מחקר: סידור אי-מיילים בתיקיות – בזבוז זמן

סידור אי-מיילים בעשרות תיקיות שמיות מסודרות הוא בזבוז זמן – לפחות לפי מחקר שנעשה על ידי חוקרים מיבמ (IBM) וממיקרוסופט (Microsoft). במסמך שפרסמו: "האם אני מבזבז את זמני בסידור אי-מיילים? מחקר על אחזור אי-מיילים", הם ניתחו במשך תקופה ארוכה את פעולותיהם של 345 משתמשים, שביצעו 85,000 פעולות של אחזור.

מסקנותיהם? אנשים שיוצרים מבנה מסובך של תיקיות "אכן סומכים על כך בנושא אחזור, אבל כל ההכנות האלה אינן יעילות ואינן משפרות את הצלחת האחזור".

החוקרים בחנו שני סוגים של חיפוש: כזה עם הכנה מראש, שמגדירה וממיינת אי-מיילים לתוך תיקיות, וחיפוש אופורטוניסטי – גלילה ומיון שאינם דורשים הכנה מראש. זמן ההכנה עשוי להיות משמעותי: מחקר אחד מצא שאנשים מבזבזים 10% מהזמן הכולל לטיפול בדואר בתיוק ההודעות בהנחה שהמאמץ הזה יקדם ויזרז את האחזור. ייתכן שהשיטה הזאת הייתה הגיונית לפני 20 שנה, אבל תוכנות דואר עכשוויות כוללות תכונות חיפוש מתקדמות, כמו אנדוקס מילים בכל הודעה ועוד.

החוקרים ביקשו להבין את ההתנהגות האנושית הטבעית, הראשונית, ולכן התמקדו במשתמשים בתפקידים שונים – אנשי שיווק, מהנדסים, מנהלים, מנהלנים – תוך שימוש באב-טיפוס של מערכת אי-מייל בשם Bluemail שפותחה במעבדות יבמ באלמדן על ידי כמה ממחברי המחקר.

בתוצאות המחקר נכללו רק אנשים שהשתמשו במערכת ה-Bluemail במשך יותר מ-30 יום וגם השתמשו בכל אחת מתכונות החיפוש לפחות פעם אחת, ובדקו מיון – על ידי לחיצה על שדה ה"שולח", "תאריך" וכו'; גישה לתיקיות – בכל פעם שמשתמש פתח תיקייה; גישה לפי תווית – הקלקה על תג; פתיחת הודעה – בכל פעם שמשתמש פתח הודעה; משך ההפעלה – הפחתת חותם הזמן של כל הפעלה מחותם הזמן של הפעולה הבאה.

התוצאות מראות, כי חיפוש אופורטוניסטי חולש על 87% מהגישה למידע. גלילה – 62% מכל הגישה – היא הפופולארית ביותר. חיפוש עם הכנה מראש (גישה לתיקיות או לתוויות) היווה רק 13% מכל החיפושים.

בנוסף, גישה לתיקיות אורכת כדקה – הרבה יותר לעומת גלילה, כאשר מיון וחיפוש אורכים שניהם כ-15 שניות. אלה שמשתמשים הרבה בתיקיות אמנם השתמשו בפחות פעולות, אבל זה לא השתווה לחיפוש מהיר, כי גישה לתיקיות אורכת זמן רב יותר מחיפוש ומיון. האם המרבים בתיוק מוצאים את ההודעה שהם מחפשים לעתים קרובות יותר? ממש לא. המרבים בתיוק לא הצליחו יותר מאלה שאינם מתייקים.

עוד מראה המחקר, כי בניית שיטות חיפוש ממוקדות משתמש לתוך מוצרים עתירי מידע, כמו אי-מייל, יוצרת הבדל אמיתי בהיבט היעילות של פעולת המוח האנושי.

טיפול בתוכנות עתירות מידע נמצא עדיין בחיתוליו. מתכנני יישומים עוד צריכים לעבור דרך ארוכה כדי לשפר את הממשק בין היכולות האנושיות המתובנתות לעיבוד הטקסטים הממוחשב.