטפורמה אחת; ביטול התיק האישי הפיסי של החיילים, ביטול הממשקים הרבים הקיימים בין המערכות הרבות כיום, וצמצום התלות בכלים ישנים ולא סטנדרטיים הקיימים כיום בעולם ה-IT של כוח האדם הצבאי.

שיפרין אמרה, כי בפניה ובפני אנשיה ניצבו כמה אתגרים מרכזיים. הראשון, אמרה, הוא בהקמת התשתיות: "יישום השלב הראשון בפרויקט הצריך התייחסות למתן פתרונות מגוונים בכלים שונים מעבר ל-ECC, דוגמת WF, כלי BRF לחוקות עסקיות, CRM, מנגנוני קישוריות, BW, ארכוב מסמכים (SAP DA), מנגנוני הרשאות ייחודיים, תשתית לתכתובות, תשתיות חומרה ועוד. כלים אלו מהווים את הפלטפורמה לכל שלבי הפרויקט, ומצריכים ראיה ארוכת טווח ותכנון קפדני".

לגבי כלי החוקה, BRF Plus, ציינה שיפרין, כי "מימשנו אותו בשיתוף אנשי סאפ, כי הוא היישום הראשון שלו בעולם. יש לו 2,000 חוקים שונים המאפשרים למשתמש הקצה החכם לכתוב את החוקים בעצמו. כך, יש יכולת למשתמשים לקבוע חוקים באופן גמיש ועצמאי בלי להיעזר באנשי ה-IT".

עוד היא ציינה, כי במסגרת הפרויקט הוכנס תיק אישי למלש"ב (מועמד לשירות ביטחון), "אשר משנה סדרי עולם: הוא מבטל את התיק האישי הפיזי של הניירת. הכל ממוחשב, ובעתיד הוא יקושר לעולמות תוכן אחרים. בהדרגה ייעלמו המסמכים מאכ"א".

מערכת ה-CRM, ציינה, מופעלת על ידי עשרות מוקדנים, ומטפלת באלפי פניות של בני נוער והוריהם מדי יום. היא הוסיפה, כי במסגרת הפרויקט עברו הנתונים הסבות וטיוב עם כלי אינפורמטיקה (Informatica) "ליצירת אמת ארגונית אחת".

אתגר נוסף, ציינה, הוא במימוש תהליכים מורכבים: "תהליכי המיון, השיבוץ והגיוס לצה"ל, הם מורכבים בכל קנה מידה ארגוני, בשל ההיקפים הנדרשים למיצוי כוח האדם המתגייס, בהקפדה על איכות השיבוץ ובשל קצב הפעילות האינטנסיבי הנדרש". עוד היא ציינה, כי הפרויקט נועד לענות על הצורך להכניס את עולם משאבי האנוש הצבאי לעידן החדש של מערכות ה-IT.

"הפרויקט הוא מהגדולים והמורכבים בארץ", סיכמה סא"ל שיפרין, "והגדול בעולם בתחום משאבי אנוש בסאפ. זו המערכת הגדולה מסוגה בעולם המטפלת בעשרות אלפי חיילים בו זמנית, עם אלפי משתמשים ועם 5,000 תהליכים שונים. הוא מורכב, ייחודי ואסטרטגי בצה"ל בתחום מערכות תומכות הלחימה. הוא יביא בשורה חדשה לארגון".